Ввод первичных документов

Ввод первички в учетную систему можно организовать при любой работе бухгалтера: в офисе или на удаленке. Для упрощения и ускорения работы здесь может понадобиться система автоматизации — сервис распознавания бухгалтерских документов. Тогда специалист сможет работать со сканами бумаг.

Ввод первички в учетную систему можно организовать при любой работе бухгалтера: в офисе или на удаленке. Для упрощения и ускорения работы здесь может понадобиться система автоматизации — сервис распознавания бухгалтерских документов. Тогда специалист сможет работать со сканами бумаг.

Виды первичных документов

Ввод первичных документов

Первичный документ — это доказательство совершения хозяйственной операции. Например, покупка сырья или продажа товара — это факт хозяйственной деятельности. Чтобы отразить его в бухгалтерском учете, нужно оформить первичный документ. Первичка создается по строгим стандартам, поэтому в документе обязательно нужно указать:

  • название;
  • дату составления;
  • реквизиты сторон;
  • суть операции;
  • величину измерения, например, килограммы, тонны, штуки и так далее;
  • лиц, ответственных за проведение операции, например, кладовщики при отгрузке, директор, бухгалтер при списании и так далее;
  • подписи этих лиц.

В той или иной ситуации используются разные первичные документы. Вот перечень первички, с которой организации работают чаще всего:

  • договор — заключается для регламентации отношений с контрагентом;
  • счет — выставляется покупателю для оплаты;
  • платежные документы — например, платежное поручение, подтверждающее факт оплаты по счету;
  • товарная накладная или товарно-транспортная накладная — подтверждает отпуск ТМЦ сторонней компании;
  • акт сдачи или приемки выполненных работ — подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ.

Как быть с первичкой

Как видите, первички очень много. Если забросить ее ввод хоть на неделю, такой завал разгрести будет сложно. Поэтому бухгалтеру важно получить от контрагента подписанный первичный документ в режиме онлайн. Только так он сможет сделать бухгалтерскую проводку в базе своевременно.

Хорошо, если у вас с контрагентом электронный документооборот. Тогда бухгалтер сможет выгрузить документы, подписанные электронной подписью. К тому же некоторые системы ЭДО позволяют подключить модуль для загрузки подписанной первички в учетную систему. ЭДО сокращает время на обмен документами и их ввод в базу. А также экономит деньги на канцелярию и картриджы для принтера.

Но ЭДО может и не быть. Тогда договоритесь с контрагентом об обмене отсканированной первичкой — а оригиналами обменяетесь позже. Бухгалтер при обработке сканов может прибегнуть к одному из трех вариантов, о которых рассказываем ниже.

Переключаться между окнами. В одном окне открывается скан, а в другом учетная база. Автоматизации здесь никакой. Бухгалтер поочередно переключается между окнами и вводит данные со скана в базу. Времени это займет даже больше, чем если бы он вводил данные с оригинала документа. К тому же возрастает число ошибок.

Более опытные ПК-пользователи разбивают экран на две части — со сканом и учетной программой. Удобно, если у вас дома широкоформатный монитор с высоким разрешением и большой диагональю. Если диагонали не хватит, придется вечно ползунками двигать скан и окно программы, чтобы прочитать и ввести нужные данные. 

Если другие быстрые и простые способы ввода первички ваш бухгалтер изучать не хочет, научите его комбинации Alt + Tab для быстрого переключения окон. Ему это понадобится.

Печатать сканы на бумаге. Бухгалтер будет работать с той же скоростью, как если бы ему передали оригиналы первичных документов. Способ уместен, если в день нужно вводить 2-3 накладные. А если их число перевалит за пару десятков в день, даже офисное МФУ быстро израсходует свой запас чернил, а пачка бумаги улетит за несколько дней. Про домашний принтер можно и не говорить.

Использовать сервисы автоматического ввода первичных документов. Специальный сервис по распознаванию сканов экономит время в несколько раз. Достаточно загрузить сканы накладных, и система распознает их содержание, а после проверки бухгалтера внесет их в учетную базу. С помощью сервиса автоматического распознавания сканов организация может:

  • сэкономить деньги на канцелярских расходах;
  • увеличить скорость ввода первички в базу;
  • уменьшить количество ошибок при вводе первички — сервис при обработке документа сверит номенклатуру и контрагента с теми, которые хранятся в вашей базе; все проблемные места программа выделит цветом, а сотруднику останется лишь выбрать верный вариант;
  • сэкономить на заработной плате бухгалтерии — бухгалтеру ничего не нужно вводить, достаточно проверить то, что расшифровал сервис, поэтому у него останется больше времени на другие задачи, а значит и расширять бухгалтерский штат не придется.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенная система распознавания сканов, а еще — электронный документооборот с возможностью принимать документы в учет. Здесь легко вести бухгалтерский и налоговый учет, работать с сотрудниками и отчитываться через интернет. Тестируйте сервис бесплатно первые 14 дней работы.


Обработка отсканированных документов

Несмотря на то, что многие переходят на электронный документооборот, работа с бумажной первичкой все еще отнимает у бухгалтера много времени. Даже если сама организация шлет все документы через ЭДО, ее контрагенты могут по-старинке отправлять бумаги почтой.

Автоматическая обработка документов

Каждый бухгалтер знаком с обработкой первички. Эта рутинная механическая задача отнимает много времени. Сотруднику нужно проверить правильность оформления первички, а затем перенести данные из нее в учетную программу. Если первички не много, это можно сделать быстро. Но с ростом числа документов увеличивается и количество времени, которое тратит бухгалтер.

Сопроводительная накладная

Сопроводительная документация в России фиксирует любое перемещение материалов, товаров и другой продукции. Есть три типа сопроводительных накладных: товарная накладная ТОРГ-12, ставшая необязательной для большинства сделок товарно-транспортная накладная Т-1 и обязательная с 2021 года транспортная накладная. В статье расскажем, в каких случаях их заполнять и как упростить обработку этих документов.

Накладные: товарные, транспортные, товарно-транспортные

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Автоматическое распознавание документов

Обработка бумажных документов — весомая часть работы бухгалтера. Чем больше бумаг, тем дольше сотрудник решает задачу по их вводу в учетную систему. Автоматическое распознавание документов поможет ускорить этот процесс и освободить время бухгалтера для более важных задач.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Ведение бухгалтерии
 Расчет зарплаты, больничных, отпускных
 Работа с кадровыми документами
 Автозагрузка банковской выписки и экспорт платежек
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Справочно-правовой модуль
 Распознавание сканированных первичных документов (5 раз)
 Финансовый анализ (1 раз)
 Импорт данных из 1С
 Бесплатная техподдержка
Недоступно
Подготовка отчетности в контролирующие органы
Отправка отчетов через Интернет
Сверки с СФР и ФНС
Письма в СФР и ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты