Как снять кассу с учета в налоговой

Если в бизнесе что-то изменилось и вы перестали работать на кассе: скажем, купили новую модель и продаете старую или закрываете торговую точку, — кассу нужно снять с учета. Дадим пошаговую инструкцию и расскажем о способах сделать это.

Елена Космакова Редактор Контур.Бухгалтерии

Основания для снятия кассы с учета

При добровольном «закрытии» кассы это делает ее владелец, на которого она зарегистрирована. Но есть ситуации, когда кассу закрывает налоговая без ведома и участия предпринимателя — тогда он получит уведомление об этом.

Вот случаи, когда «закрытием» кассы занимается владелец:

вы решили «обновить парк» и переходите на новые модели касс, а старое устройство продаете или сдаете в аренду другому предпринимателю;
касса сломалась и не подлежит ремонту — здесь речь идет о серьезных поломках, когда устройство больше не может работать, небольшие царапины и трещины не в счет (хотя мало кто согласен «щеголять» перед покупателем с поврежденной кассой, но тогда замена аппарата будет добровольной, не по причине поломки);
кассу потеряли или украли.

А в этих ситуациях кассу снимает с регистрации налоговая и затем уведомляет владельца кассы через личный кабинет на сайте ФНС или письмом на адрес ИП или юрадрес компании:

устройство не соответствует установленным законом нормам — например, ваша касса или ФН не входят в Госреестр ККТ или внезапно выбыли из этого списка (ведь время от времени налоговая пересматривает его), а вы вовремя не обратили на это внимание и не заменили устройство;
прошел месяц и больше с окончания срока работы фискального накопителя;
ИП или компания прекратили деятельность и снялись с учета, записи об этом появились в ЕГРИП и ЕГРЮЛ.

После получения письма из налоговой о закрытии кассы владелец должен в течение 2 месяцев создать отчет о закрытии фискального накопителя. Если же касса закрыта из-за несоответствий требованиям закона, предприниматель должен в течение 1 месяца передать в инспекцию сам накопитель — налоговики считают с него данные. Если окажется, что неисправен или не соответствует закону фискальный накопитель, а сама касса в порядке и работает с другим накопителем, то кассу просто придется зарегистрировать заново.

Есть случаи, когда требуется не снятие кассы с учета, а просто ее перерегистрация: это замена ФН или изменение данных, которые значатся в карточке кассы — имя владельца, адрес установки кассы. О перерегистрации кассы читайте в другой нашей статье.

Заявление о снятии кассы с учета — общие сведения

Чтобы добровольно «закрыть» кассу, нужно просто оформить заявление и отправить его в налоговую (ст. 4.2 ФЗ-54). Перед этим сформировать на кассе отчет о закрытии фискального накопителя и внести данные из него в заявление. Заявку можно подать тремя способами:

заполнить на бумаге и лично сдать в инспекцию (вероятно, этот способ скоро отменят);
сформировать в личном кабинете на сайте ФНС;
сформировать в личном кабинете ОФД.

Если отчет о закрытии фискального накопителя создать нельзя: например, он сломался или кассу украли, — снять кассу с учета можно только через налоговую.

В некоторых случаях заявление придется подать в короткие сроки:

при продаже кассы или сдаче в аренду — в течение 1 рабочего дня после заключения договора с покупателем или арендатором;
при потере или краже устройства — тоже не позднее 1 рабочего дня;
при поломке кассы или ФН — в течение 5 рабочих дней с момента поломки.

В иных случаях закон не устанавливает сроки подачи заявления, но рекомендуется сделать это оперативно.

О возврате денег от ОФД: если вы пользовались услугами ОФД не весь оплаченный срок, то при закрытии кассы обратитесь к своему оператору — скорее всего вам вернут часть средств.

Отчет о закрытии фискального накопителя

Вместе с заявлением о закрытии кассы в налоговую передают данные из отчета о закрытии фискального накопителя. Этот же отчет уходит в ОФД и затем попадает в налоговую.

Если фискальный накопитель сломался, отчет делать не нужно, но придется отправить накопитель производителю для экспертизы. Тот должен в течение 30 рабочих дней сообщить о результатах предпринимателю и налоговикам через кабинет ККТ. Если окажется, что считать данные с устройства можно, владелец накопителя должен передать его в инспекцию не позднее 60 дней после отправки заявления о закрытии кассы.

Если касса потеряна или украдена, заявите об этом в полицию и возьмите справку о регистрации заявления — она понадобится для снятия кассы с учета. Заявление о закрытии кассы нужно подать не позднее 1 рабочего дня с получения справки в полиции. В этом случае отчет о закрытии фискального накопителя тоже не понадобится.

Если фискальный накопитель в порядке, сформируйте отчет о его закрытии.

Убедитесь, что все чеки по совершенным операциям ушли в ОФД, иначе при архивировании данных появится сигнал ошибки. Создайте отчет о закрытии смены и посмотрите в нем состояние обмена с ОФД: если какие-то чеки не отправлены, вы увидите их количество и дату первого в списке не переданного чека.
Создайте отчет о закрытии ФН — подробная инструкция для каждой модели должна быть в руководстве пользователя. В крайнем случае вам поможет специалист сервисного центра. Убедитесь, что при создании отчета касса подключена к интернету, чтобы отчет ушел в ОФД.
Сохраните или распечатайте отчет — данные из него понадобятся при заполнении заявления.
Извлеките отработавший фискальный накопитель из кассы. После этого его нужно хранить 5 лет и по требованию предъявлять контролирующим органам, даже если вы закрыли бизнес.

Порядок подачи заявления о закрытии кассы

Заполните заявление о снятии кассы с учета по форме, утвержденной в приказе ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (приложение № 2). Если вы делаете это в личном кабинете на сайте налоговой или ОФД, нужно будет только внести в поля нужные сведения, а система сформирует заявку и отправит в ФНС.

Если вы решили отнести заявление лично в инспекцию, заполните его на бумаге. Но такой возможности скоро не будет: чиновники планируют внести изменения в 54-ФЗ, и тогда по поводу касс с налоговой можно будет общаться только через личный кабинет на сайте ФНС или кабинет ОФД.

В заявлении нужно указать:

название организации или имя ИП;
ИНН;
модель кассы;
заводской номер;
причина закрытия устройства;
сведения из отчета о закрытии ФН (если удалось его создать): день и время создания отчета, его номер, фискальный признак документа.

Налоговая рассматривает заявление в течение 10 рабочих дней и, если в нем нет ошибок, выдает карточку о снятии кассы с учета.

Карточка о снятии кассы с учета

Кассу снимают с учета в день формирования карточки об этом. Владельцу устройства должны передать ее в течение 5 рабочих дней. Карточку можно получить лично в инспекции, в личном кабинете на сайте ФНС или ОФД. В карточке значатся название организации или имя ИП, ИНН, модель кассы, заводской номер, дата снятия с учета.

Санкции за нарушения при закрытии кассы

Если нарушить сроки снятия кассы с учета, вам могут вынести предупреждение или выписать штраф (ст. 14.5 КоАП):

1 500 — 3 000 рублей для ИП и должностных лиц;
5 000 — 10 000 рублей для компании.

Еще одна неприятность может случиться, если не закрыть кассу при потере, краже и продаже (аренде) другому лицу. Все чеки, которые налоговая получает из кассы, она относит к доходам того лица, на которое касса зарегистрирована. И если кто-то будет работать на вашей кассе, то вам с пробитых сумм придется заплатить налог.

Кроме того, все кассы, стоящие на учете, подлежат плановым проверкам. К вам может прийти инспектор и задать вопросы, почему вы не работаете с кассой и где она находится.

Рекомендуем для учета, зарплаты, отчетности и работы с кассами веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Сервис простой и понятный, большинство функций автоматизированы. Вы сможете принимать в учет отчеты о закрытии смены из касс — это упростит работу бухгалтера и его взаимодействие с кассиром. В сервисе простой учет, зарплата, налоги, отчетность и другие полезные инструменты для директора и бухгалтера. Тестируйте систему бесплатно 14 дней и проверьте, подходит ли она вам.