Кому доверить бухгалтерию

Кому доверить учет? — вопрос, волнующий начинающих руководителей и тех, у кого в компании назрели изменения в сфере бухгалтерии или налогов. Взяться за дело самому, отдать на аутсорсинг или нанять бухгалтера? У каждого варианта есть плюсы и минусы.

Анна Сатдарова Журналист-эксперт Контур.Бухгалтерии

Сам себе бухгалтер

Когда это хорошая идея
В начале бизнеса, когда операций мало и они несложные — например, поступление товаров или материалов по накладной, отгрузка, банковские операции. Когда хватает энтузиазма на изучение тонкостей учета и отслеживание изменений законодательства. Когда есть знакомый бухгалтер или налоговик, с которым можно посоветоваться.
 

Плюсы

• Экономия на бухгалтерском обслуживании. Вам не придется за несколько операций в месяц платить 3000 — 6000 рублей аутсорсерам или 15 000 — 25 000 рублей штатному бухгалтеру.
• Опыт: в бухгалтерии, налогообложении и общении с контролирующими органами.
   

Минусы

• На ведение учета тратится много времени, особенно у новичков.
• Будут ошибки. Пока компания небольшая, их цена невысока: при небольших оборотах вы вряд ли сильно ошибетесь с размером вычета по НДС или на порядок «промахнетесь» при расчете налога. Однако стоит морально и финансово подготовиться к штрафам.
   

Советы

• Следите за изменениями в законодательстве. Подпишитесь на рассылки бухгалтерских сайтов и получайте новости с доставкой «на дом» — в почту. Garant.ru и consultant.ru  знакомят с нормативной информацией, а glavbuh.ru и buhonline.ru представляют ее в виде понятных новостей и обзоров.
• Выберите специальный режим налогообложения, где учет, расчет налогов и отчётность проще. Если вы не работаете с крупными клиентами-плательщиками НДС, вам подойдет УСН.  Если есть виды деятельности, удовлетворяющие условиям ЕНВД, — стоит «подключить» этот режим налогообложения.
• Используйте простую и понятную учетную программу, чтобы не пришлось разбираться в ее особенностях.
   

Когда этот способ не подходит
Если вам трудно вникать в бухгалтерские тонкости. Если ведение учета занимает у вас много времени, которое вы могли бы потратить на развитие бизнеса, например. Если цена ошибок выcока, тогда эти деньги разумнее потратить на профессионального бухгалтера.

Бухгалтер-аутсорсер: фрилансер или обслуживающая бухгалтерия

Когда это хорошая идея
Когда объемы небольшие и нет сложных специфических операций — например, вы не сотрудничаете с иностранными компаниями и не нанимаете на работу иностранных граждан. Когда оперативность не критична и для принятия управленческих решений вам не нужна актуальная бухгалтерская информация. Когда на примете уже есть проверенный рекомендованный бухгалтер или «обслужка» и не нужно заниматься их поиском.
 

Плюсы

• «Вольный» бухгалтер или услуги аутсорсинговой компании обойдутся дешевле штатного специалиста. Простейший учет на аутсорсинге стоит 3000 — 6000 рублей в месяц, а штатный бухгалтер потребует не менее 15 000. Более сложные случаи: 12 000 — 15 000 рублей против 30 000 — 50 000. И это без учета затрат на обслуживание рабочего места.
• Обслуживающая бухгалтерия не уйдет в отпуск или на больничный, даже если это произойдет с «вашим» бухгалтером, без сопровождения вы не останетесь. Фрилансеру не придется платить отпускные и больничные.
• У вас освободится время на другие задачи.
   

Минусы

• Низкая оперативность. Вы передаете информацию бухгалтеру, он отражает ее в учетной системе и готовит отчетность — обмен информацией происходит с задержкой.
• Риск, что услуги могут обойтись дороже, чем планировалось. Срочность, нестандартные операции, дополнительные действия — все это чревато доплатой.
• Конфиденциальность не гарантирована. Даже если в договоре есть пункт о неразглашении информации, доказать «слив» информации в суде непросто. 
   

Советы

• Выбирайте бухгалтера тщательно и придирчиво. Просите рекомендации, ищите информацию в интернете, поговорите с другими клиентами потенциального бухгалтера.
• Обсудите и внесите в договор все условия: объем работы, стоимость, штрафные санкции. О конфиденциальности напишите тоже — гарантий нет, но так спокойнее.
• Проверяйте и перепроверяйте. Даже если вы некомпетентны, задавайте вопросы и старайтесь оценить ответы. Со временем контроль можно ослабить, но некоторые вопросы нужно мониторить регулярно. Например, нет ли претензий у контролирующих органов — чтобы не остаться с заблокированным расчетным счетом.
• Не давайте аутсорсерам доступ к расчётным счетам. Они считают налоги — вы платите.
   

