Распознать текст — частая потребность тех, кто работает с бумажными документами или нередактируемыми форматами: pdf, jpg, png, tiff. Такую возможность ищут все: студенты, работающие над курсовыми, юристы, вносящие изменения в проекты контрактов, и даже бухгалтеры. В статье расскажем, когда распознавание пригодится бухгалтерии.
Зачем бухгалтеру распознавание текста

Бухгалтер много работает с бумажными документами. Его задача — проверить оформление, правильность данных и сделать проводку в бухгалтерском учете. Чтобы построить проводку, нужно перенести информацию с бумаги в учетную систему.
Еще несколько лет назад это делали вручную. Бухгалтер переносил наименование контрагента, номенклатуру, номер документа, дату, сумму и прочие реквизиты. Но при объемном документообороте это отнимает больше времени, а под конец рабочего дня растет количество ошибок.
Современные бухгалтеры предпочитают автоматизировать обработку первички. Это можно делать при подключении электронного документооборота к учетной системе или при работе с программой распознавания сканов первички. Тогда квалифицированному специалисту не придется тратить десятки рабочих часов в месяц на задачу, с которой справится даже младшеклассник.
Плюсы распознавания текста для бухгалтерии
У распознавания текстов много плюсов. Вот основные из них:
- ускорение работы — программа справляется куда быстрее, чем штатный бухгалтер;
- не нужно расширять штат — быстрая автоматическая обработка документов позволит не нанимать новых бухгалтеров, даже если количество документов сильно возрастет;
- все меньше ошибок — программа не устает, поэтому вероятность ошибки низкая как на первом документе, так и на сотом;
- двойной контроль — после обработки бухгалтер проверяет информацию, которую распознала программа;
- дешевле, чем найм новых сотрудников — не нужно платить зарплату и оборудовать рабочие места, подключить учетную систему со встроенным распознаванием или оплатить внешний сервис распознавания;
- распознанные файлы хранятся на сервере — не потеряете;
- безопасность — доступ к серверу только у вас.
Как работает распознавание текста
Бухгалтеру мало перевести бумажный документ в электронный формат. Главное, чтобы учетная программа смогла распознать его. Автоматическое распознавание первичных документов для бухгалтерии работает по следующему алгоритму.
Шаг 1. Подготавливаем скан-копии и загружаем в систему распознавания текста
Для начала нужна скан-копия документа. Удобно, если контрагенты скидывают вам сканы по электронной почте, если нет — снимите копию самостоятельно. Для успешного распознавания сканы должны соответствовать требованиям:
- разрешение 200 – 400 dpi;
- символы и таблицы четко пропечатаны;
- форма документа соответствует унифицированной, нет лишних граф или пометок;
- в многостраничном документе все страницы расположены согласно нумерации;
- формат скана — tiff, png, jpg, jpeg, pdf;
- вес файла не более 50 Мб.
После подготовки загрузите сканы в программу для распознавания. Сервис считает данные, перенесет их в черновик документа в учетной системе и выделит цветом поля, которые нужно проверить с особым вниманием. Так работают многие сервисы — например, Контур.Бухгалтерия со встроенной системой распознавания сканов.

Шаг 2. Проверяем результаты распознавания
При распознавании документа система сверяется со справочниками в учете: подбирает контрагента, ищет подходящие номенклатуры и так далее. Если информацию найти не удалось, эти места будут подсвечены желтым цветом.
Задача бухгалтера — посмотреть, что вносит программа. Особое внимание нужно обратить на желтые ячейки. Например, если в справочнике нет номенклатуры, то ячейка будет выделена желтым. Бухгалтеру достаточно сделать один клик на ячейку, и система предложит создать новую позицию в справочнике.

Шаг 3. Проводим документ
После проверки документ нужно провести, для этого кликаем «Провести». После этого в учетной системе будет сделана соответствующая бухгалтерская проводка, а сам документ появится в общем списке.

В Контур.Бухгалтерии можно не только распознавать сканы накладных, но и получать электронные документы через ЭДО. В сервисе — простой учет, зарплата, отчетность, управленческий учет, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.