Сроки хранения документов в организации

Организации и предприниматели должны хранить документы, которые касаются налогов, бухгалтерии и кадров. Некоторые бумаги нужно беречь до 50 и 75 лет, даже если бизнес давно закрылся. В статье расскажем о сроках хранения, штрафах за нарушения и способах упростить эту задачу.

Сроки хранения документов в организации

Для чего хранить документы

В бизнесе часть документов нужны самой компании: они помогают ориентироваться в договоренностях и операциях, защищают интересы организации в суде, если контрагент уклоняется от обязательств. А еще помогают подтвердить обоснованность денежных переводов, если этим интересуется банк или ФНС. Кадровые документы тоже помогают содержать в порядке отношения с сотрудниками.

Но у государства есть свои «виды» на документы компании. Например, ПФР хочет иметь возможность подтвердить стаж гражданина или восстановить его трудовую книжку. Налоговой важно получить подтверждение о законности операций и налоговых вычетов даже с большим сроком давности. Поэтому компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы, чтобы представить их контролирующим органам по запросу.

Как долго нужно хранить документы

Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив.

Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа. Скажем, вы подписали договор с поставщиком в 2018 году, а завершили работу по этому договору в 2019, тогда срок хранения отсчитывают с начала 2020 года. Или у компании есть первичка, которая подтверждает убытки в 2013 году, и бухгалтерия закончила переносить убытки в 2018, значит срок хранения этой первички начинается с 2019 года.

Храните 1 год:

  • свидетельство о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета;
  • правила трудового распорядка на предприятии.

Храните 3 года:

  • графики отпусков.

Храните 5 лет:

  • всю первичку; 
  • кассовые документы;
  • налоговые декларации;
  • книги учета доходов, доходов и расходов;
  • авансовые отчеты;
  • кадровые табели и журналы учета отработанного времени.

Храните 45 лет:

  • бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии.

Храните 50 лет:

  • расчеты по страховым взносам;
  • трудовые договоры;
  • личные карточки и личные дела сотрудников;
  • при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
  • забытые оригиналы документов работников.

Храните постоянно:

  • устав компании, протоколы собраний;
  • бухотчетность;
  • ликвидационные бумаги;
  • штатное расписание.

Как именно хранить документы

Есть два вида хранения — текущее и архивное. 

Правила текущего хранения применяют к документам, которые еще находятся в работе или срок их хранения менее 10 лет. Их просто держат в компании: на полках, в сейфах, папках — никто не упрекнет вас, что документы разложены не в хронологическом порядке, главное, чтобы они были целы.

Правила архивного хранения применяют к документом с большим сроком годности. Через 10 лет после начала хранения вы берете бумаги с полки и готовите к передаче в архив.  Для этого складываете в хронологическом порядке, нумеруете страницы, прошиваете. Создаете опись: перечисляете документы в подшивке, каждый под своим номером, названием и числом страниц. Последний штрих — заверяющий лист, в котором прописывают число листов в подшивке, физическое состояние. После этого передаете в архив.

Архив можно организовать на территории компании или оплатить хранение специальной организации. Держать документы на балконе или в сыром подвале нельзя — к архиву есть требования. Например, система пожаротушения, температура 17-19 градусов, относительная влажность не выше 50% и сигнализация. Доступ к документам должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы не разглашалась коммерческая тайна или персональные данные.

Как хранить электронные документы

Если организация работает с электронными документами, именно в этом виде их и нужно хранить. Всю первичку, договоры, декларации и отчеты, подписанные электронной подписью держат в электронном архиве. Обычно он располагается на серверах компании, которая предоставила сервис для обмена документами или для ведения учета и создания отчетов.

Есть требования к хранению электронных документов:

  • нужна хотя бы одна резервная копия (системы электронного документооборота и сдачи отчетности через интернет обычно создают одну-две резервные копии, а при самостоятельном хранении нужно дублировать данные на флешку или в облако);
  • у компании должна быть программа для чтения и копирования документов;
  • документы должны быть защищены от несанкционированного просмотра (системы ЭДО и отчетности шифруют данные и дают доступ к ним по паролю с двухфакторной аутентификацией, а при самостоятельном хранении нужно устанавливать надежный пароль на архив);
  • раз в пять лет нужно проверять состояние документов, при изменениях в ПО переводить их в новый читаемый формат.

Важно: нельзя перевести бумажные оригиналы в цифровой вид и уничтожить бумажные копии до окончания срока хранения. Но можно создать электронные копии, чтобы проще искать, читать и пересылать их.

Могут ли оштрафовать за неправильное хранение

За нарушение порядка хранения есть штрафы: 

  • при отсутствии бухгалтерских бумаг — штраф 3-5 тыс. рублей для ИП и должностных лиц, 5-10 тыс. рублей для компаний (ст. 15.11 КоАП);
  • при непредставлении налоговых документов по требованию ФНС для налогового контроля — 200 рублей за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении документов в рамках проверки контрагентов — 10 тыс. рублей для ИП и организаций (п. 2 ст. 126 НК РФ);
  • при непредставлении или опоздании с представлением данных о контрагенте в рамках его проверки — 5 тыс. рублей для ИП и организаций и 20 тыс. рублей за повторное нарушение в году (п.1 ст. 129.1 НК РФ);
  • при нарушении порядка хранения документов по сотрудникам — 1-5 тыс. рублей для ИП и 30-50 тыс. рублей для организаций (п.1 ст. 15.27 КоАП РФ).

Избежать штрафа поможет только документальное подтверждение того, что документы украли (справка из полиции по вашему заявлению), они сгорели (справка о пожаре из МЧС), их затопило (справка из управляющей компании). Кроме штрафа бывают другие неприятности: налоговая может решить, что документы уничтожены, чтобы скрыть нелегальные схемы — и вам назначат проверку.

Поэтому если с документами что-то случилось до завершения срока хранения, их лучше поскорее восстановить: запросить дубликаты первички у контрагентов, а отчетности — у налоговой, ПФР. 

Как уничтожить документы после истечения срока хранения

После истечения срока хранения нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорное ведро. В документах есть персональные данные, и если они попадут в руки третьих лиц, вас могут ждать штрафы. Так что для уничтожения документов есть свои правила.

  1. Создайте экспертную комиссию приказом директора — например, из бухгалтера, секретаря, юриста. Комиссия проверит хранящиеся документы и отберет те, у которых истек срок хранения.
  2. Затем комиссия составит протокол о решении уничтожить ряд документов. 
  3. После этого составляется акт с перечислением документов на уничтожение. Указывается и способ — обычно это измельчение или сжигание.
  4. Уничтожить бумаги можно своими силами или с помощью компании, которая утилизирует документы.

Если не составить протокол и акт об уничтожении документов, это тоже может повлечь санкции проверяющих органов.

Для упрощения работы с документами подключите современный бухгалтерский веб-сервис. В Контур.Бухгалтерии доступен электронный документооборот и электронная отчетность, а электронную подпись вы получите бесплатно. И даже если не сможете полностью отказаться от бумаг в документообороте с контрагентами, часть документов всегда будет в цифровом виде, а это облегчает хранение. Все новички могут тестировать сервис бесплатно 14 дней.


Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты