Фискальный накопитель в онлайн-кассах

Что же такое фискальный накопитель

Строго говоря, фискальный накопитель можно назвать самостоятельной электронно-вычислительной машиной (ЭВМ), которая взаимодействует или обменивается информацией с другими электронно-вычислительными машинами: онлайн-кассами и серверами ОФД, в том числе используя их терминалы и периферийные устройства.

Фискальный накопитель обладает всеми основными признаками классической ЭВМ: он объединяет в себе вычисляющее устройство — микропроцессор или их группу — и запоминающее — банк памяти на твердотельном носителе. Вычисляющее устройство занимается шифровкой данных о торговых операциях и готовит их к отправке в налоговую, банк памяти хранит данные в зашифрованном виде.

Онлайн-касса не работает без фискального накопителя, так что ФН — это обязательное ядро всякого контрольно-кассового устройства. Но модель выбранного накопителя должна числиться в действующей редакции Госреестра ККТ, иначе для ФНС такого устройства не существует. Этот реестр часто пересматривают в соответствии с меняющимися техническими требованиями. Одна из таких ревизий прошла совсем недавно – 6 августа 2021 года. В результате список аккредитованных моделей заметно сократился.

Не сломано – не трогай

Фискальный накопитель это «вещь в себе», да еще и защищенная законом. Устройство это весьма надежное и защищенное, соответствующее самым строгим ГОСТам и требованиям к российской продукции. Поэтому если накопитель заработал, скорее всего, он будет работать до конца положенного срока. Самостоятельный ремонт фискального накопителя и тем более попытки его «взлома», аппаратного или программного, а также повторного использования — полностью исключены.

ФЗ-54 обязует ИП и компании корректно эксплуатировать фискальные накопители и налагает административную ответственность за некорректное использование. В понятие эксплуатации накопителей входит: 

• регистрация и перерегистрация ФН (при изменении сведений о собственнике);
• своевременная замена (ст. 5 п. 2 54-ФЗ) до истечения срока работы;
• ответственное хранение в течение 5 лет после окончания срока работы с предоставлением свободного доступа к устройству со стороны контролирующих органов.

ВАЖНО: за несвоевременную замену фискального накопителя с просрочкой более 30 дней в соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф от 1 500 до 10 000 рублей, в зависимости от формы регистрации предприятия. А еще в этом случае налоговая может в одностороннем порядке снять кассу с учета.

Совершать другие действия с фискальным накопителем нельзя. Так что, строго говоря, ваш фискальный накопитель – не совсем ваш. Это маленький «наблюдатель» от налоговой, живущий за ваш счет.   

Срок работы фискального накопителя

Фискальный накопитель чем-то похож и на тамагочи, поскольку имеет фиксированный срок жизни – 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока нужно создать с помощью специальной программы отчет о закрытии ФН. Само устройство со сведениями, которые могут представлять интерес для государства, прячут в сейф и держат там еще 5 лет, даже если предприятие закрылось.

Но кроме этого фискальный накопитель может «погибнуть», то есть заблокировать сам себя по некоторым другим причинам или приостановить работу кассы.

• При регистрации ошибка всего в одной цифре превращает фискальный накопитель в электронный мусор. Такую блокировку никак не отменить и не оспорить – придется покупать новое устройство.
• Если в течение 30 суток накопитель не получает от оператора фискальных данных (ОФД) подтверждений об успешной отправке операционных данных, он тоже заблокируется. До наступления этого момента накопитель будет героически формировать чеки в надежде на связь с «большой землей», а касса – как ни в чем ни бывало печатать их. Так что кассир может даже не сразу сообразить, что же произошло: ОФД стал жертвой бомбардировки или просто отцепился провод интернета в кассовом зале. Важно: если касса заведомо используется в автономном режиме, блокировки не будет (подробнее – в пункте 1 статьи 4.1. 54-ФЗ).
• Если память накопителя закончилась, он не сможет работать. Правда еще за 30-60 дней до этого в зависимости от конкретной модели накопитель начнет сообщать кассиру через ПО кассового аппарата, что осталось мало памяти. Но это не всегда привлекает внимание кассира, особенно если кассир – новичок. Поэтому при расчете рабочей нагрузки кассы исходите из того, что максимальный объем памяти фискального накопителя с максимальным сроком службы – около полумиллиона чеков.
• Если неправильно выставлено время на кассе, это может «не понравиться» фискальному накопителю, поскольку формирование правильных чеков в такой ситуации невозможно. Тогда он попросту откажется работать.
• Смена на кассе продолжалась больше 24 часов. Если кассир забыл закрыть смену, то по истечении 24 часов фискальный накопитель заблокирует работу.
• Если ФН обнаружил неисправности в самом себе в ходе автотеста, он тоже заблокируется. Здесь вас скорее всего выручит гарантия, но только в том случае, если поломка наступила не по вашей вине.

Уход за фискальным накопителем

Чтобы избежать внеплановой автоблокировки фискального накопителя, придется отслеживать его срок работы накопителя. Это делается в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных. Когда срок подходит к концу — приготовьтесь к своевременной замене элемента.

Фиксируйте факт получения подтверждений от ОФД. Для этого изучите отчет о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов: там не должно быть информации о непереданных пакетах данных. Автоблокировка по причине 30-дневного «радиомолчания» ОФД не фатальна: стоит только восстановить связь с оператором, как блокировка прекратится, а накопившиеся пакеты данных отправятся по назначению. После этого можно будет продолжать работу кассы в прежнем режиме.

Когда наступит день замены накопителя, нужно будет удостовериться, что в ОФД переданы все чеки. Затем нужно запустить автоматическое формирование «Отчета о закрытии смены» и «Отчета о закрытии фискального накопителя» — воспользуйтесь для этого инструкцией по работе с вашим устройством. Затем накопитель можно извлечь и установить новый. После его замены придется повторно регистрировать кассу, указав в качестве причины «Замена фискального накопителя».

ВАЖНО! В течение 30 дней после истечения срока действия накопителя кассу можно использовать в автономном режиме — без отправки данных в ОФД и печати фискальных реквизитов на чеках. Но лучше своевременно произвести инкассацию и поменять накопитель чуть раньше срока.

Какой накопитель выбрать

Фискальные накопители «живут» 13, 15 или 36 месяцев. При выборе учитывайте специфику работы вашего предприятия, число ежедневных операций и ваш режим налогообложения.

Накопитель со сроком действия 36 месяцев подойдет для ЕСХН, патента и упрощенки. ФН со сроком 13 и 15 месяцев спецрежимники могут использовать, только если их деятельность сезонная, или они совмещают спецрежим и ОСНО, или касса работает в автономном режиме, или спецрежимкик — платежный агент / субагент.

Для ОСНО подойдет накопитель со сроком действия 13, 15 или 36 месяцев, в законе нет ограничений.

ВАЖНО! Продажа подакцизных товаров сокращает срок «жизни» любого накопителя со значения указанного в паспорте до 410 суток (это почти 13 месяцев), а пределы работы фискального накопителя в составе автономной кассы ограничены 560 сутками (это около 18 месяцев).

Чтобы упростить передачу в учет сведений из кассы, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Система подгружает данные из отчетов о закрытии смены, позволяет легко вести учет, платить налоги и зарплату, создавать автоматически отчеты и отправлять через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны для новичков.