Как распознать текст

Зачем бухгалтеру распознавание текста

Бухгалтер много работает с бумажными документами. Его задача — проверить оформление, правильность данных и сделать проводку в бухгалтерском учете. Чтобы построить проводку, нужно перенести информацию с бумаги в учетную систему.

Еще несколько лет назад это делали вручную. Бухгалтер переносил наименование контрагента, номенклатуру, номер документа, дату, сумму и прочие реквизиты. Но при объемном документообороте это отнимает больше времени, а под конец рабочего дня растет количество ошибок. 

Современные бухгалтеры предпочитают автоматизировать обработку первички. Это можно делать при подключении электронного документооборота к учетной системе или при работе с программой распознавания сканов первички. Тогда квалифицированному специалисту не придется тратить десятки рабочих часов в месяц на задачу, с которой справится даже младшеклассник.

Плюсы распознавания текста для бухгалтерии

У распознавания текстов много плюсов. Вот основные из них:

• ускорение работы — программа справляется куда быстрее, чем штатный бухгалтер;
• не нужно расширять штат — быстрая автоматическая обработка документов позволит не нанимать новых бухгалтеров, даже если количество документов сильно возрастет;
• все меньше ошибок — программа не устает, поэтому вероятность ошибки низкая как на первом документе, так и на сотом;
• двойной контроль — после обработки бухгалтер проверяет информацию, которую распознала программа;
• дешевле, чем найм новых сотрудников — не нужно платить зарплату и оборудовать рабочие места, подключить учетную систему со встроенным распознаванием или оплатить внешний сервис распознавания;
• распознанные файлы хранятся на сервере — не потеряете;
• безопасность — доступ к серверу только у вас.

Как работает распознавание текста

Бухгалтеру мало перевести бумажный документ в электронный формат. Главное, чтобы учетная программа смогла распознать его. Автоматическое распознавание первичных документов для бухгалтерии работает по следующему алгоритму.

Шаг 1. Подготавливаем скан-копии и загружаем в систему распознавания текста

Для начала нужна скан-копия документа. Удобно, если контрагенты скидывают вам сканы по электронной почте, если нет — снимите копию самостоятельно. Для успешного распознавания сканы должны соответствовать требованиям:

• разрешение 200 – 400 dpi;
• символы и таблицы четко пропечатаны;
• форма документа соответствует унифицированной, нет лишних граф или пометок;
• в многостраничном документе все страницы расположены согласно нумерации;
• формат скана — tiff, png, jpg, jpeg, pdf;
• вес файла не более 50 Мб.

После подготовки загрузите сканы в программу для распознавания. Сервис считает данные, перенесет их в черновик документа в учетной системе и выделит цветом поля, которые нужно проверить с особым вниманием. Так работают многие сервисы — например, Контур.Бухгалтерия со встроенной системой распознавания сканов.

Шаг 2. Проверяем результаты распознавания

При распознавании документа система сверяется со справочниками в учете: подбирает контрагента, ищет подходящие номенклатуры и так далее. Если информацию найти не удалось, эти места будут подсвечены желтым цветом.

Задача бухгалтера — посмотреть, что вносит программа. Особое внимание нужно обратить на желтые ячейки. Например, если в справочнике нет номенклатуры, то ячейка будет выделена желтым. Бухгалтеру достаточно сделать один клик на ячейку, и система предложит создать новую позицию в справочнике.

Шаг 3. Проводим документ

После проверки документ нужно провести, для этого кликаем «Провести». После этого в учетной системе будет сделана соответствующая бухгалтерская проводка, а сам документ появится в общем списке.

В Контур.Бухгалтерии можно не только распознавать сканы накладных, но и получать электронные документы через ЭДО. В сервисе — простой учет, зарплата, отчетность, управленческий учет, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.