Бухгалтерия — это не только отчетность в налоговую и забивание бумажек в базу. Это центр, который собирает сведения о работе компании. Нужно узнать операционную прибыль — директор идет в бухгалтерию. Поставщик предъявляет претензии о невыполнении работ — директор звонит бухгалтеру и просит скан акта выполненных работ. И так до бесконечности.
Бухгалтерия не приносит выручку, но влияет на многое. Расскажем, что можно изменить в бухгалтерии, чтобы работа стала проще и отнимала меньше времени.
Получение первички
Первичная документация отнимает у бухгалтера львиную долю времени. Обойтись без первички нельзя — без нее бухгалтер не может сделать проводку в бухгалтерской базе. Особенно остро встает этот вопрос при расчете НДС и налога на прибыль.
Товарные накладные и прочая первичка часто теряются. Сотрудники не осознают важности первичной документации и часто не сдают ее вовремя. А если контрагент направляет первичку курьером или почтой, это вызывает дополнительные финансовые затраты.
Решить вопрос получения первички можно тремя способами.
Способ 1. Разговор с директором. Расскажите руководителю, как важно вовремя получать первичку. Объясните, что без нее нельзя принять часть расходов к учету, и это ведет к завышению налога на прибыль. Расскажите, что налоговая может запросить документы при проверке, так что дисциплина по поводу первички — важное дело.
Способ 2. Обмен сканами. Попросите поставщиков присылать сканы документов по электронной почте. Называйте контрагентам один и тот же адрес, чтобы потом не искать первичку в почте каждого сотрудника.
Этот способ удобен для оперативного ввода первички в учетную базу, хотя оригиналы первички все равно придется получать традиционными путями: забирать у директора, звонить контрагенту и просить отправить почтой.
Способ 3. Электронный документооборот. Через систему ЭДО можно своевременно получать большую часть первички. Все документы будут иметь юридическую силу, потому что они подписаны электронной подписью.
Электронные документы не теряются и не портятся. Многие операторы ЭДО предлагают специальные модули, которые автоматически загружают данные из документа в учетную базу.
Выставление счетов
От скорости выставления счета зависит скорость оплаты и заключения сделок. Поэтому многие директора, особенно в малом бизнесе, просят бухгалтера выставить счет как можно скорее, несмотря на выходной или поздний вечер. Из-за этого бухгалтер либо занимается задачей в нерабочее время, либо отвлекается от запланированных задач в рабочее.
Этот вопрос решается, если бухгалтерская программа работает «в облаке», тогда директор может сам создавать счета в любое время и не зависит от бухгалтера. Кроме этого директор сможет просматривать бухгалтерские документы, видеть списки должников и контролировать работу бухгалтера.
Ввод первичных документов
Обработка первички — самое утомительное занятие в бухгалтерии. Даже если вы наладили процесс предоставления всех документов, этой рутины не избежать, придется кропотливо переносить данные с бумаги в базу. Постепенно количество накладных вырастет настолько, что придется нанимать новых бухгалтеров. Но можно технологично упростить дело.
Способ 1. Автоматический ввод первички при ЭДО. Если у вас с контрагентом настроен электронный документооборот, можно подключить модуль по автоматической загрузке входящих документов в базу. Достаточно пары кликов, и все данные с цифрового документа уже в учете. Вероятность ошибки минимальна.
Способ 2. Сервис распознавания первички. Этот способ удобно использовать, если у вас нет ЭДО или не все ваши контрагенты перешли на него и продолжают слать бумажные документы. Тогда в сервис распознавания можно загрузить скан первичного документа, система «прочитает» его и создаст черновик документа для вашей учетной системы. Бухгалтеру нужно только проверить результат распознавания и провести документ. Продвинутые программы выделяют те места, в правильности которых они сомневаются, чтобы привлечь к ним больше внимания при проверке.
Вероятность ошибки здесь чуть выше, чем при загрузке в учетную систему электронных документов, но такой сервис заметно ускорит работу бухгалтера, с ним можно обработать десятки накладных за несколько минут.
Вводить первичку вручную затруднительно, если вы получаете более 50 документов в неделю. Поэтому подключите ЭДО и сервис распознавания первички, чтобы упростить работу бухгалтерии.
Хранение документов
Нельзя выбросить накладную или акт, после того как вы провели его в базе. Он еще понадобится при налоговой проверке или разрешении споров с контрагентом, поэтому нужно сразу организовать хранение первички.
Если в компании есть бухгалтер, задача по хранению документов ложится на него. А вот при работе с аутсорсинговыми фирмами, о сохранности первички будет думать директор. Отдавать оригиналы аутсорсинговой компании небезопасно — в случае неоплаты услуг бумаги могут попросту не отдать. К тому же ответственность за хранение все равно остается на директоре.
Рекомендуем перевести первичку в электронно-цифровой формат. Тогда хранение не займет места в офисе, да и найти нужные документы в цифровом архиве гораздо проще.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенный сервис распознавания первички и электронный документооборот. В Бухгалтерии легко заводить документы, вести учет, есть авторасчет налогов и зарплаты, автоформирование отчетности с отправкой через интернет. Все новички тестируют систему бесплатно 14 дней.