Сроки хранения документов в организации

Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги нужно беречь до 50 и 75 лет, даже если бизнес давно закрылся. В статье расскажем о сроках хранения, штрафах за нарушения и способах упростить эту задачу.

Сроки хранения документов в организации

Для чего хранить документы

В бизнесе часть документов нужны самой компании: они помогают ориентироваться в договоренностях и операциях, защищают интересы организации в суде, если контрагент уклоняется от обязательств. А еще помогают подтвердить обоснованность денежных переводов, если этим интересуется банк или ФНС. Кадровые документы тоже помогают содержать в порядке отношения с сотрудниками.

Но у государства есть свои «виды» на документы компании. Например, ПФР хочет иметь возможность подтвердить стаж гражданина или восстановить его трудовую книжку. Налоговой важно получить подтверждение о законности операций и налоговых вычетов даже с большим сроком давности. Поэтому компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, чтобы представить их контролирующим органам по запросу.

Как долго нужно хранить документы

Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив.

Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа. Скажем, вы подписали договор с поставщиком в 2018 году, а завершили работу по этому договору в 2019, тогда срок хранения отсчитывают с начала 2020 года. Или у компании есть первичка, которая подтверждает убытки в 2013 году, и бухгалтерия закончила переносить убытки в 2018, значит срок хранения этой первички начинается с 2019 года.

Храните 1 год:

  • свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
  • правила трудового распорядка на предприятии.

Храните 3 года:

  • графики отпусков.

Храните 5 лет:

  • всю первичку; 
  • кассовые документы;
  • налоговые декларации;
  • книги учета доходов, доходов и расходов;
  • авансовые отчеты;
  • кадровые табели и журналы учета отработанного времени.

Храните 45 лет:

  • бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.

Храните 50 лет:

  • расчеты по страховым взносам;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки и личные дела сотрудников;
  • при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
  • забытые оригиналы документов работников.

Храните постоянно:

  • устав компании, протоколы собраний;
  • бухотчетность;
  • ликвидационные бумаги;
  • штатное расписание.

Как именно хранить документы

Есть два вида хранения — текущее и архивное. 

Правила текущего хранения применяют к документам, которые еще находятся в работе или срок их хранения менее 10 лет. Их просто держат в компании: на полках, в сейфах, папках — никто не упрекнет вас, что документы разложены не в хронологическом порядке, главное, чтобы они были целы.

Правила архивного хранения применяют к документом с большим сроком годности. Через 10 лет после начала хранения вы берете бумаги с полки и готовите к передаче в архив.  Для этого складываете в хронологическом порядке, нумеруете страницы, прошиваете. Создаете опись: перечисляете документы в подшивке, каждый под своим номером, названием и числом страниц. Последний штрих — заверяющий лист, в котором прописывают число листов в подшивке, физическое состояние. После этого передаете в архив.

Архив можно организовать на территории компании или оплатить хранение специальной организации. Держать документы на балконе или в сыром подвале нельзя — к архиву есть требования. Например, система пожаротушения, температура 17-19 градусов, относительная влажность не выше 50% и сигнализация. Доступ к документам должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы не разглашалась коммерческая тайна или персональные данные.

Как хранить электронные документы

Если организация работает с электронными документами, именно в этом виде их и нужно хранить. Всю первичку, договоры, декларации и отчеты, подписанные электронной подписью держат в электронном архиве. Обычно он располагается на серверах компании, которая предоставила сервис для обмена документами или для ведения учета и создания отчетов.

Есть требования к хранению электронных документов:

  • нужна хотя бы одна резервная копия (системы электронного документооборота и сдачи отчетности через интернет обычно создают одну-две резервные копии, а при самостоятельном хранении нужно дублировать данные на флешку или в облако);
  • у компании должна быть программа для чтения и копирования документов;
  • документы должны быть защищены от несанкционированного просмотра (системы ЭДО и отчетности шифруют данные и дают доступ к ним по паролю с двухфакторной аутентификацией, а при самостоятельном хранении нужно устанавливать надежный пароль на архив);
  • раз в пять лет нужно проверять состояние документов, при изменениях в ПО переводить их в новый читаемый формат.

Важно: нельзя перевести бумажные оригиналы в цифровой вид и уничтожить бумажные копии до окончания срока хранения. Но можно создать электронные копии, чтобы проще искать, читать и пересылать их.

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение

За нарушение порядка хранения есть штрафы: 

  • при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
  • при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
  • при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР. 

Как уничтожить документы после истечения срока хранения

После истечения срока хранения нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорное ведро. В документах есть персональные данные, и если они попадут в руки третьих лиц, вас могут ждать штрафы. Так что для уничтожения документов есть свои правила.

  1. Создайте экспертную комиссию приказом директора — например, из бухгалтера, секретаря, юриста. Комиссия проверит хранящиеся документы и отберет те, у которых истек срок хранения.
  2. Затем комиссия составит протокол о решении уничтожить ряд документов. 
  3. После этого составляется акт с перечислением документов на уничтожение. Указывается и способ — обычно это измельчение или сжигание.
  4. Уничтожить бумаги можно своими силами или с помощью компании, которая утилизирует документы.

Если не составить протокол и акт об уничтожении документов, это тоже может повлечь санкции проверяющих органов.

Для упрощения работы с документами подключите современный бухгалтерский веб-сервис. В Контур.Бухгалтерии доступен электронный документооборот и электронная отчетность, а электронную подпись вы получите бесплатно. И даже если не сможете полностью отказаться от бумаг в документообороте с контрагентами, часть документов всегда будет в цифровом виде, а это облегчает хранение. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.


Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Договор безвозмездного пользования

В бизнесе можно без оплаты получить для работы полезные вещи: автомобиль, помещение, оборудование. Это называется ссуда — бесплатная аренда. Расскажем, какие налоги придется платить, как подстраховаться от рисков, как оформить договор ссуды и отражать предмет в учете.

Что такое оферта

Оферта — удобная вещь для бизнеса. Она помогает продавать без бумажного договора, подходит для продавцов товаров и услуг, но не всегда. Расскажем о ее плюсах и нюансах, которые помогут избежать неприятностей.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты