Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета

Бухгалтерия — особая структура компании, поддерживающая ее работу. Этот отдел не генерирует доход, но как затратный центр нуждается в оптимизации бизнес-процессов. Расскажем, как снизить расходы на бухгалтерию и повысить ее эффективность.

В чем состоит задача бухгалтерии

Оптимизация бизнес‑процессов бухгалтерского учета

Отдел бухгалтерии выполняет такие задачи внутри компании:

  • подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
  • сдача статистических отчетов;
  • сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
  • взаимодействие с контролирующими органами;
  • начисление и расчет зарплаты, отпускных и больничных;
  • отправка платежей;
  • проведение инвентаризации — сличение остатков на складах с данными бухучета;
  • учет ТМЦ — бухгалтер фиксирует входящие и убывающие запасы, товары, основные средства и так далее;
  • контроль задолженности;
  • ведение управленческого учета — подсчет прибыли, рентабельности и так далее.

Когда нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии

Понять, что в бухгалтерии нужно что-то менять, несложно. Явный сигнал — рост затрат по бухгалтерскому направлению:

  • начисление пеней и штрафов со стороны органов из-за несвоевременной уплаты налогов;
  • начисление штрафов и пеней по договорам с поставщиками из-за просрочки оплаты;
  • заметное расширение бухгалтерского штата.

Кроме затрат обратите внимание на просрочки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление зарплаты или опоздание с предоставлением отчета руководству.

Такие ситуации говорят о низкой эффективности работы бухгалтерии. Чтобы исправить это, оцените ситуацию и выявите направления оптимизации.

Распространенная проблема — большой объем первички

Очень часто задержки связаны с большим объемом первичных документов, а это самая рутинная бухгалтерская задача. В крупных компаниях бухгалтеры большую часть дня заняты занесением накладных в учетную базу. Это легко проверить: посмотрите, сколько первичных документов провели бухгалтеры за последний месяц и сравните их число с объемом первички в предыдущие месяцы.

Если объем и вправду вырос, вероятно, сотрудники перегружены и не успевают выполнять другие задачи. Теперь нужны варианты решения проблемы, их несколько:

  • расширить бухгалтерский штат;
  • снять с сотрудников бухгалтерии несвойственные им задачи;
  • упростить работу бухгалтеров.

Расширение штата — самый простой вариант, ведь найти еще одного бухгалтера легко. Но посчитайте затраты: новому человеку нужно ежемесячно выдавать зарплату, выделить рабочее место и дать доступ к бухгалтерской базе.

Проблема несвойственных задач актуальны для малых фирм, где небольшой штат сотрудников, и один человек должен выполнять разные типы работы. Например, бухгалтеры могут готовить накладные на отгрузку, хотя в крупных компаниях это задача отдела продаж. Но чтобы снять задачу с бухгалтера, нужно переложить ее на другого сотрудника — а у него тоже может не хватать времени.

Выгоднее упростить работу без расширения штата, и сделать это можно через автоматизацию бизнес-процесса. Почти всю рутинную работу можно автоматизировать, и ввод первички — не исключение.

Автоматизация ввода первичных документов

Есть немало сервисов, которые ускоряют процесс ввода первички в учетную базу. Например, модули, которые встроены в сервисы электронного документооборота (ЭДО), сразу переносят данные из документа в базу. Но не все контрагенты согласны работать с ЭДО, многие предпочитают обмен первичкой на бумаге.

Другое решение проблемы первички — система автоматического распознавания сканов первичных документов. Вот принцип ее работы:

  • в сервис загружается скан первичного документа — акта, накладной, счета-фактуры или УПД и др.;
  • система проводит распознавание, если что-то определить не удается, она предупреждает об этом бухгалтера, подсвечивая соответствующее поле в документе;
  • программа показывает, какую информацию она намерена загрузить в базу, а бухгалтер ее проверяет;
  • первичный документ проводится в учетной программе.

Скорость обработки документов возрастает в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии перестают копиться пачки накладных, которые затем экстренно вводят в систему в начале нового квартала.

Какие еще бизнес-процессы можно оптимизировать

Оптимизировать можно не только процесс обработки первички. В бухгалтерии есть много задач, которые до сих пор решают «вручную», хотя можно автоматизировать и их. Например:

  • использовать приложения для работы с авансовыми отчетами — актуально для компаний, где сотрудники часто и много ездят в командировки;
  • внедрить новую учетную систему с расширенным функционалом — это может помочь для более верного расчета налога или быстрого составления управленческих отчетов;
  • передать часть задач на аутсорсинг — это разгрузит сотрудников и обойдется дешевле, чем найм нового человека; к тому же заниматься оптимизацией можно совместно с аутсорсинговой компанией, если у нее есть опыт в этой сфере;
  • интегрировать учетную систему с CRM и так далее.

Рекомендуем для работы веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система для распознавания первички. А еще — простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе учета, управленческие отчеты и другие полезные инструменты. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно в течение 14 дней.


Учет товаров на маркетплейсах

Маркетплейсы — отличный канал для моментального вывода на рынок своих товаров. Они активно развиваются последние несколько лет, каждый год демонстрируя стабильный рост товарооборота, торгового оборота и количества продавцов. В торговлю на маркетплейсах вовлекается все больше компаний и индивидуальных предпринимателей. Поэтому важно научиться разбираться с базовыми бухгалтерскими и управленческими процессами, чтобы бизнес шел успешно и приносил прибыль.

Электронная бухгалтерия

Цифровые технологии существенно упростили ведение бухгалтерского учета, сдачу отчетности и взаимодействие с налоговой. На рынке множество сервисов, которые помогают бухгалтерам и предпринимателям. Рассмотрим основные принципы электронной бухгалтерии, ее плюсы и минусы.

Ответ на требование налоговой по НДС: образец, пояснительная записка

При проверке первичной декларации по НДС у инспектора могут появиться вопросы, и тогда он требует уточнений, пояснений или подтверждающих документов. Обычно это связано с нестыковками в отчетах, которые находит специальная программа. Требования могут зависеть от результатов проверки или нет. Расскажем, как проверить правомерность запроса и ответить на него.

Что такое рецессия простыми словами

Надо ли бизнесу готовиться к трудным временам, если эксперты говорят о рецессии в экономике? В статье разберёмся, что такое рецессия и так ли она страшна.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Ведение бухгалтерии
 Расчет зарплаты, больничных, отпускных
 Работа с кадровыми документами
 Автозагрузка банковской выписки и экспорт платежек
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Справочно-правовой модуль
 Распознавание сканированных первичных документов (5 раз)
 Финансовый анализ (1 раз)
 Импорт данных из 1С
 Бесплатная техподдержка
Недоступно
Подготовка отчетности в контролирующие органы
Отправка отчетов через Интернет
Сверки с СФР и ФНС
Письма в СФР и ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты