Основные сложности бухгалтера чаще всего связаны с обработкой первичной документации. На ввод бумажных документов в учет специалисты тратят до 70% рабочего времени, а в конце отчетного квартала вынуждены работать в авральном режиме. Квалифицированные бухгалтеры часами вручную переписывают данные из бумаг в программу, хотя с этой задачей справился бы и ученик младшей школы. Расскажем как автоматизировать этот процесс.
Требования к вводу первичных документов
Документирование хозопераций в компании — важный процесс. Первый его этап — грамотное оформление и сбор первички. Второй этап — ввод входящей первички в учетную систему компании. У этой задачи есть свои особенности и требования.
- Точный перенос информации из бумажного документа или его скана в документ в учетной системе с соблюдением всех полей и реквизитов. Специалист должен знать структуру первичного документа и формат документа в учетной системе, чтобы адекватно провести работу. Также ввод требует внимательности, скрупулезности и самопроверки, потому что ошибки в учетной системе на уровне документов приведут к ошибкам на уровне проводок и отчетов, а это может обернуться штрафами, требованиями контролирующих органов и даже доначислением налога. Придется искать ошибку и пересдавать отчеты.
- Своевременный ввод документации. Компании должны рассчитывать налог и сдавать квартальную отчетность в первые декады нового квартала. Поэтому часто к началу квартала в бухгалтерии копится множество накладных и другой первички, которую срочно надо ввести в систему. Хуже, если контрагенты запаздывают с передачей документов и за ними приходится «бегать».
Главные сложности при вводе первичных документов
Ввод накладных, счетов-фактур и УПД отнимает у бухгалтеров львиную долю рабочего времени. В зависимости от объема и сложности номенклатурных позиций обработка одного документа занимает от 10 минут до 3 часов. Компании, которые сталкиваются с большим объемом первички, вынуждены нанимать дополнительных сотрудников в штат, которые занимаются преимущественно вводом накладных. Это увеличивает затраты на оплату труда.
Вот основные сложности по работе с бумажными документами.
Серьезные трудозатраты. Документы вводят ежедневно по несколько часов, в крупных компаниях часть бухгалтерского штата работает только с первичкой.
Сложные номенклатурные позиции. Встречаются сложные наименования, в которых комбинируется кириллица и латиница, множество чисел. Из-за этого случаются ошибки при вводе данных. Если карточка товара уже заведена в справочнике учетной системы, ее приходится искать вручную, но на это уходит много времени, так что часто бухгалтеры предпочитают создать карточку заново. Из-за этого каталог разрастается, и дальнейшая работа становится еще сложнее.
Авралы и чрезвычайная нагрузка. На практике в начале квартала бухгалтерии вводят большую часть накладных, чаще всего в авральном режиме, задерживаясь в офисе до позднего времени или работая еще и дома.
Текучка кадров. Не все бухгалтеры по первичке выдерживают рутинную нагрузку и переработки. Многие уходят с должности, и найти нового сотрудника бывает непросто.
Варианты облегчения ввода первички
Есть инструменты для автоматизации работы, которые помогают вводить накладные в учетную систему быстрее и проще. Это электронный документооборот, сбор сканов первички по электронной почте, ввод первички через системы распознавания.
Электронный документооборот. Подключение к ЭДО — перспективное вложение, хотя иногда оно требует программной доработки. К тому же для обмена электронными документами к системе ЭДО должны подключиться все контрагенты компании, а это редкая ситуация. В большинстве случаев остаются партнеры, которые по-прежнему работают с бумажными документами, так что в бухгалтерию продолжат поступать бумажные накладные, хоть и в меньшем количестве.
Работа со сканами документов. Часто бухгалтеры применяют «полумеры», которые облегчают их работу. Например, переносят информацию из Excel-документов в учет через «копипаст». Или просят контрагентов присылать сканы накладных — это позволяет получить документ раньше, если есть сложности с передачей оригинала, и вовремя ввести в учетную систему данные. Это не снимает сложностей со вводом первички, но позволяет выиграть время.
Системы распознавания сканов первички. Есть отдельные системы распознавания и встроенные в бухгалтерские сервисы. Они в несколько раз ускоряют ввод документов и снижают расходы на бухгалтерию. Для работы нужен доступ к программе и простой сканер. Бухгалтер сканирует бумажный документ или берет файл, присланный контрагентом, отправляет его на распознавание. Программа считывает данные и формирует из них документ для учета. Бухгалтеру нужно только сверить данные в исходном документе и в учетной системе. Так мы получаем двойной контроль: сначала реквизиты, номенклатуру и показатели проверяет программа, затем специалист. Это сокращает риск ошибок при вводе первички.
Система распознавания и ЭДО в онлайн-бухгалтерии
Многие бухгалтерские сервисы оснащены всеми необходимыми инструментами. Например, в Контур.Бухгалтерии есть блок с электронным документооборотом и система распознавания сканов.
- ЭДО помогает моментально получать от поставщиков входящую первичку и вводить ее в учет за минуту и без ошибок.
- Система распознавания считывает накладные, акты, счета-фактуры и УПД, договоры и счета на оплату. Она умеет сопоставлять данные и искать карточку товара в каталоге, а если не находит ее — создает новую карточку. Это избавляет бухгалтера также от лишней работы по поиску нужной номенклатурной позиции. Если система сомневается в распознавании некоторых полей, она подсветит их желтым в документе, чтобы бухгалтер внимательно проверил или заполнил их.
Подключите Контур.Бухгалтерию и работайте бесплатно две недели. В системе простая работа с первичкой, учет, налоги и зарплата, отчетность через интернет и другие инструменты для бухгалтера и директора.