Сотрудница может перейти из декрета в декрет и получить все положенные выплаты. И хотя с 2021 года пособия напрямую перечисляет ФСС, работодатель все равно должен правильно оформить документы будущей мамы на декрет и детский отпуск. Расскажем подробности в статье.
Продолжительность декрета
В обиходе декретом называют весь период, когда сотрудница не работает, а готовится к рождению ребенка и ухаживает за ним. Но в большинстве случаев такой «декрет» складывается из двух частей:
- собственно декретный отпуск;
- «детский» отпуск по уходу до 1,5 и до 3 лет.
Продолжительность декретного отпуска определяет врач и фиксирует ее в больничном листке. Этот период зависит от того, осложняется ли беременность, сколько детей должно родиться, как проходят роды. Если все развивается легко и просто, ребенок один, то сотруднице полагается 140 дней отпуска: 70 до рождения ребенка и 70 после. Если, например, женщина ждет двойню, то отпуск увеличивается: до родов полагается 84 дня отдыха, после них — 110. При осложненных родах декретный отпуск тоже могут продлить (Инструкция Минздрава от 23.04.1997 № 01-97). Для усыновителей младенцев тоже есть свои сроки декретного отпуска, который отсчитывается с момента усыновления.
Мало кто из сотрудниц готов выйти из декретного отпуска на работу и оставить 2-месячного ребенка с няней. Большинство женщин после декретного оформляют отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет, потом его можно продлить до возраста ребенка 3 года.
Если следующий ребенок «намечается» у женщины, пока еще не закончился отпуск по уходу за старшим сыном или дочкой — тогда возникают разные варианты действий. Сотрудница может уйти из декрета сразу в новый декрет и получить за это положенные пособия, а может ненадолго вернуться на работу и выйти в новый декрет, отработав несколько месяцев. Рассмотрим каждый из этих вариантов.
1. Как оформить переход из декрета в декрет без выхода на работу
Сотрудница не может быть одновременно в двух отпусках: по уходу за старшим ребенком и в декрете с младшим малышом, а потом и в отпуске по уходу за ним (письмо ФСС России от 14.07.2014 № 17-03-14/06-7836). Поэтому женщина выбирает, что ей выгоднее: сохранить отпуск по уходу за старшим ребенком или получить новый декретный отпуск.
Если сотрудница выбирает новый декретный отпуск, работодатель должен принять у нее все необходимые бумаги. Женщина передает работодателю больничный лист на новый декрет и пишет заявление, в котором просит:
- завершить отпуск по уходу за старшим ребенком с момента подачи заявления;
- сразу после этого открыть отпуск по БиР.
С 2021 года пособия по БиР и уходу за ребенком женщинам выплачивает ФСС напрямую. Но работодатель должен передать в фонд все документы и заявления, а еще рассчитать средний заработок сотрудницы и внести его в больничный лист для ФСС. Уведомить фонд об изменениях в жизни сотрудницы нужно в течение 3 рабочих дней с даты начала нового декрета. Перед этим издается приказ на основании больничного листка и заявления сотрудницы.
Расчет больничного для нового декрета. Больничный рассчитывают исходя из 100% среднего заработка. Сам заработок считают за предыдущие 2 года (до года, в котором наступил отпуск по БиР): суммы зарплаты делят на число дней в периоде (ч. 1 ст. 14 255-ФЗ от 29.12.2006).
Но в нашей ситуации женщина в предыдущий год или два была в прошлом отпуске по БиР и ухаживала за старшим ребенком. В связи с этим она может заменить эти годы на предшествующие 1-2 года, когда ее доход был выше. Замену лет делают, только если она позволяет повысить сумму среднего заработка: то есть, когда в более ранние годы доходы выше, чем в стандартном расчетном периоде.
Замена лет для расчета среднего заработка. Прежде всего нужно получить от сотрудницы заявление о замене лет — помимо заявления о выплате пособия, больничного листка и справки о заработке с прежних мест работы (если это необходимо). Подать такое заявление — право женщины, а значит замена не делается автоматически, и без заявления бухгалтерия должна рассчитывать средний заработок на общих основаниях.
Годы, которые можно использовать для расчета, должны прямо предшествовать году, когда сотрудница вышла в предыдущий декрет. Скажем, нельзя заменить 2019 и 2020 годы на 2016-2017, а только на 2017-2018. Также разрешается менять один из пары расчетный лет на другой год в пределах двух лет, которые прямо предшествуют ему (Письмо ФСС РФ от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247).
Пример расчета среднего заработка при переходе из декрета в декрет. Сотрудница уходит в декрет с 24 января 2022 года на 140 дней. С 5 июня 2020 года она была в отпуске по БиР, с 25 сентября 2020 в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, а с 25 марта 2021 в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет.
Она написала заявление о прерывании детского отпуска до 3 лет и предоставлении нового декретного отпуска с выплатой пособия. Также написала заявление о замене расчетных лет на 2018 и 2019 годы, доход в них составлял соответственно 800 000 рублей и 850 000 рублей.
