Статистика по документам, созданным в Бухгалтерии

Кому будет полезна новая возможность

Статистика по заведенным документам больше всего полезна для обслуживающих бухгалтерий и бухгалтеров-фрилансеров. Она позволит определить объем проделанных работ и, исходя из этого, стоимость обслуживания клиента, а еще — распределение нагрузки по времени и степень участия в работе каждого сотрудника.

Штатные бухгалтеры с помощью статистики могут оценивать объем своей загрузки в разные периоды.

Обратите внимание: скачать статистику по организации может только пользователь с ролью «Бухгалтер».

Как получить статистику по документам

Если у пользователя несколько организаций, статистику можно скачать по каждой из них. Для каждой организации результат скачивается в виде отдельного файла Excel.

Чтобы получить статистику, откройте список организаций. Список открывается при входе в сервис. Если список нужно открыть во время работы в сервисе, нажмите на название организации и в раскрывшемся списке нажмите «Сводка и управление списком».

Нажмите на ссылку «Скачать статистику по документам».

В открывшемся окне укажите, за какой период и для каких организаций вы хотите собрать статистику. Недоступные для выбора организации — те, для которых невозможно собрать статистику (неоплаченные организации или организации с тарифами «Стандарт», «Зарплата», для которых выгрузка недоступна). Если нужна информация только по документам с проводками, установите соответствующий флажок. 

     
Нажмите «Скачать». Сервис начнет собирать нужную информацию и формировать файл со статистикой. Не закрывайте окно, иначе процесс скачивания прервется.

Когда сервис сообщит, что скачивание завершено, можно закрыть окно или нажать «Вернуться к работе».

Файл со статистикой сохраняется в папку «Загрузки» или «Downloads».

Что есть в файле статистики по документам

Для каждой организации результат скачивается в виде отдельного файла Excel. Сведения в файле разнесены по нескольким листам с таблицами и диаграммами: 

• по операциям — сколько документов и операций было выполнено ежемесячно; эта информация поможет измерить объем выполненных работ по клиенту в «бухгалтерских операциях», например, ввод валютного документа может дать 1,2 операции, а списание комиссии банка — 0,25 (подробнее о том, как сервис рассчитывает статистику в листе «по операциям», читайте в Справке); 
• отчет для печати — печатная форма листа «по операциям», поможет обосновать клиенту повышение стоимости ваших услуг: перед печатью в конце таблицы укажите название исполнителя и ФИО руководителя; данные заказчика заполнятся автоматически из настроек сервиса (пункт меню «Реквизиты и настройки» → «Подписи, печать и логотип» → «Руководитель»);
• сравнение по датам —  сколько документов в месяц было создано: по дате создания и по дате документа; это поможет понять, когда в сервис вносятся документы — в тот же месяц или с опозданием;
• по ролям — сколько документов в месяц создали пользователи каждой роли;
• по пользователям — сколько документов в месяц создал каждый пользователь.

Посмотреть пример файла с результатами статистики можно по ссылке.