Когда этот способ не подходит
Если цена сопоставима с затратами на штатного бухгалтера. Если в учете есть нестандартные операции. Если вы дозрели до оптимизации налогов. Если бухгалтер вам нужен постоянно «под рукой».

В остальных случаях обсуживающая бухгалтерия — оптимальный вариант для тех, кто хочет освободить время для развития бизнеса, а не разбираться в проводках, бухгалтерских справках, балансе и отчетности. Если вы тоже хотите передать учет профессионалам, оставьте заявку здесь, и мы поможем вам найти бухгалтера. 

Штатный бухгалтер

Когда это хорошая идея
Когда операций много или они нетривиальны. Когда фирм несколько. Когда вы планируете оптимизировать налогообложение. Когда советы бухгалтера нужны еще на этапе оформления операций. Или вы планируете возложить на него не вполне «бухгалтерские» функции: согласование договоров, ведение первички и т п. Когда другие названные выше способы учета не подошли.
 

Плюсы

• Вы выберете такого человека, какой вам нужен.
• Бухгалтер работает исключительно на вас.
• Учет ведется без задержек, вопросы решаются оперативно, есть с кем посоветоваться.
• Можно заняться оптимизацией налогов.
   

Минусы

• Найти «своего» бухгалтера трудно.
• Хороший бухгалтер в штате обходится дорого: зарплата бухгалтера начинается от 25 000 — 30 000 рублей, главного бухгалтера — от 40 000. Налоги и взносы увеличивают эту сумму на 30%. Добавьте сюда отпуска и больничные, содержание рабочего места, учетную и справочно-правовую систему.
• Бухгалтер знает о вас все. При плохом расставании последствия могут быть хуже, чем при плохом разводе.
   

Cоветы

• Тщательно выбирайте бухгалтера. Ориентируйтесь и на профессиональные, и на общечеловеческие качества. Чтобы оценить компетенцию, привлеките специалиста — знакомого бухгалтера или налоговика, или «одолжите» на часок бухгалтера у друзей по бизнесу. В остальном прислушайтесь к своим ощущениям: комфортно ли вам сотрудничать с этим человеком? Доверяете ли вы ему?
• Не гонитесь за дешевизной. Классный бухгалтер стоит дорого: от 30 000 рублей — и это «обычный», не главный. Вы вспомните поговорку «скупой платит дважды», если бухгалтер исчезнет перед сдачей отчетности и вам придется «сдаваться» самому, нанимать аутсорсеров и доплачивать им за срочность, или в режиме аврала искать нового бухгалтера, а ему — в спешке принимать дела.
• Продумайте запасной вариант на случай больничного, отпуска или увольнения бухгалтера. Пообщайтесь со знакомыми бухгалтерами — сможет ли кто-то подстраховать вас в экстренной ситуации. Держите под рукой телефон аутсорсинговой компании, куда вы сможете обратиться при необходимости.
• Не забывайте контролировать. Первое время присматривайтесь, что и как делает новый бухгалтер. Нет ли претензий со стороны контролирующих органов или необъяснимой разницы между данными бухгалтерских отчетов и внутренними «управленческими» цифрами?
• Позаботьтесь, чтобы при увольнении бухгалтера вся учетная информация осталась в фирме. Организуйте передачу дел: заберите первичку, проверьте документы в учетной программе, примите отчетность за все сданные периоды.

Когда этот способ не подходит
Способ подходит всегда, чаще вопрос упирается в конкретного человека. Если вы создали бухгалтеру все условия, а у контролирующих органов к вам постоянные претензии, подумайте о смене специалиста.

Учет в облаках

Выбрать бухгалтера — половина дела. Нужно еще выбрать учетную программу. Сервисов для предпринимателей и бухгалтеров много. Среди них выберите тот, который упростит, а не усложнит работу. Популярность набирают облачные сервисы — например, наша Контур.Бухгалтерия, которая подходит и для бухгалтера, и для обслуживающих бухгалтерий, и для разбирающегося в учете руководителя.
Облачный сервис доступен с любого устройства, подключенного к интернету. Нет привязки к рабочему месту: менеджеры могут оформлять документы в офисе, бухгалтер — формировать отчетность из дома, а руководитель — контролировать ситуацию из любой точки мира. Изменения законодательства появятся в системе вовремя. Вы не покупаете ПО с обновлениями и не приглашаете специалистов для установки.
 
Иван Ильин,
заместитель руководителя Контур.Бухгалтерии

Опубликовано на glavbuh.ru