Многие российские компании уже перешли на работу с электронными документами. Правда объем бумажной документации по-прежнему масштабен, а еще практикуется обмен скан-копиями между контрагентами. Расскажем, как упрощает работу электронный архив документов и программы для работы со сканами.
Чем отличается электронный архив от бумажного
Есть два варианта работы с архивом электронных документов. Первый случай — архив хранит оригиналы. У электронной накладной или акта нет бумажного подлинника, документ сразу создается в электронном виде. В архиве он хранится в зашифрованном виде, для доступа и внесения изменений в документ нужна электронная цифровая подпись.
И есть другая ситуация: в электронном архиве хранятся цифровые копии бумажных документов. Оригиналы при этом могут лежать на полках и стеллажах в компании, которой эти документы принадлежат, или же в платных архивах, которые заботятся о сохранности бумаг. Архивы скан-копий документов популярны, потому что они облегчают работу с документами компании: в цифровом архиве документ легче найти по тэгам, просмотреть нужные данные.
Как работают с электронным архивом
При традиционном «бумажном» способе хранения, если сотруднику компании нужен документ, он ищет его на полках, работает с ним, затем отправляет обратно. Это требует времени и дополнительных действий. А если бумажный архив находится не в том месте, где обычно трудится работник, задача усложняется.
С электронным архивом все иначе: бумажные документы отсканированы или в виде цифровых оригиналов загружены на защищенные сервера, к которым у сотрудников компании есть круглосуточный доступ. При размещении документов в электронном архиве информация в них индексируется: в каждом документе задаются данные для быстрого поиска. Например, номер договора, адрес офиса, ФИО или название контрагента. Вы можете в любое время быстро искать, передавать, распечатывать сканы документов или отправлять цифровые оригиналы в контролирующие органы по запросу — это экономит время и силы.
Для работы с электронным архивом не нужны дополнительные программы или оборудование. Может понадобиться разве что сканер, но во многих архивах сканирование — это часть услуги по загрузке документов. Доступ в архив происходит через интернет, так что смотреть и пересылать документы можно из любого офиса в любой точке мира. Нужно будет только выдать нужным сотрудникам пароли для входа в архив, настроить уровни доступа и работать с цифровыми копиями, как с бумажными документами, только быстрее и проще.
Как легко вводить документы в систему учета
Работу с цифровым архивом удобно совмещать с другим типом автоматизации — автоматическим вводом в учетный софт первички. Есть два способа:
- Электронный документооборот (ЭДО) — контрагенты присылают вам входящую первичку сразу в виде электронных документов. Их можно легко и без ошибок принять в учет в несколько кликов и потом хранить в цифровом архиве. Правда перейти полностью на электронный документооборот не всегда получается: многие контрагенты продолжают работать с бумажными документами.
- Программы для распознавания сканов первички — они умеют «читать» сканы документов и переносить информацию в систему учета. Это сокращает трудозатраты бухгалтера в несколько раз по сравнению с ручной обработкой документов. Вот алгоритм работы такой программы:
- бухгалтер сканирует документ и отправляет скан на распознавание;
- система читает скан и переносит реквизиты, номенклатуру и цифры в документ в учетной системе, при этом выделяет цветом некоторые поля, если сомневается в точности распознавания;
- бухгалтер проверяет правильность распознавания и проводит документ;
- после этого скан накладной можно отправить на хранение в электронный архив.
Оба способа можно комбинировать: часть документов вы получаете по ЭДО, а часть вводите в учет с помощью системы распознавания. В современных бухгалтерских веб-сервисах — например, в Контур.Бухгалтерии — есть оба эти инструмента. А еще в Бухгалтерии сканы первички и электронные документы можно прикрепить к соответствующим документам в учете для быстрого поиска.
Как электронные архивы обеспечивают безопасность
Данные в архивах хранятся и передаются в зашифрованном виде. Базы данных находятся на серверах в охраняемых дата-центрах. Для повышенной безопасности сведений архивы применяют те же технологии, что и банки.
Для доступа в архив требуют логин и пароль, затем подтверждение через смс-код, а для работы с электронными документами (а не цифровыми копиями-сканами) нужна электронная цифровая подпись.
В чем удобство работы с электронным архивом
Экономия. Сотрудники быстрее находят нужные документы, освобождается время для полезной работы. Любой документ можно найти в течение минуты, так что все процессы в компании ускоряются. А если вы работаете с электронными документами, а не цифровыми копиями, то экономите также время и деньги, потому что у вас становится меньше бумажных документов, которые надо распечатывать, пересылать и хранить.
Простота. Для работы с электронным архивом не нужно специальное обучение: как правило, интерфейс интуитивно понятен, и сотрудники сразу могут пользоваться системой.
Безопасность. Сведения хранятся в защищенных дата-центрах с одной или двумя резервными копиями, в зашифрованном виде. Каждому сотруднику создают учетную запись с индивидуальными настройками доступа: например, только для просмотра, или также для пересылки, редактирования документов.
Контроль. Вы видите, какие документы добавлены, историю работы с ними, обращение сотрудников к конкретным документам.
Любой объем. Вы можете хранить в электронном архиве любое количество документов, в нем не кончится место.
Подключайте удобный веб-сервис Контур.Бухгалтерия для учета, работы с документами, налогов, зарплаты, отчетности через интернет. Большинство функций сервиса автоматизированы, интерфейс понятен и прост, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.