Электронная трудовая книжка и СЗВ‑ТД


В Бухгалтерии появилась возможность вести электронные трудовые книжки. Также теперь вы можете отправлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Читайте подробности в новости.

Обязанности работодателей в связи с электронными трудовыми

С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:

  • отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
  • форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).

Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки: 

  • в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
  • в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.

Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.

Электронная трудовая книжка в Бухгалтерии

В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».

Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.

В электронную трудовую книжку вы вносите записи о разных кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводе на другую должность, увольнение, смену названия работодателя, а также установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.

Чтобы добавить запись о мероприятии, зайдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного сотрудника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и выберите мероприятие из раскрывающегося списка. 

Если вам нужно внести исправления в электронную трудовую книжку, читайте инструкцию в нашей Справке.

Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки

Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.

Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку  «+ Добавить заявление».

В открывшемся окне укажите, в каком виде будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном. Укажите дату заявления. Если заявление уже было отправлено через другой сервис, установите соответствующий флажок. Нажмите «Добавить».

Заявление создано. Оно отправится вместе с формой СЗВ-ТД. После этого статус отправки изменится на «Отправлено».

Подготовка и отправка СЗВ-ТД

Если у сотрудников в трудовых книжках появились новые мероприятия, на вкладке «Главная» вы увидите задачу «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок задачи зависит от мероприятий:

  • для приема и увольнения — следующий рабочий день после даты приема или увольнения;
  • для отменяющих мероприятий — следующий рабочий день после даты отмены;
  • для остальных мероприятий — 15 число следующего месяца.

Также отчет можно создать на вкладке  «Отчетность» → «ПФР» → кнопка «+ Создать отчет» → «СЗВ-ТД».

При подготовке отчета в открывшемся окне выберите  отчетный период.

Сервис проверит наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, которые еще не были отправлены в ПФР. 

  • Если новых мероприятий и заявлений нет, сервис сообщит об этом — тогда создавать и отправлять отчет не нужно. 
  • Если у сотрудников, по которым нужно отправить данные, не указан СНИЛС, сервис сообщит об этом. Нажмите на ФИО и в открывшемся окне укажите СНИЛС. 
  • Если новые мероприятия и заявления есть и данные СНИЛСов указаны верно, откроется страница с отчетом.

Титульный лист. Все поля заполняются автоматически из реквизитов организации, проверьте их. Изменить данные можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».

Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отображается список сотрудников, по которым нужно передать информацию в ПФР: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки. Чтобы просмотреть подробности, нажмите на ФИО сотрудника — откроется страница с данными сотрудника и всеми мероприятиями, которые были добавлены в личную карточку сервиса, но еще не отправлены в ПФР.

Проверьте, что мероприятия добавлены корректно. Если что-то нужно исправить, то перейдите в личную карточку сотрудника на вкладку «Трудовая книжка» (подробнее читайте в инструкции «Исправления в электронной трудовой книжке»).

Если все данные заполнены верно, нажмите «Далее». Сервис проверит отчет еще раз и сообщит, если обнаружит ошибки. Ознакомиться с ошибками можно в протоколе. 

Исправьте ошибки  и повторите проверку. Если ошибок при проверке не обнаружено, нажмите на кнопку «Подписать и отправить» внизу страницы. Выберите сертификат для подписи, подпишите и отправьте отчет. 

После отправки СЗВ-ТД мероприятия и заявления сменят свой статус на «Отправлено» в личной карточке сотрудника на вкладке «Трудовая книжка».

13 комментариев
С
Светлана 22 октября 2020
спасибо, очень своевременно!!
А
Спасибо за полезную статью!
Большое спасибо)
Н
Спасибо!
С этими электронными книжками есть ряд вопросов. А именно каким образом должны вестись книжки если сотрудник работает в нескольких организациях. Так же как быть если в одной организации его перевели (возможно даже без его ведома) на электронные книжки, а в другой он написал заявление чтобы осталась бумажная?
Ещё не понятно можно ли в 21 году передумать?
Думаю, что заявление пишется только по основному месту работы.
Н
Работодатели должны сдавать в ПФР сведения о кадровых изменениях по всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, включая совместителей (не важно, какое заявление написали, в СЗВ-ТД подаем сведения на всех).
Бумажную трудовую книжку продолжаем вести дополнительно на тех сотрудников, кто подал такое заявление (о продолжении ведения на бумаге) или не подал никакого заявления до конца 20-го года.
Тем, кто подал заявление на сведения в эл. виде, выдаем бумажную на руки и ведем только в электронном.
Спасибо. Единственное, почему не дополнили функцию - распечатать заявление от сотрудника на ведение трудовой книжки в электронном виде? Хорошо было бы.
ЕК
Елена Космакова 18 ноября 2020
Мария, добрый день! В ближайшее время такая возможность появится, мы отдельно расскажем об этом.
Спасибо! Ждал когда появится
АО
Андрей Оньшин 27 октября 2020
Спасибо
В
Владимир 7 декабря 2020
Если работник не подал заявление до конца года или открыто отказался подавать. Какие дополнительные задачи должна выполнить бухгалтерия в этом случае?
ЕК
Елена Космакова 11 января
Владимир, если работник не подал работодателю заявления о способе ведения трудовой книжки, это не влечет дисциплинарной ответственности ни для него, ни для работодателя. В этом случае бухгалтерия продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде и передавать сведения в ПФР в электронном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (п.2, ст.2 Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно