Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.
Виды накладных и обязательные реквизиты
Накладную прилагают к товару, когда передают его от одного владельца другому. Ее используют при продаже и перевозке товара: подпись покупателя на накладной подтверждает, что товар принят и с ним все в порядке. Физлица подписывают накладные, например, когда принимают дома доставку из магазина мебели. Юрлица и ИП точно так же принимают товары от поставщика вместе с накладной. Скажем, кофейня заказывает партию сливок, а своей подписью в накладной поставщика как бы сообщают: сливки получили, претензий нет.
Есть несколько форм накладных:
- товарная (ТОРГ 12);
- товарно-транспортная;
- транспортная.
А еще организации могут вводить собственные формы этого документа, закрепив их в учетной политике и согласовав с контрагентами. Это стоит делать, если специфика предприятия требует вносить в документ дополнительные сведения, для которых нет полей в типовой форме: например, стоимость в иностранной валюте.
В любой накладной — типовой форме или разработанной самостоятельно — должны быть обязательные реквизиты, без которых он не имеет юридической силы:
- вид товара, его количество и стоимость;
- НДС;
- в накладных на перевозку — сведения о перевозчике;
- реквизиты поставщика и покупателя;
- подпись и печать поставщика и покупателя.
Реже используют другие формы накладных: на отпуск материалов на сторону — при отпуске материалов со склада в филиалы или другим юрлицам. Накладная-требование служит для учета движения ТМЦ между цехами или отделами одной организации.
Зачем нужны накладные
Накладная с подписями показывает, что поставщик передал, а покупатель принял товар по такой-то цене в такие-то сроки.
Но еще накладные — это первичные документы. Они помогают подтвердить расходы для налоговой, если компания или ИП работают на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы». Еще они нужны для получения вычета по НДС, и тогда накладная сопровождается счетом-фактурой. Но если накладную подписывают в момент передачи товара, то счет-фактуру можно сформировать и передать в течение 5 дней после этого. Эти два документа во многом дублируют друг друга, но они не взаимозаменяемы. Иногда вместо накладной оформляется универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет пару накладная + счет-фактура.
Отсутствие накладных или ошибки в них могут привести к неточностям в налоговой и бухгалтерской отчетности. А это уже ведет к проблемам с налоговой, расчетом дивидендов, получением кредита. К тому же накладные подтверждают совершение операции и выполнение обязательств, и если дело доходит до суда, они становятся важным аргументом для решения спора.
Товарная накладная ТОРГ-12
С помощью этой накладной оформляют продажу юрлицу или ИП, для сопровождения товаров физлицам обычно не применяют. Заполняют в двух экземплярах, если оформляется на бумаге: один остается у продавца и свидетельствует об отгрузке товаров, другой отдают покупателю при приемке товаров. В электронном виде поставщик создает один файл документа и пересылает его покупателю, для этого у каждого из них должны быть электронные подписи и подключение к системе ЭДО.
Чаще всего в сделках используют стандартную форму ТОРГ-12, но компания вправе создать собственный шаблон и закрепить его в учетной политике.
Скачать форму товарной накладной (Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132)
При заполнении товарной накладной в графу 3 вносят код товара: либо внутренний номенклатурный номер, либо код товара из ОКПД2, который помогает понять, какую ставку НДС применять при продаже этого товара. Если товар облагается по льготной ставке, то лучше в накладной проставлять именно код из ОКПД2: это будет дополнительным подтверждением правомерности применения ставки.
Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортную накладную по форме Т-1 заполняют, если товар доставляет перевозчик: в ней есть поля для сведений о транспортной компании и условиях доставки. До 2013 года этот документ был обязательным, но теперь он необходим только при перевозке спирта и спиртосодержащей продукции, иначе такая перевозка будет незаконной, даже если поставщик доставляет груз собственным транспортом. Сведения из Т-1 передаются в систему ЕГАИС для контроля за оборотом алкоголя и на основе Т-1 формируются декларации по «алко-сделкам». При этом на каждую партию алкоголя нужно заполнять отдельную накладную.
Некоторые компании, которые не торгуют алкоголем, продолжают заполнять форму Т-1 для собственного учета, но тогда работу с этой формой нужно закрепить в учетной политике.
В накладной есть два раздела — о товаре и транспорте:
- товарный раздел заполняется сведениями о товаре: название, стоимость, количество, это нужно для списания с учета у поставщика и для оприходования у покупателя;
- товарный раздел заполняется сведениями для перевозчика и отправителя груза: стоимость перевозки, погрузочно-разгрузочные работы, число мест.
Скачать форму товарно-транспортной накладной (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78)
Транспортная накладная
Транспортная накладная необходима с 1 января 2021 года при доставке грузов по России (закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ст. 785 ГК, Правила перевозок грузов автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200). С 2022 года можно заполнять электронные транспортные накладные, а с 2024 года их планируют сделать обязательными. Перевозчик должен предъявить бумажную накладную инспекторам дорожной инспекции, а электронный документ ГИБДД отслеживает через свою систему.
Бумажную транспортную накладную заполняют в трех экземплярах: вносят данные о грузе, ответственных лицах, приемке и сдаче товара.
Транспортная накладная подтверждает стоимость доставки, заключение договора перевозки и сопроводительные работы при доставке, поэтому он нужен как первичный документ для учета расходов на перевозку. Даже если компания заполняет товарно-транспортную накладную Т-1, то транспортную накладную для перевозки она все равно обязана сформировать — если, конечно, не доставляет товары собственными силами (помимо алкоголя).
Скачать бланк транспортной накладной (утвержден постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, бланк — в Приложении № 4).
Ведите учет накладных и других первичных документов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. В системе понятный интерфейс, бухгалтерский и налоговый учет, зарплата, отчетность и другие полезные инструменты. Первые две недели бесплатны для новичков.