Оптимизация бизнес-процессов бухгалтерского учета

В чем состоит задача бухгалтерии

Отдел бухгалтерии выполняет такие задачи внутри компании:

• подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
• сдача статистических отчетов;
• сдача налоговых деклараций и расчет налогов;
• взаимодействие с контролирующими органами;
• начисление и расчет зарплаты, отпускных и больничных;
• отправка платежей;
• проведение инвентаризации — сличение остатков на складах с данными бухучета;
• учет ТМЦ — бухгалтер фиксирует входящие и убывающие запасы, товары, основные средства и так далее;
• контроль задолженности;
• ведение управленческого учета — подсчет прибыли, рентабельности и так далее.

Когда нужна оптимизация бизнес-процессов в бухгалтерии

Понять, что в бухгалтерии нужно что-то менять, несложно. Явный сигнал — рост затрат по бухгалтерскому направлению:

• начисление пеней и штрафов со стороны органов из-за несвоевременной уплаты налогов;
• начисление штрафов и пеней по договорам с поставщиками из-за просрочки оплаты;
• заметное расширение бухгалтерского штата.

Кроме затрат обратите внимание на просрочки, которые допускает бухгалтерия. Например, несвоевременное начисление зарплаты или опоздание с предоставлением отчета руководству.

Такие ситуации говорят о низкой эффективности работы бухгалтерии. Чтобы исправить это, оцените ситуацию и выявите направления оптимизации.

Распространенная проблема — большой объем первички

Очень часто задержки связаны с большим объемом первичных документов, а это самая рутинная бухгалтерская задача. В крупных компаниях бухгалтеры большую часть дня заняты занесением накладных в учетную базу. Это легко проверить: посмотрите, сколько первичных документов провели бухгалтеры за последний месяц и сравните их число с объемом первички в предыдущие месяцы.

Если объем и вправду вырос, вероятно, сотрудники перегружены и не успевают выполнять другие задачи. Теперь нужны варианты решения проблемы, их несколько:

• расширить бухгалтерский штат;
• снять с сотрудников бухгалтерии несвойственные им задачи;
• упростить работу бухгалтеров.

Расширение штата — самый простой вариант, ведь найти еще одного бухгалтера легко. Но посчитайте затраты: новому человеку нужно ежемесячно выдавать зарплату, выделить рабочее место и дать доступ к бухгалтерской базе.

Проблема несвойственных задач актуальны для малых фирм, где небольшой штат сотрудников, и один человек должен выполнять разные типы работы. Например, бухгалтеры могут готовить накладные на отгрузку, хотя в крупных компаниях это задача отдела продаж. Но чтобы снять задачу с бухгалтера, нужно переложить ее на другого сотрудника — а у него тоже может не хватать времени.

Выгоднее упростить работу без расширения штата, и сделать это можно через автоматизацию бизнес-процесса. Почти всю рутинную работу можно автоматизировать, и ввод первички — не исключение.

Автоматизация ввода первичных документов

Есть немало сервисов, которые ускоряют процесс ввода первички в учетную базу. Например, модули, которые встроены в сервисы электронного документооборота (ЭДО), сразу переносят данные из документа в базу. Но не все контрагенты согласны работать с ЭДО, многие предпочитают обмен первичкой на бумаге.

Другое решение проблемы первички — система автоматического распознавания сканов первичных документов. Вот принцип ее работы:

• в сервис загружается скан первичного документа — акта, накладной, счета-фактуры или УПД и др.;
• система проводит распознавание, если что-то определить не удается, она предупреждает об этом бухгалтера, подсвечивая соответствующее поле в документе;
• программа показывает, какую информацию она намерена загрузить в базу, а бухгалтер ее проверяет;
• первичный документ проводится в учетной программе.

Скорость обработки документов возрастает в несколько раз, а количество ошибок уменьшается. В бухгалтерии перестают копиться пачки накладных, которые затем экстренно вводят в систему в начале нового квартала.

Какие еще бизнес-процессы можно оптимизировать

Оптимизировать можно не только процесс обработки первички. В бухгалтерии есть много задач, которые до сих пор решают «вручную», хотя можно автоматизировать и их. Например:

• использовать приложения для работы с авансовыми отчетами — актуально для компаний, где сотрудники часто и много ездят в командировки;
• внедрить новую учетную систему с расширенным функционалом — это может помочь для более верного расчета налога или быстрого составления управленческих отчетов;
• передать часть задач на аутсорсинг — это разгрузит сотрудников и обойдется дешевле, чем найм нового человека; к тому же заниматься оптимизацией можно совместно с аутсорсинговой компанией, если у нее есть опыт в этой сфере;
• интегрировать учетную систему с CRM и так далее.

Рекомендуем для работы веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система для распознавания первички. А еще — простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетов на основе учета, управленческие отчеты и другие полезные инструменты. Тестируйте Бухгалтерию бесплатно в течение 14 дней.