Первичная документация

Закон устанавливает правила ведения первичной документации, а при проверках контролирующие органы часто находят в документах ошибки и нарушения. Это приводит к штрафам и доначислениям налога. Расскажем о правилах ведения документации и основных выявляемых нарушениях.

Требования к первичной документации

Любая хозоперация: покупка, продажа, аренда, оказание услуги — должна оформляться первичным учетным документом. Обязательные требования к документации установлены в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В бумажном или электронном документе составители обязательно должны указать такие сведения:

• название документа и дату, когда его составили;
• название организации или фамилия и инициалы ИП, которые участвуют в хозяйственной операции;
• данные о самой хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные (нужны, как минимум, стоимостные показатели);
• сотрудники, ответственные за совершение и правильное оформление хозоперации, — их должности, фамилии, инициалы и подписи.

Еще одно требование — время составления первичного учетного документа. Его составляют во время совершения хозяйственной операции, а если это трудновыполнимо, но сразу же после ее совершения.

И следующее требование — документ должен иметь юридическую силу. Это кажется очевидным, но для контролирующих органов важно, чтобы документ не только был правильно и вовремя составлен, но и чтобы хозоперация, которую он описывает, была в действительности совершена. Бывают случаи, когда налоговая признает документ не имеющим юридической силы, тогда она штрафует компанию и доначисляет налог.

Самые частые нарушения в первичной документации

При проверках налоговая изучает содержание первички, анализирует и сопоставляет с фактами, проводит встречные проверки и делает запросы. Инспекция находит много нарушений по оформлению первичных учетных документов, по их отсутствию или признает документы не имеющими юридической силы. Рассмотрим нарушения на примерах.

Некорректное оформление. Если документ оформлен неверно, в нем не хватает реквизитов или не прописаны все аспекты хозяйственной операции, налоговая может наложить штраф, доначислить налоги и пени. Обязательные реквизиты перечислены в ФЗ №402, а в письме ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ указаны важные моменты: первичный документ должен указывать на продавца и покупателя, название товаров или услуг, их стоимость, — если в документе будут другие ошибки, их сочтут несущественными и документ не отклонят.

Например, если бухгалтер пробил дыроколом номер накладной, и он стал нечитаемым, это не будет ошибкой. А если не указаны названия услуг в акте, такой документ отклонят.

Отсутствие документации. Часто во время проверок обнаруживают нарушения по наличию документов. Например, организация проводила в сторонней компании техобслуживание автомобилей, которые не были поставлены на баланс, а их использование в бизнесе не фиксировалось никакими договорами. Но стоимость техобслуживания бухгалтерия относила на затраты по налогу на прибыль. После проверки стоимость техобслуживания исключили из затрат по налогу, НДС сняли с вычетов. Нарушение в этом случае — нехватка документов, которые подтверждают использование в деятельности автомобилей.

Другой пример: организация провела выездное мероприятие и оплатила проживание и питание сотрудников в гостиничном комплексе вне места нахождения компании. В компании были приняты приказы и разработаны программы, из которых следовало, что проводились обучающие мероприятия, направленные на повышение качества работы, в них участвовали определенные сотрудники определенное время. Но бухгалтерия не подготовила документы по командировке работников в другую местность и не оформила табели учета рабочего времени. Это значит, что компания не подтвердила производственный характер затрат, так что при проверке налоговая исключила из затрат при расчете налога на прибыль стоимость проживания и питания сотрудников в гостинице.

Отсутствие юридической силы. Налоговая часто признает первичку недействительной на основании отсутствия юридической силы, если есть доказательства, которые опровергают факт совершения хозоперации. Например, программа ФНС проверяла цепочку вычетов по НДС и обнаружила нарушения. При проверке компания не смогла предоставить доказательств реальности совершения операции. Тогда первичные документы признаются не имеющими юрсилу.

• Если это происходит с документами по покупке товаров или услуг — стоимость покупки не включают в состав затрат при расчете налога, а суммы НДС не подлежат вычету и не включаются в состав затрат или внереализационных расходов.
• Если не имеющими юрсилу признают документы по реализации товаров и услуг — доходы признаются внереализационными, стоимость товаров и услуг включается в валовую выручку и в налоговую базу по НДС.

Например, компания А. по документам оплатила санитарную обработку территории силами фирмы N. При проверке налоговая установила, что компания N. находится в «черном списке» ЦБ РФ и что она не может предоставить документы, которые бы подтверждали услугу по санитарной обработке территории в компании А. После этого компании А. было отказано включить понесенные по документам расходы в состав затрат, а НДС принять к вычету.

Обработка первичной документации

К первичке есть список требований по обработке:

• сбор входящих документов в должные сроки, чтобы вовремя рассчитать налоги и отчитаться;
• проверка первички на наличие ошибок, исправление ошибок с помощью контрагентов при необходимости;
• ввод первички в учетную систему без ошибок;
• хранение первички в течение 5 лет.

Обработка первички — одна из самых трудозатратных задач для бухгалтера. Сначала приходится «побегать» за менеджерами и контрагентами для получения документов. Затем при вводе первички часто профессиональные бухгалтеры вынуждены часами вручную переписывать данные из бумажных документов в учетную систему, хотя эта задача по силам и ребенку. Хранение бумажных документов тоже требует денежных затрат и усложняет поиск нужного документа.

Чтобы упростить обработку первички, подключайте бухгалтерские сервисы с автоматизацией ввода — электронным документооборотом, автозагрузкой банковской выписки, распознаванием сканов документов. Эти инструменты экономят время бухгалтера, избавляют от ошибок в документах и отчетах, а значит экономятся и деньги компании.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть все инструменты для простой работы с первичкой, учета, налогов, зарплаты, отчетности через интернет. Тестируйте систему бесплатно 14 дней и проверьте, подходит ли она вам.