Клиент разочаровывается, если стандарты бухгалтерской компании, с которой он работает, не совпадают с его ожиданиями. Чего ждать от бухгалтерского аутсорсинга, а чего не нужно от него требовать, рассказывают основатели бухгалтерской компании «Фингуру».
Аутсорсинговой компании нужны стандарты
Рынок бухгалтерских услуг неоднороден. На нем работают и бухгалтеры-фрилансеры, и крупные компании. Часто клиент разочаровывается в бухгалтерском аутсорсинге из-за того, что ему трудно сориентироваться в объеме услуг и ценах на них.
Новичок обращается в бухгалтерскую компанию и хочет отдать на аутсорсинг бухгалтерию и кадры. А компания не ведет кадры. И потенциальный клиент не становится клиентом, потому что его ожидания не оправдались. Смена бухгалтерской фирмы тоже создает проблемы: иногда приходится менять структуру компании и перераспределять функции, потому что новая фирма работает по другим стандартам.
«Клиенту сложно оценить условия работы аутсорсеров. Одна компания предлагает один набор услуг за определенные деньги, а другая предоставляет иначе сформированный пакет услуг и за другие деньги. Чтобы выбрать партнера, нужно сравнить условия, а это сложно».
Некоторые бухгалтерские фирмы разрабатывают стандарты взаимодействия с клиентом. Например, стандарты компаний «Фингуру» и «Практик» отражают специфику работы каждой из них.
Компания «Практик» — классическая обслуживающая бухгалтерия с застрахованной ответственностью. Принимает документы в бумажном виде и сдает отчетность электронно. Предлагает гибкие и индивидуальные тарифные планы, подстраивается под клиента и долго работает с ним. Благодаря такому подходу, средний чек компании высок. Ей неинтересны маленькие организации с разовыми услугами.
В отличие от «Практик», компания «Фингуру» предлагает регламентированный набор услуг, а сотрудники специализируются на конкретных кусочках работы. Процесс напоминает конвейер. Такая структура обрабатывает и крупных клиентов, и много маленьких фирм. Но если потенциальному заказчику потребуются уникальные услуги или условия, вряд ли его возьмут. Здесь клиентов настраивают на работу по стандартам.
Клиенты у фирм, работающим по разным моделям, — разные.
Не завышайте ожидания
Другая причина разочарований — неправильные ожидания клиента. Бухгалтерская фирма берет на себя учет или его часть, но некоторые вещи придется делать самому.
- Перераспределите функционал
Часто в организации бухгалтер выполняет функции менеджера, делопроизводителя, архивариуса, кадровика. Когда руководитель отдает бухгалтерию на аутсорсинг, эти задачи придется перераспределить или найти новых сотрудников для их решения.
«Архивариуса можно приглашать периодически — в конце финансового года. Он сделает подборки документов, сошьет их определенным образом и подготовит к архивации».
- Организуйте оформление бизнеса
Никто не снимает с предприятия задачи по оформлению бизнеса. Бизнес работает и регистрирует деятельность документами, а бухгалтер берет их к учету, обрабатывает, формирует и сдает отчетность.
«Когда клиент отдает учет на аутсорсинг, часть учетных функций закрывает аутсорсинговая компания, а часть — сам клиент. Важно распределить обязанности. Важно, чтобы функции не дублировались и не остались участки работ, которые не взял ни тот, ни другой».
- Наладить взаимодействие с бухгалтерской фирмой
- Помнить, что бухгалтер не всегда «под рукой»
«Бумажная» бухгалтерия работает недалеко от клиента, поэтому создается ощущение, что всегда можно прийти и пообщаться. Это не так: бухгалтер не сидит рядом с руководителем, а иногда приходит на предприятие или принимает клиента с документами у себя. Помните об этом, если вы привыкли консультироваться с бухгалтером по каждому вопросу, связанному с учетом. - Вовремя передавать документы в бухгалтерскую фирму и правильно вести архив документов.
Руководитель не всегда понимает, какие документы важны для бухгалтерии и в какие сроки их передают. Задача бухгалтера — научить клиента правильному взаимодействию. Задача клиента — уделить должное внимание правильному взаимодействию.
- Помнить, что бухгалтер не всегда «под рукой»
«Если бухгалтер «передавливает» клиента и требует общения в ущерб бизнесу, предпринимателю это не нравится. Если предприниматель уделяет мало внимания бухгалтерским делам, то недоволен бухгалтер: он не может правильно и в срок подготовить и сдать отчетность».
Если клиент не понял, за что отвечает он, а за что аутсорсер, он разочаруется в аутсорсинге. При правильно организованной работе и клиент, и бухгалтер останутся довольны.
Теперь вы знаете, чего ждать и чего не ждать от бухгалтерской фирмы. А если вам нужен бухгалтер, поищите его здесь.
