Оптимизация бизнес‑процессов бухгалтерского учета

Бухгалтерия — особая структура компании, поддерживающая ее работу. Этот отдел не генерирует доход, но как затратный центр нуждается в оптимизации бизнес-процессов. Расскажем, как снизить расходы на бухгалтерию и повысить ее эффективность.

В чем состоит задача бухгалтерии

Оптимизация бизнес‑процессов бухгалтерского учета

Отдел бухгалтерии выполняет такие задачи внутри компании:

  • подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
  • сдача статистических отчетов;
  • сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
  • взаимодействие с контролирующими органами;
  • начисление и расчет зарплаты, отпускных и больничных;
  • отправка платежей;
  • проведение инвентаризации — сличение остатков на складах с данными бухучета;
  • учет ТМЦ — бухгалтер фиксирует входящие и убывающие запасы, товары, основные средства и так далее;
  • контроль задолженности;
  • ведение управленческого учета — подсчет прибыли, рентабельности и так далее.

Когда нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии

Понять, что в бухгалтерии нужно что-то менять, несложно. Явный сигнал — рост затрат по бухгалтерскому направлению:

  • начисление пеней и штрафов со стороны органов из-за несвоевременной уплаты налогов;
  • начисление штрафов и пеней по договорам с поставщиками из-за просрочки оплаты;
  • заметное расширение бухгалтерского штата.

Кроме затрат обратите внимание на просрочки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление зарплаты или опоздание с предоставлением отчета руководству.

Такие ситуации говорят о низкой эффективности работы бухгалтерии. Чтобы исправить это, оцените ситуацию и выявите направления оптимизации.

Распространенная проблема — большой объем первички

Очень часто задержки связаны с большим объемом первичных документов, а это самая рутинная бухгалтерская задача. В крупных компаниях бухгалтеры большую часть дня заняты занесением накладных в учетную базу. Это легко проверить: посмотрите, сколько первичных документов провели бухгалтеры за последний месяц и сравните их число с объемом первички в предыдущие месяцы.

Если объем и вправду вырос, вероятно, сотрудники перегружены и не успевают выполнять другие задачи. Теперь нужны варианты решения проблемы, их несколько:

  • расширить бухгалтерский штат;
  • снять с сотрудников бухгалтерии несвойственные им задачи;
  • упростить работу бухгалтеров.

Расширение штата — самый простой вариант, ведь найти еще одного бухгалтера легко. Но посчитайте затраты: новому человеку нужно ежемесячно выдавать зарплату, выделить рабочее место и дать доступ к бухгалтерской базе.

Проблема несвойственных задач актуальны для малых фирм, где небольшой штат сотрудников, и один человек должен выполнять разные типы работы. Например, бухгалтеры могут готовить накладные на отгрузку, хотя в крупных компаниях это задача отдела продаж. Но чтобы снять задачу с бухгалтера, нужно переложить ее на другого сотрудника — а у него тоже может не хватать времени.

Выгоднее упростить работу без расширения штата, и сделать это можно через автоматизацию бизнес-процесса. Почти всю рутинную работу можно автоматизировать, и ввод первички — не исключение.

Автоматизация ввода первичных документов

Есть немало сервисов, которые ускоряют процесс ввода первички в учетную базу. Например, модули, которые встроены в сервисы электронного документооборота (ЭДО), сразу переносят данные из документа в базу. Но не все контрагенты согласны работать с ЭДО, многие предпочитают обмен первичкой на бумаге.

Другое решение проблемы первички — система автоматического распознавания сканов первичных документов. Вот принцип ее работы:

  • в сервис загружается скан первичного документа — акта, накладной, счета-фактуры или УПД и др.;
  • система проводит распознавание, если что-то определить не удается, она предупреждает об этом бухгалтера, подсвечивая соответствующее поле в документе;
  • программа показывает, какую информацию она намерена загрузить в базу, а бухгалтер ее проверяет;
  • первичный документ проводится в учетной программе.

Скорость обработки документов возрастает в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии перестают копиться пачки накладных, которые затем экстренно вводят в систему в начале нового квартала.

Какие еще бизнес-процессы можно оптимизировать

Оптимизировать можно не только процесс обработки первички. В бухгалтерии есть много задач, которые до сих пор решают «вручную», хотя можно автоматизировать и их. Например:

  • использовать приложения для работы с авансовыми отчетами — актуально для компаний, где сотрудники часто и много ездят в командировки;
  • внедрить новую учетную систему с расширенным функционалом — это может помочь для более верного расчета налога или быстрого составления управленческих отчетов;
  • передать часть задач на аутсорсинг — это разгрузит сотрудников и обойдется дешевле, чем найм нового человека; к тому же заниматься оптимизацией можно совместно с аутсорсинговой компанией, если у нее есть опыт в этой сфере;
  • интегрировать учетную систему с CRM и так далее.

Рекомендуем для работы веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система для распознавания первички. А еще — простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе учета, управленческие отчеты и другие полезные инструменты. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно в течение 14 дней.


Что такое выписка из банка и как она выглядит

Выписку из банка у предпринимателя регулярно запрашивает бухгалтер. Этот документ нужен, чтобы отразить в учете поступления и оплаты по расчетному счету. Расскажем, что такое выписка, как она выглядит, как ее получить и надо ли хранить.

Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты