Ввод первичных документов

Ввод первички в учетную систему можно организовать при любой работе бухгалтера: в офисе или на удаленке. Для упрощения и ускорения работы здесь может понадобиться система автоматизации — сервис распознавания бухгалтерских документов. Тогда специалист сможет работать со сканами бумаг.

Виды первичных документов

Первичный документ — это доказательство совершения хозяйственной операции. Например, покупка сырья или продажа товара — это факт хозяйственной деятельности. Чтобы отразить его в бухгалтерском учете, нужно оформить первичный документ. Первичка создается по строгим стандартам, поэтому в документе обязательно нужно указать:

• название;
• дату составления;
• реквизиты сторон;
• суть операции;
• величину измерения, например, килограммы, тонны, штуки и так далее;
• лиц, ответственных за проведение операции, например, кладовщики при отгрузке, директор, бухгалтер при списании и так далее;
• подписи этих лиц.

В той или иной ситуации используются разные первичные документы. Вот перечень первички, с которой организации работают чаще всего:

• договор — заключается для регламентации отношений с контрагентом;
• счет — выставляется покупателю для оплаты;
• платежные документы — например, платежное поручение, подтверждающее факт оплаты по счету;
• товарная накладная или товарно-транспортная накладная — подтверждает отпуск ТМЦ сторонней компании;
• акт сдачи или приемки выполненных работ — подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ.

Как быть с первичкой

Как видите, первички очень много. Если забросить ее ввод хоть на неделю, такой завал разгрести будет сложно. Поэтому бухгалтеру важно получить от контрагента подписанный первичный документ в режиме онлайн. Только так он сможет сделать бухгалтерскую проводку в базе своевременно.

Хорошо, если у вас с контрагентом электронный документооборот. Тогда бухгалтер сможет выгрузить документы, подписанные электронной подписью. К тому же некоторые системы ЭДО позволяют подключить модуль для загрузки подписанной первички в учетную систему. ЭДО сокращает время на обмен документами и их ввод в базу. А также экономит деньги на канцелярию и картриджы для принтера.

Но ЭДО может и не быть. Тогда договоритесь с контрагентом об обмене отсканированной первичкой — а оригиналами обменяетесь позже. Бухгалтер при обработке сканов может прибегнуть к одному из трех вариантов, о которых рассказываем ниже.

Переключаться между окнами. В одном окне открывается скан, а в другом учетная база. Автоматизации здесь никакой. Бухгалтер поочередно переключается между окнами и вводит данные со скана в базу. Времени это займет даже больше, чем если бы он вводил данные с оригинала документа. К тому же возрастает число ошибок.

Более опытные ПК-пользователи разбивают экран на две части — со сканом и учетной программой. Удобно, если у вас дома широкоформатный монитор с высоким разрешением и большой диагональю. Если диагонали не хватит, придется вечно ползунками двигать скан и окно программы, чтобы прочитать и ввести нужные данные. 

Если другие быстрые и простые способы ввода первички ваш бухгалтер изучать не хочет, научите его комбинации Alt + Tab для быстрого переключения окон. Ему это понадобится.

Печатать сканы на бумаге. Бухгалтер будет работать с той же скоростью, как если бы ему передали оригиналы первичных документов. Способ уместен, если в день нужно вводить 2-3 накладные. А если их число перевалит за пару десятков в день, даже офисное МФУ быстро израсходует свой запас чернил, а пачка бумаги улетит за несколько дней. Про домашний принтер можно и не говорить.

Использовать сервисы автоматического ввода первичных документов. Специальный сервис по распознаванию сканов экономит время в несколько раз. Достаточно загрузить сканы накладных, и система распознает их содержание, а после проверки бухгалтера внесет их в учетную базу. С помощью сервиса автоматического распознавания сканов организация может:

• сэкономить деньги на канцелярских расходах;
• увеличить скорость ввода первички в базу;
• уменьшить количество ошибок при вводе первички — сервис при обработке документа сверит номенклатуру и контрагента с теми, которые хранятся в вашей базе; все проблемные места программа выделит цветом, а сотруднику останется лишь выбрать верный вариант;
• сэкономить на заработной плате бухгалтерии — бухгалтеру ничего не нужно вводить, достаточно проверить то, что расшифровал сервис, поэтому у него останется больше времени на другие задачи, а значит и расширять бухгалтерский штат не придется.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания сканов, а еще — электронный документооборот с возможностью принимать документы в учет. Здесь легко вести бухгалтерский и налоговый учет, работать с сотрудниками и отчитываться через интернет. Тестируйте сервис бесплатно первые 14 дней работы.