Как работать с самозанятыми

При работе с самозанятыми заказчику не нужно удерживать и платить НДФЛ, а еще уплачивать страховые взносы — это плюс. Но такое сотрудничество требует знания новых правил, иначе возможны штрафы, проверки, блокировка счета и даже суд. Читайте в статье, как компании грамотно построить взаимодействие с самозанятыми.

Кто такие самозанятые

Самозанятые — это те же физические лица или индивидуальные предприниматели, которые самостоятельно (без участия заказчика!) уплачивают специальный налог — на профессиональный доход (НПД). Детали применения налога на профессиональный доход изложены в 422-ФЗ от 27 ноября 2018 года. Ставка такого налога довольно умеренная:

• 4% — если самозанятый оказывает услуги или продает товары физическим лицам, в том числе через маркетплейсы;
• 6% — если работает с юридическим лицом. 

Поскольку самозанятый все делает сам, то и штрафы за опоздание с уплатой налога он тоже платит сам. А вот от уплаты страховых взносов он освобожден.

По данным налоговой службы, количество самозанятых в стране ежегодно растет, причем в некоторых регионах — кратно. По прогнозам некоторых информационно-аналитических агентств, уже к середине десятилетия число самозанятых превысит 10% от всех работающих граждан РФ.

С осени 2020 года практический любой субъект предпринимательской деятельности в России, вне зависимости от собственной формы регистрации, может работать с самозанятыми. Хороший пример такого взаимодействия из трудовой практики в последние годы — дизайнеры и авторы текстов, водители такси и грузовых автомобилей. 

Для Европы и США давно привычны самозанятые инженеры и специалисты рабочих профессий, к услугам которых прибегают даже крупные предприятия. Такого рода сотрудничество получило название «аутсорс». А «классическими» самозанятыми, которые исторически закрепились в этом статусе в деловой культуре мира, можно назвать профессиональных юристов, медиков и экономистов. Но лишь недавно такие фрилансеры смогли получить в РФ единый статус с точки зрения законодательства.

Если физическое присутствие самозанятого рядом с заказчиком не требуется по роду его деятельности (например, программист, дизайнер или консультант), он может находиться даже в другом государстве и утратить статус налогового резидента. Но это возможно только при условии его регистрации в РФ.

Чего не может делать самозанятый

Закон устанавливает ограничения по видам деятельности для самозанятых — перечень есть в части 2 ст. 4 Закона о НПД. Например, самозанятый может работать курьером, но все расчеты он должен вести только через кассовый аппарат заказчика. При этом сама по себе работа курьера может по-прежнему рассматриваться как вид самозанятости, и на нее будет распространяться соответствующая налоговая льгота.

Самозанятый не может сотрудничать с текущим или бывшим работодателем, у которого он работал по трудовому договору менее 2 лет назад. В этом случае его статус самозанятого не даст ему преимуществ, и работодатель должен будет уплатить обычный налог на доход для физических лиц по ставке 13% и страховые взносы.

ВАЖНО! Следует помнить, что налог за физическое лицо в соответствии со статьей 226 Налогового Кодекса РФ обязан платить именно заказчик. Он же уплачивает страховые взносы в фонды. И обо всем этом именно заказчик должен правильно отчитаться в налоговые органы.

Самозанятый не может нанимать сотрудников. При этом ничто не запрещает самозанятому прибегать к услугам других самозанятых, то есть осуществлять субподряд.

Также для самозанятых введен однозначный запрет на посредническую деятельность. Им нельзя принимать участие от стороннего лица в заключении договоров поручительства, агентирования и комиссии. Во всех этих случаях самозанятый будет лишен налоговых льгот, а обязательство уплачивать налоги за него перейдет к заказчику.

Как убедиться, что ваш исполнитель — самозанятый

Помимо свидетельства о регистрации статуса самозанятого, основной подтверждающий документ — это справка (выписка) о постановке на учет налогоплательщика, использующего налог на профессиональный доход (НПД). Эту справку в электронной форме самозанятый формирует в приложении «Мой налог».

ВАЖНО! Всегда обращайте внимание на дату, проставленную в присланной вам справке. Статус самозанятого должен иметься у исполнителя не только на момент заключения договора с ним, но и на момент перечисления денег.

Заказчик может самостоятельно проверить статус самозанятого исполнителя на сайте налоговой службы, заполнив форму, в которой будет необходимо указать ИНН проверяемого лица.

Эти проверки статуса требуют внимания, но помогают обезопасить себя от неприятностей, так что их лучше провести до заключения договора с гражданином. Если у заказчика уже есть действующий договор ГПХ с физическим лицом, то после его регистрации в статусе самозанятого обязательство по уплате налогов заказчиком автоматически отменяется (письмо Минфина РФ от 20 ноября 2020 года за №03-11-11/101180 и письмо ФНС от 20 февраля 2019 г. за №СД-4-3/2899). При этом в договор все же придется внести соответствующие изменения.