Шаг 1. Сравниваем суммы доходов с предельными базами для начисления взносов на социальное страхование: 815 000 рублей в 2018 году и 865 000 рублей в 2019 году. Выплаты оставались в пределах базы.
Шаг 2. Фонд оплаты труда при замене лет составит: 800 000 + 815 000 = 1 615 000 рублей.
Число календарных дней в периоде: 365 + 365 = 730 дней.
Среднедневной заработок: 1 615 000 / 730 = 2 212,33 рубля.
Шаг 3. Сравним среднедневной заработок с лимитами дневного пособия в 2022 году.
Минимальное дневное пособие по МРОТ: 13 617 * 24 / 730 = 447,68 рублей.
Максимальное дневное пособие в 2022 году: 2 572,6 рубля.
Рассчитанное дневное пособие сотрудницы укладывается в этот промежуток. Значит именно на базе этого среднедневного заработка: 2 212,33 рубля — ФСС рассчитает сумму декретных и затем пособия по уходу за ребенком. Эту сумму нужно внести в больничный лист для ФСС.
2. Как оформить переход из декрета в декрет с выходом на работу
Если после предыдущего декрета сотрудница успела выйти на работу, это немного меняет список необходимых бумаг и может изменить порядок расчета дневного заработка.
Прежде всего, сотруднице не нужно писать заявление о прерывании предыдущего отпуска по уходу за ребенком. Она подает работодателю только такие документы:
- заявление об уходе в декрет и выплате пособия;
- больничный лист;
- справки с предыдущих мест работы о заработке, если нужно;
- заявление о замене лет, тоже при необходимости.
Работодатель рассчитывает дневной заработок, вносит сумму в больничный для ФСС и подает документы в фонд не позднее 3 дней с начала декретного отпуска.
На вопросе замены лет остановимся подробнее. Сотрудница имеет право заменить один или два расчетных года на предшествующие годы, если это выгодно для нее. ФСС приводит в своем письме примеры замены лет для разных ситуаций (Письмо ФСС РФ от 30.11.2015 № 02-09-11/15-23247). Если перенести их на декретный отпуск, который наступает в 2022 году, то возможны такие варианты замены 2020 и 2021 годов:
- если декрет пришелся на 2020, а 2021 полностью или частично отработан, то 2020 год заменяется на 2019 и для расчета берутся 2019 и 2021 годы;
- если декрет пришелся на 2019-2020 годы, то 2020 можно заменить на 2018, тогда для расчета бухгалтер возьмет 2018 и 2021 годы;
- если сотрудница провела в декрете 2019-2020 годы, часть 2021 и часть 2018, то для расчета можно брать 2018 и 2021 или заменить их на 2016 и 2017 годы;
- если это был длинный декрет с 2017 по 2020, при этом 2017 частично отработан, то для расчета берут 2021 и на выбор 2017 или 2016 год.
Замену лет можно проводить, только если это выгодно увеличивает дневной заработок. Поэтому сотрудница и бухгалтер должны проверить, какая пара из всех возможных лет даст максимальную сумму заработка для расчета. Это можно сделать методом перебора вариантов: поскольку их не так много, задача не будет сложной.
Пример расчета среднего заработка для нового декрета с выходом на работу. Сотрудница была в декрете с 8 сентября 2019 года по 15 марта 2021 года. В начале 2022 года она снова уходит в декрет.
Заработок сотрудницы за разные годы составляет:
- 2021 год — 630 000 рублей (отработан не полностью);
- 2019 год — 610 000 рублей (отработан не полностью);
- 2018 год — 650 000 рублей;
- 2017 год — 580 000 рублей.
Из всех вариантов с учетом замены и прочих правил самая выгодная пара лет для расчета — 2021 и 2018. Женщина пишет заявление о замене 2019 года на 2018. Бухгалтер рассчитывает средний заработок.
Шаг 1. Сравниваем суммы доходов с предельными базами для начисления взносов на социальное страхование: 815 000 рублей в 2018 году и 966 000 рублей в 2021 году. Выплаты оставались в пределах базы.
Шаг 2. Фонд оплаты труда при замене лет составит: 630 000 + 650 000 = 1 280 000 рублей.
Число календарных дней в периоде: 365 + 365 = 730 дней.
Среднедневной заработок: 1 280 000 / 730 = 1 753,42 рубля.
Шаг 3. Сравним среднедневной заработок с лимитами дневного пособия в 2022 году.
Минимальное дневное пособие по МРОТ: 13 617 * 24 / 730 = 447,68 рублей.
Максимальное дневное пособие в 2022 году: 2 572,6 рубля.
Рассчитанное дневное пособие сотрудницы укладывается в этот промежуток. Бухгалтер вносит сумму дневного заработка 1 753,42 рубля в больничный для ФСС, на основании этого расчета фонд будет назначать пособия.
Легко рассчитывайте дневной заработок и пособия в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. В системе есть авторасчет зарплаты, отпускных, командировочных, премий и удержаний, кадровые документы и отчетность по сотрудникам. А еще бухгалтерия и налоги, отчетность через интернет и другие полезные инструменты для бухгалтера и руководителя компании. Все новички могут две недели бесплатно тестировать сервис.