Первичная документация в бухгалтерии


Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают доходы, расходы и правильность расчета налогов. Разберемся, какие бывают первичные документы и в каких случаях их используют.

Первичная документация в бухгалтерии — что это такое

Первичная документация в бухгалтерии

Первичные документы подтверждают факты хозяйственной жизни. Без них нельзя отразить хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.

Первичка интересна в первую очередь налоговикам. Они вправе запрашивать документы, чтобы проверить вас или другие компании, с которыми вы работали. В судебных спорах первичная документация обычно становится весомым доказательством.

Первичку составляют в момент совершения операции, чтобы подтвердить ее реальность. Например, товарная накладная подтверждает факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, а акт подтверждает выполнение работы по договору.

Реквизиты первичной документации

Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

  • наименование — договор, счет, акт и так далее;
  • дата составления;
  • реквизиты компании или ИП, которые составили документ;
  • суть операции — продажа, оказание услуг;
  • единицу натурального измерения — штуки, упаковки, кг;
  • единицу денежного измерения — руб., долл.;
  • наименования лиц, совершивших сделку;
  • подписи ответственных лиц.

Составлять документ можно на бумаге или электронно.

Первичные документы по стадиям сделки

Сделка — это не одномоментное явление, она растянута во времени. В ней выделяют три этапа.

1. Переговоры об условиях. На этом этапе представители компании обсуждают условия будущей сделки: цену, номенклатуру и количество, сроки, форс-мажорные обстоятельства и так далее. В результате продавец выставляет два первичных документа: счет на оплату и договор.

2. Оплата по счету. Далее продавец обязуется оплатить выставленный счет. Подтвердить оплату помогут:

  • банковская выписка или платежное поручение — при безналичном расчете;
  • кассовые чеки, расходные кассовые ордера, бланки строгой отчетности — при оплате наличными.

3. Исполнение сделки. После оплаты следует отгрузка товара или оказание услуги. Продажу ТМЦ подтверждает товарная накладная или товарный чек. Выполнение работ и оказание услуг стороны подтверждают, подписывая соответствующий акт.

Второй и третий этап иногда меняются местами, если стороны договариваются о постоплате. Но набор документов не изменяется:

  • договор;
  • счет;
  • платежное поручение, чек, бланк строгой отчетности;
  • товарная накладная или акт выполненных работ;
  • счет-фактура.

Договор

Договор — это соглашение сторон, определяющее права и обязанности. В нем устанавливаются тонкости будущей сделки: сроки поставки, цены, количество, качество товаров и так далее.

На каждую сделку лучше оформлять отдельный договор. Но стороны чаще фиксируют в договоре только свои права и обязанности, а выполняемые работы или отгружаемые ТМЦ с количеством и ценами фиксируют в приложении — спецификации.

Договор нужен не всегда, но с ним проще доказать свою правоту в суде. Например, договор купли-продажи считается заключенным надлежащим образом, если покупателю выдали кассовый или товарный чек.

Договор часто путают с первичным документом. Однако сам по себе он никаких движений и проводок в бухгалтерском учете не создает. Это только перечень обязательств контрагентов друг перед другом. Это справедливо для договоров купли-продажи и оказания услуг.

В тоже время договор может быть утвержден в качестве первички руководителем организации, если он соответствует всем требованиям. Например, инвойс — счет на оплату, включающий в себя элементы договора — первичный документ. А иногда договор может стать первичкой, если на его основании можно сделать запись в бухгалтерских регистрах. Например, договор поручительства или займа.

Счет на оплату

В счете прописывают количество и стоимость товара или услуги. Регламентированной формы счета нет, каждая компания разрабатывает его самостоятельно.

Платежные документы

Большинство платежей проходят в безналичной форме. Поэтому основной платежный документ — платежное поручение, подтверждающее факт перевода денежных средств в пользу контрагента. Получить платежку можно в офисе банка или онлайн-банке.

Кроме этого есть платежные требования, кассовые и товарные чеки, которые также подтверждают факт оплаты.

Товарная накладная

Накладной оформляют продажу ТМЦ. Ее составляют в двух экземплярах — один для продавца, второй для покупателя. Подписывают и ставят печати в товарной накладной обе стороны. У продавца этот документ дает бухгалтерии право списать товар со склада, а у бухгалтерии покупателя — право на оприходование.

Данные в накладной не должны расходиться с данными в счете-фактуре.

Акт оказания услуг или выполнения работ

Акт похож на накладную, но его составляют при выполнении работ или оказании услуг. Подписывая акт, стороны соглашаются, что работы выполнены в полном объеме и в соответствии с договором.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен, чтобы принимать НДС к вычету. Используют счет-фактуру только плательщики НДС. Сам по себе этот документ не выставляется — покупатель получает счет-фактуру от продавца вместе с товарной накладной или актом выполненных работ.

Счет-фактура — не основание для составления бухгалтерской проводки. Он не отражает никакой хозяйственной операции, а лишь дает право на уменьшение НДС к уплате. Поэтому первичным документом, вопреки распространенному мнению, не является.

Какие еще есть первичные документы

Жизнь компании не сводится только к купле-продажи, поэтому пакет первички не ограничивается теми документами, что были описаны. Вот первичная документация, которая часто встречается:

  • акт приема-передачи основных средств;
  • накладная на внутреннее перемещение;
  • акт о списании;
  • инвентарная карточка;
  • инвентарная книга и так далее.

Кто работает с первичной документацией

В бухгалтерию поступают счета, товарные накладные и акты выполненных работ, чтобы сотрудники их обработали и отразили в бухгалтерском учете. На практике работа с первичкой занимает огромное количество времени бухгалтера, так как каждый документ нужно вручную перенести в учетную систему.

У ручного ввода есть недостатки. Во-первых, большие затраты времени — может не хватать сотрудников, тогда бухгалтерию начинают расширять. Во-вторых, высокая вероятность ошибки, так как к концу рабочего дня даже у профессионального бухгалтера начинает «замыливаться глаз», и он не замечает опечатки.

Для автоматизации ввода первички можно подключить к учетной системе дополнительные сервисы, которые помогут экономить время и снизят риск ошибок:

  • электронный документооборот — поможет принимать документы в электронном виде и вводить их в учет без ошибок и почти моментально;
  • сервис распознавания бухгалтерских документов — умеет по скану или фотографии считывать данные с накладной, акта, счета-фактуры и пр. и переносить их в черновик учетного документа — бухгалтеру остается только проверить правильность распознавания и провести документ.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть модуль электронного документооборота и система распознавания — все это значительно упрощает ввод первички. В сервисе легко вести учет, автоматически рассчитывать налоги и зарплату, формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички тестируют систему бесплатно 14 дней.

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Законодательство»
Как заполнить транспортную накладную

Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.

, Елена Космакова
Первичная документация

Закон устанавливает правила ведения первичной документации, а при проверках контролирующие органы часто находят в документах ошибки и нарушения. Это приводит к штрафам и доначислениям налога. Расскажем о правилах ведения документации и основных выявляемых нарушениях.

, Елена Космакова