Расскажем, из чего состоит первичный учет и какие сервисы помогут бухгалтеру быстрее справляться с первичными документами и не делать ошибок.
Что такое бухгалтерский учет?
Бухучет — это учет всех доходов и расходов компании, ее имущества и обязательств. Это не просто записи в Excel: учет ведется по строгим правилам, которые установлены Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Компании нужно вовремя учитывать все операции: покупку, продажу, перемещение, списание и т.д. Эти операции оформляются первичными документами: актами, накладными, приказами, договорами.
Что такое первичная документация
Первичка — любой документ, подтверждающий факт сделки, хозяйственной операции и др. Такие документы нужно оформлять и хранить для подтверждения понесенных расходов и правильного расчета налоговой базы.
Первичка формируется и подписывается в момент совершения операции. Обычно этим занимается поставщик. Перечень первички большой, он зависит от типа совершаемой операции. В любом первичном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дата подписания документа и дата совершения факта хозяйственной жизни, если они отличаются;
- наименование экономического субъекта, который составил документ;
- содержание операции;
- натуральные и денежные показатели и единицы измерения (число, штуки, литры, стоимость);
- должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;
- ФИО ответственных лиц;
- подписи сторон.
Обычно формы первичных документов организации разрабатывают сами и закрепляют в учетной политике. Но есть обязательные формы, утвержденные уполномоченными органами, в том числе транспортная накладная. Рассмотрим основную первичку, которую используют компании.
Договор. При намерении совершить сделку стороны подписывают договор. В нем фиксируются реквизиты сторон, характер сделки, сроки, место сделки, дата, порядок разрешения споров и форс-мажорные обстоятельства. В договоре устанавливается предмет и цена сделки. Это могут быть товары, работы или услуги.
Лучше всего на каждую сделку оформлять отдельный договор. Но на практике с постоянными партнерами заключается один общий договор на год, который затем постоянно автоматически пролонгируется. А характер отгружаемого товара или услуги и цену устанавливают в приложении к договору — спецификации или счете на оплату.
Иногда письменного договора может не быть. Например, в сделках купли-продажи хватает товарного или кассового чека. А крупные компании, работающие со множеством партнеров, подготавливают договор-оферту, чтобы не заключать отдельный договор с каждым покупателем.
Договор — это не всегда первичный документ. Потому что сам по себе договор не создает движения по счетам бухучета, а лишь устанавливает права и обязанности сторон. Первичным документом он становится тогда, когда это будет закреплено в учетной политике и в договоре будут присутствовать все необходимые реквизиты первичного учетного документа.
Счет на оплату. Счет — документ, в котором продавец устанавливает цену на услугу или товар. В момент оплаты покупатель подтверждает, что согласен с условиями поставщика. Узаконенной формы счета нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, указывая условия сделки, товар, услугу, цену, порядок отгрузки и так далее. Счет подписывает только продавец.
Как и договор, счет будет первичным учетным документом, только если он подтверждает факт хозяйственной жизни и содержит все обязательные реквизиты первички. В общем случае он только содержит предложение об оплате и данные для совершения платежа.
Платежные документы. Это целая группа документов, подтверждающих оплату. Сюда относятся кассовые, товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности.
Товарные накладные. Самый популярный документ в жизни бухгалтера. Именно на его основании происходит отпуск ТМЦ и их списание покупателю со склада. Составляется в двух экземплярах. Первый остается у продавца, чтобы его бухгалтерия списала товар со склада, второй — у покупателя, чтобы его бухгалтерия приняла товары к учету. Накладные подписывают покупатель и продавец.
Акт выполненных работ (оказанных услуг). Акт похож на товарную накладную, только используется при оказании услуг или выполнении работ. Подписанный с двух сторон акт подтверждает, что стороны не имеют друг к другу претензий по выполненным работам. Акт подписывают сторона, оказывающая услуги, и сторона, принимающая их.
