Мы взяли интервью у нашего партнера Светланы Шевелевой, генерального директора ООО “Контакт” из Тюмени, которая ведет бухобслуживание 140 фирм по всей России. Светлана рассказала, как начинался ее бизнес два года назад, что помогает ей увеличивать число клиентов и управлять фирмой. Читайте выдержки из интервью, смотрите записи разговора со Светланой и ее главным помощником и стройте свой успешный бухгалтерский бизнес!
Рассказывает Светлана Шевелева, руководитель ООО “Контакт”, Тюмень
“В бухгалтерии я 12 лет. Два года назад открыла обслуживающую бухгалтерию «Контакт», kontakt72.com, до этого работала главным бухгалтером в группе компаний «Строительный двор». Поменять уютный кабинет и хорошую зарплату на свое дело было страшно, но я чувствовала, что развитие мое остановилось, хотелось чего-то большего. Я всегда хотела заниматься бухгалтерским аутсорсингом, сделать особенную бухгалтерскую компанию с отличным сервисом. И эта идея крепла пару лет еще до начала бизнеса.
У нас удаленная “обслужка” без офиса, я как директор и все наши 15 бухгалтеров работаем дома, многие из разных городов России. Работу сотрудников контролировать несложно: мы ведем учет в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия, в нем есть доступ для директора, бухгалтера и управляющего контролера. Еще мы применяем дополнительный инструмент для бухгалтерских фирм Мониторинг, и каждый день видим основные моменты учета, сразу замечаем отклонения.
Я знакома практически со всеми бухгалтерскими программами, которые существуют на рынке. Чем привлекла Контур.Бухгалтерия? Это недорогой по цене облачный сервис для малых предприятий, который удобен именно для совместной работы директора и бухгалтера. Директорам там все понятно, а бухгалтерская работа делается быстро. Конечно, не все наши бухгалтеры были знакомы с Контур.Бухгалтерией. Но программа достаточно легкая для понимания, буквально за 1-2 дня практики люди вливаются и начинают работать. Тем более что в Бухгалтерии есть еще хорошее меню техподдержки, во всех сложных случаях мы обращаемся туда.
Конечно, когда число наших клиентов увеличилось до 50, возникло ощущение, что мы не справляемся с контролем всех процессов. Но в Контур.Бухгалтерии появился Мониторинг, и он позволил одновременно расширять клиентскую базу, при этом не увеличивая затраты на управление. Сейчас я и две моих помощницы аудируем и контролируем все 140 клиентских компаний. Бухгалтерам тоже стало проще контролировать самих себя, особенно в отчетный период.
Сложно сказать, сколько времени освободил нам Мониторинг. Но, например, раньше мы целую неделю выставляли счета клиентам: считали чек на следующий месяц, ведь масштабы бизнеса меняются, число операций увеличивается или уменьшается. Сейчас мы это делаем за один день. Мы сэкономили на зарплате одного управляющего. Лояльность наших клиентов тоже повысилась, когда мы более четко и правильно стали выставлять счета. Из Мониторинга всегда можно распечатать отчет и пояснить, из чего складывается наша услуга.
С дебиторкой Мониторинг нам тоже очень помогает. Я бы даже сказала, что это такой менеджер по работе с дебиторкой. Поскольку компаний очень много и суммы некрупные, отслеживать их вручную достаточно трудоемко. А Мониторинг не постесняется напомнить директору, что вы не оплатили бухобслуживание, а значит через две недели сервис будет отключен и бухгалтер перестанет вас консультировать. Эти напоминания идут автоматически всем должникам. Раньше, конечно, у нас такого не было, и работа с неплательщиками велась хаотично.
В Контур.Бухгалтерии есть чат для общения с клиентами, и он, безусловно, пригодился. 80% коммуникаций у нас идут в переписке, звонки — большая редкость. Мы внесли в договор упоминание о нем, и теперь переписка в чате имеет юридическую силу. Все записи фиксируются на сервере Контура, и аудитор может в любой момент проверить, насколько адекватно, быстро и вежливо реагирует бухгалтер. Можно подкорректировать поведение бухгалтера, особенно это важно в работе с новичками, которые пришли недавно и не всегда ведут себя с клиентом так, как нам хотелось бы.
Мы делаем ставку на “гаджетных” директоров, которые вовлечены в бухгалтерию, часто заходят в сервис, сами выставляют счета, делают акты, могут посмотреть банк, выписку, что-то еще. Они — наша ключевая аудитория. Директора говорят, что выставлять счета и заводить первичку удобно: тебе не нужно ждать, когда освободится бухгалтер, ты ни от кого не зависишь, к тому же это снижает чек на обслуживание. А бухгалтер потом проверит и подкорректирует, если что-то сделано не так.
Мы не боимся, что директор во всем разберется, решит сам вести учет и откажется от наших услуг, потому что бухгалтерское законодательство все-таки достаточно сложное. Практика показала, что совместная работа с директорами — это наиболее успешные и долгосрочные отношения. И директор воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсинге. Ему важна прозрачность и доступность того, что мы делаем”.
Рассказывает Екатерина Горовая, ведущий специалист ООО “Контакт”
“Когда я пришла в “Контакт”, то начинала с одной фирмы, но очень быстро их стало 20. Это был март, пик сдачи отчетности, поэтому клиенты очень быстро появлялись, и были случаи, когда отчетность отправляли за день, за ночь. Нагрузка была высокая.
Я не была знакома с Контур.Бухгалтерией, но прошла практику с помощью моего руководителя, программа мне показалась достаточно удобной. На интуитивном уровне все просто и понятно. Мне понравилась новизна ощущений: я только вышла в декрет, какое-то время не работала, соскучилась по своей работе, а тут еще — интересный способ ведения бухгалтерии, все удаленно, все очень современно, интернет-технологии — это все меня привлекает. Поэтому мне очень нравилось во все это вникать.
Когда я познакомилась с Мониторингом, стало проще отслеживать все дела в моих компаниях. Допустим, запланирована сдача отчетности, и ты смотришь, по каким компаниям у тебя не сданы отчеты. Или по каким готовы, но еще не отправлены. При подготовке самой отчетности у тебя есть сигналы, по кому и за какое число выписка не прогружена, может, где-то не идет НДС. Все проще, ты с помощью Мониторинга видишь всю картину целиком, по всем компаниям сразу и знаешь, где и с кем работать.
Сейчас Светлана Ивановна передала мне часть своих задач, и я слежу не только за состоянием дел у своих клиентов, но и очень много работаю с новыми заявками, настраиваю сервис для новых клиентов и готовлю их к работе”.