Как заключить договор с самозанятым

Договоры с самозанятым относятся к категории гражданско-правовых. Похожие договоры заключаются со сторонними физическими лицами, не являющимися наемными работниками. Как правило это договор на выполнение работ или оказание услуг, иногда также используется договор о купле-продаже (например, с ремесленниками). Агрегаторы же обычно применяют договор оферты.

Договоры с самозанятыми отличаются лишь некоторыми пунктами:

• в них должна присутствовать ссылка на статус самозанятого;
• во-вторых, договор должен обязывать исполнителя сообщать об утрате статуса самозанятого: это позволит бухгалтерии заказчика гибко реагировать на изменение статуса и не допустить ошибок при уплате НДФЛ и взносов;
• в договоре с самозанятым должен быть пункт об ответственности исполнителя за непредоставление чека заказчику и о размере штрафа, уплачиваемого исполнителем в таком случае, желательно, чтобы штраф компенсировал санкции налоговых органов.

Как оплатить работу самозанятого исполнителя

Платить самозанятому заказчик может любым способом, включая передачу наличных денег. Самозанятый может пользоваться теми платежными ресурсами, которые у него есть, открывать спецсчет в банке он не обязан. На это ясно указал Банк России в соответствующем письме (от 19 декабря 2019 г. №ИН-014-12/94). Любые банковские комиссии (для самозанятых они обычно ниже, чем для простого физлица) при переводах оплачивает заказчик, а исполнитель должен получить полную сумму.

Самозанятый также не использует онлайн-кассу, но может подключить форму платежей через сайт, а чеки создает при помощи приложения «Мой налог». Для этого заполняет соответствующую форму и вносит данные только о номере договора, наименовании и ИНН заказчика. Исполнитель может предоставить заказчику чек в любой форме, чаще всего это происходит при помощи электронной почты или мессенджера. Чек имеет одинаковый вид при любом способе оплаты и является основным, важнейшим и часто единственным документом, подтверждающим исполнение договора с самозанятым.

Важно! Некоторые банки не слишком хорошо относятся к платежам самозанятым физическим лицам без статуса ИП и могут заблокировать перевод. Практика показывает, что это случается, даже когда со статусом у самозанятого все в порядке — и тем более бывает, когда не в порядке. Поэтому стоит отправлять в банк копию договора с самозанятым.

Чего нельзя делать заказчику

Получать или терять чеки, а также принимать от исполнителя чеки с ошибками. Без корректного чека выплаты самозанятому невозможно будет включить в налоговые расходы (прочие документы при этом не будут иметь веса для ФНС). А во время проверки за непредоставленный чек налоговая обязательно выкатит штраф. Если исполнитель не может прислать чек сразу же после оплаты, он должен сделать это не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором была произведена оплата. Хранить чеки заказчик должен 4 года или 5 лет в зависимости от формы регистрации бизнеса (ИП или юрлицо).

Заключать с самозанятыми договоры с «расплывчатыми» формулировками,т.е.  без однозначого указания сторон, содержания заказа и его стоимости. Хороший договор — это такой договор, который не может оспорить ни трудовая с налоговой инспекцией, ни сам самозанятый.

Забывать о самостоятельной проверке наличия статуса самозанятого при выплатах ему. Иногда неповоротливая ФНС может лишить самозанятого его статуса и не проинформировать человека об этом сразу же. Виновата ФНС, а проблемы — у заказчика. Всегда проще предотвратить проблему, чем решать ее. Особенно, когда проблему вам создает налоговая.

Переводить членов трудового коллектива в статус самозанятых. Пожалуй, это худшая идея, которая только может прийти в голову предпринимателю, который хочет извлечь пользу из новомодного статуса самозанятого. В этом случае предприниматель не отделается одними штрафами, а получит блокировки от банков, иск от трудовой инспекции и, наконец, масштабную проверку от налоговых органов. Он замучается сдавать и переформлять кучу документов, разорится на штрафах и доплатах. Все его действия будут истолкованы в пользу работников, которые суд сочтет наемными. 

В частности, наемным трудом считается посменный труд в соответствии с едиными (читай, штатными) требованиями заказчика. «Отмахаться» от трудовой инспекции в случае переквалификации в данном случае можно будет только договором оферты, а потому либо начинайте работать с самозанятыми как полагается, либо не пытайтесь экспериментировать. Лучше расширять сеть знакомств со сторонними самозанятыми, обязательно проверяя их статус.

В целом же, закон о самозанятых — это прогрессивное явление в российском трудовом законодательстве, которое юридически закрепляет и защищает статус специалиста-профессионала на все более гибком рынке труда, способствует глобализации бизнес-процессов, дальнейшему развитию трудовых отношений и освобождению их от ригидных постсоветских форм.

Работайте с самозанятыми и штатными сотрудниками в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Система поможет легко начислить гонорары и зарплату, подготовит платежки, сформирует отчетность по сотрудникам. В сервисе есть учет, налоги, отчетность в налоговую, Фонды и Росстат. Все новички могут 14 дней тестировать Бухгалтерию бесплатно.