Трудовая книжка — базовый документ о трудовом стаже и деятельности. Он заводится на имя сотрудника на первом рабочем месте и «кочует» от работодателя к работодателю вместе с владельцем книжки. Иногда у сотрудника может появиться две трудовых книжки или даже больше. Расскажем, законно ли это и как действовать по правилам.
Как «размножаются» трудовые книжки
Если сотрудник начал работать до 2021 года и для него ведется не только электронная, но и бумажная трудовая книжка, то таких бумажных книжек у него может быть две или больше. Причины такого «размножения» книжек разные:
- потеря первого документа, выдача дубликата и обнаружение первой книжки;
- желание скрыть порочащие факты, которые зафиксированы в первой книжке;
- умышленное сокрытие первой книжки, чтобы иметь возможность работать на двух работах по трудовому договору и т.д.
Считается ли вторая трудовая книжка фальшивой
Возникает вопрос: будет ли одна из книжек такого сотрудника считаться ненастоящей — фальшивым документом?
С формальной точки зрения назвать вторую книжку поддельной нельзя: она заполняется согласно закону, в ней ставятся все нужные печати и подписи. В ней нет фиктивных данных или поддельных подписей.
Есть также вопрос о том, как гражданин при приеме на работу преподнес причину, по которой отдел кадров завел ему новую трудовую. Например, если он заявил о потере книжки, точно зная, что она находится у другого работодателя. Если обнаружится, что он умышленно солгал новому работодателю при заключении трудового договора, сотруднику может грозить расторжение трудового договора «за предоставление ложных сведений» по п. 11 ст. 81 ТК РФ.
Как применяется налоговый вычет
Обычно налоговый вычет сотрудники получают по основному месту работы, хотя нигде в законе это не закреплено. Вычет может провести любой работодатель по заявлению работника с приложением документов, которые подтверждают право на вычет (ст. 218 НК РФ).
Если же сотрудник пишет заявление о вычетах двум работодателям, информация об этом может обнаружиться через ПФР, тогда второй работодатель вправе истребовать у сотрудника сумму вычета и обвинить его в злоупотреблении. В этом случае проблемы могут появиться и у второго работодателя: ведь он, предоставляя вычет, будет сокращать сумму налога для уплаты в бюджет.
То же самое касается, например, оплачиваемого учебного отпуска, который полагается по основному месту работы.
Что произойдет при начислении пенсии
Благодаря персонифицированному учету и ведению электронных трудовых книжек бумажные книжки перестали быть инструментом учета трудового стажа. Персональная запись в ПФР содержит более полные данные, чем бумажная трудовая. К тому же теперь размер пенсии россиян зависит от поступлений на их лицевой счет в Пенсионном фонде. Взносы, уплаченные каждым работодателем, будут отражаться на индивидуальном лицевом счете и учитываются при оценке пенсионных прав. Но суммарно в год можно получить не более 10 баллов.
Тем не менее, для тех граждан, которые начали работать с бумажной трудовой книжкой, по-прежнему работает правило: без предъявления трудовой книжки пенсию не оформляют. Но оформить пенсию сразу по двум книжкам не получится: в законе нет условий о «параллельном» стаже, так что гражданину придется выбирать самую «выгодную» книжку и прилагать ее к заявлению на пенсию.
Как рассчитываются страховой стаж и пособия
Страховой стаж и начисление пособий — еще один вопрос для владельцев двух трудовых книжек. Общее правило требует для вычисления размеров социальных пособий рассчитывать страховой стаж на основе периодов работы по трудовому договору и периоды другой деятельности, когда гражданин платил взносы по социальному страхованию (ч. 1 ст. 16 №255-ФЗ от 29 декабря 2006). Трудовая книжка должна подтверждать эти периоды.
Тот же закон позволяет при совпадении периодов, которые можно засчитать в страховой стаж, учитывать период по выбору гражданина. Это значит, что больничные, декретные и «детские» пособия можно получать только у одного работодателя. Например, сотруднице перед декретом не могут выдать два больничных, которые адресованы в разные и при этом одновременно основные места работы — одно место будет основным, другое дополнительным.
Чтобы получить увеличенное пособие и некоторым образом совместить сведения из двух книжек, сотрудник должен принести первому работодателю документы, подтверждающие периоды работы в другом месте. Это могут быть копии приказов или выписки из них, справки от прочих работодателей, свидетельства о перечислении взносов на социальное страхование.
Чем рискует работодатель
Если выявляется ситуация с двумя трудовыми книжками, Роструд предлагает работодателям урегулировать отношения с работником. Для этого один из работодателей может предложить сотруднику работу на условиях совместительства. Но Роструд не разъясняет, как быть, если работник отказывается от этого предложения: для него не установлена ответственность в этой ситуации, и у работодателя нет формальных причин для увольнения такого сотрудника.
Ответственность для работодателя в этом случае тоже не наступает, если он не знал о наличии второй трудовой книжки и второго основного места работы у сотрудника. При приеме на работу он не нарушил правила и устраивать проверки для потенциального работника не обязан и не вправе (ст. 65 ТК РФ).
Как может обнаружиться работа с двумя трудовыми книжками
Ситуация легко «всплывает» в ПФР, которое получает от работодателей отчеты СЗВ-ТД, на основе которых формируются электронные трудовые книжки. Рано или поздно случится конфликт по параметрам входного контроля, и сотрудники ПФР увидят, что у одного гражданина два трудовых договора, и каждое место работы — основное. Тогда возможен сигнал работодателям с предложением оставить одно место работы основным, а другое оформить как совместительство.
Кроме того, должны соблюдаться нормы охраны труда. ПФР сотрудничает с системой социального обеспечения и Минтрудом, так что сведения о переработках могут попасть в трудовую инспекцию. Ситуация особенно усложняется, если на одном из рабочих мест в результате переработки сотрудник получит травму, заболевание или погибнет в результате несчастного случая.
Рассчитывайте зарплату, отправляйте отчеты по сотрудникам и оформляйте кадровые документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия — у нас есть специальный малый тариф «Зарплата» для этих целей. А еще в сервисе на других тарифах можно вести бухучет, рассчитывать налоги, отчитываться через интернет, обмениваться электронными документами и не только. Первые две недели работы бесплатны для всех новичков.