Счет-фактура. Используется для принятия НДС к вычету. Подписывает ее продавец, если он использует общую систему налогообложения и является плательщиком НДС. Обычно продавец передает ее покупателю одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ, если в них указан НДС.
Счет-фактуру часто путают с первичным документом, ведь в нем перечисляются все привычные сведения о товарах и услугах, коды единиц измерения, стоимость. Но по сути это налоговый документ для вычета НДС. На основании только лишь фактуру нельзя принять ТМЦ к учету.
Бухгалтерская справка. Это первичный документ, с помощью которого бухгалтерия исправляет ошибки и недочеты в учете, поясняет специфические хозоперации, оформляет проводки, для которых не предусмотрены специальные регистры. Их часто оформляют, к примеру, при раздельном учете по НДС, распределении прибыли, списании просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.
Документы по учету основных средств. На поступление, выбытие, списание и инвентаризацию основных средств оформляются специальные первичные документы — акты и описи. Это формы ОС-1, ОС-1а, ОС-4, ИНВ-1 и пр.
Кассовые документы. Операции по кассе оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Их формы обязательны к использованию, они утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Ордера составляют, чтобы оформить выдачу наличных из кассы и их поступления. Для расчетного счета первичными документами будут банковские выписки.
Как первичка отражается в бухучете
В бухучете вся информация хранится на бухгалтерских счетах. Каждый счет предназначен для информации о конкретном объекте. Например, счет 10 — для учета сырья, 41 — товаров, 43 — готовой продукции, 50 — денег в кассе, а 51 — денег на расчетном счете.
Рассмотрим на том же примере, как бухгалтер фиксирует информацию по первичке:
- заключение договора — бухгалтер не фиксирует;
- оплата счета — директор передает в бухгалтерию счет для оплаты, бухгалтер не только отправляет платежное поручение в банк, но и делает такую проводку: Дт 60 Кт 51 — перечислены деньги с расчетного счета продавцу
- отгрузка — получив товарную накладную и счет-фактуру бухгалтер строит проводки: Дт 10 Кт 60 — на склад оприходованы кирпичи от поставщика без НДС по товарной накладной;
- принятие НДС к вычету: Дт 19 Кт 60 — принят к вычету НДС от покупки кирпича по счету-фактуре.
На основании счетов подготавливается бухгалтерская отчетность. Поэтому очень важно, чтобы бухгалтер своевременно и правильно заносил первичку в базу. Например, в нашем примере до бухгалтера не дошел счет-фактура. Значит, НДС к вычету он не принял, компания переплатила. Или еще лучше — бухгалтер не видел товарной накладной. Значит, на складе не ведется учет кирпича, а в балансе завышена дебиторская задолженность, так как по документам поставщик ничего не отгружал.
Как избежать ошибок при вводе первички в бухбазу
Обработка первички — рутинное занятие. Бухгалтеры привыкли делать это вручную. Брать распечатку скана или оригинал и переносить данные из него в базу. Нужно создать контрагента, вбить номенклатуру, ее количество и стоимость. Поле для ошибок огромно. Например, можно не обратить внимание на единицу измерения, можно перепутать местами цифры и так далее.
Чтобы избежать ошибок и ускорить работу бухгалтера, компании подключают электронный документооборот и пользуются сервисами автоматического ввода первички. Работают они по следующему алгоритму:
- бухгалтер загружает скан, например, накладной в формате PDF, JPEG;
- система распознает данные и сверяет их с теми, которые уже есть в базе;
- система может сомневаться в правильности распознанной информации, тогда она ее подсветит сомнительные поля, чтобы бухгалтер указал верный вариант;
- после этого сервис заносит первичку в учетную программу.
Если одновременно с этим договориться, чтобы поставщики скидывали сканы документов на электронную почту бухгалтера, скорость обработки первички возрастет в разы, а количество ошибок уменьшится.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно работать со встроенным электронным документооборотом и системой распознавания сканов. Все это ускоряет обработку первичных документов. А еще в Бухгалтерии простой учет, работа с сотрудниками, отчетность через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны.