Зарплатная ведомость

Чтобы выдать работникам зарплату из кассы, нужно оформить платежную ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежную по форме Т-49. Разберемся, когда зарплатную ведомость необходимо составить, как ее заполнять и можно ли вносить корректировки.

Зарплатная ведомость

Что такое зарплатная ведомость

Зарплатная ведомость — это документ, на основании которого кассир выдает заработную плату, премии, материальную помощь и другие деньги перечисленным в ней сотрудникам. Это касается только наличных расчетов: для работников, получающих зарплату на карты, ведомости не нужны (Указания по применению форм ПУД по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Важно! Если деньги выдаются одному сотруднику, можно составить только расходный кассовый ордер (далее — РКО) без ведомости. Это актуально, когда сроки получения дохода у него другие, например, сотрудник увольняется, уходит в отпуск или забирает депонированную зарплату.

Как составить ведомость

Подготовить зарплатную ведомость должна бухгалтерия, которая предварительно рассчитывает размер вознаграждения каждого сотрудника. Эту обязанность можно поручить и другому структурному подразделению по усмотрению руководителя.

Зарплатную ведомость составляют по одной из форм:

Типовые формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-49 отличается тем, что в ней прописывается подробный расчет суммы к выдаче: тарифная ставка сотрудника, количество отработанных дней или часов, начисления по видам, суммы удержаний и задолженностей. В платежной ведомости указывается только сумма, которая должна быть выдана сотруднику.

Ведомость № Т-53

Порядок заполнения платежной ведомости дан в Указаниях. Ее составляют в единственном экземпляре, но в дополнение к ней требуются расчетные ведомости по форме № Т-51, в которых будет посчитана зарплата.

Ведомость № Т-53 состоит из титульного листа, раздела с подписями и табличной части.

На титульном листе укажите название организации наименование структурного подразделения, которое составило документ. Пропишите срок для выдачи — по стандартам он не превышает пять рабочих дней. Затем укажите общую сумму к выплате и проставьте подписи руководителя и главбуха.

В табличной части нужно перечислить всех сотрудников, которые должны получить деньги по ведомости. Укажите табельный номер, ФИО и причитающуюся сумму. В графе 5 каждый сотрудник должен поставить подпись напротив своей фамилии, когда будет забирать деньги.

Если сотрудник не придет за деньгами в срок, кассир должен самостоятельно поставить в графе 5 надпись «депонировано».

В графе «Примечание» можно указать данные паспорта или другую информацию, по которой кассир идентифицировал сотрудника. Это особенно важно в больших компаниях, где некоторые коллеги не знают друг друга.

В конце нужно указать общую сумму, выданную по ведомости, и депонированную часть. Дополнительно указывается номер и дата РКО на выдачу денег из кассы.

Закрытую ведомость регистрируют в журнале по форме № Т-53а.

Ведомость № Т-49

Правила заполнения расчетно-платежной ведомости даны в тех же Указаниях. Она составляется в одном экземпляре и, в отличие от ведомости № Т-53, не дополняется расчетным листком, так как изначально содержит информацию о расчете суммы к выдаче.

Титульный лист заполняется аналогично форме Т-53, но табличная часть гораздо объемнее. Рассмотрим ее заполнение на примере апреля 2022 года по двум сотрудникам.

В графе 4 укажите тарифную ставку или оклад сотрудника. В графах 5-7 указываем количество отработанных дней. В апреле их 21, но старший инженер Анисимов отработал 18 дней, а технолог Петров всего 10, так как был в отпуске. Затем в графе 8 следует указать оклад, рассчитанный пропорционально отработанному времени. Если сотрудники получали премии или другие выплаты, они указываются в графах 9-13. В нашем случае оба сотрудника получили премии, а технолог Петров еще и отпускные. Общая сумма дохода указывается в графе 14. 

В графах 15-18 указывают удержания из зарплаты и зачтенные суммы. Это главным образом НДФЛ и аванс за первую половину месяца, а еще отпускные. В графе 21 укажите сумму к выплате. При ее получении каждый сотрудник должен поставить подпись. Кассир также может депонировать невыданные суммы, если за ними не явятся в срок.

На последней странице должны быть указаны общая сумма ведомости и реквизиты РКО на выдачу зарплаты.

Сколько действует зарплатная ведомость

Срок для выдачи денег из кассы должен быть указан на титульном листе зарплатной ведомости. Максимальный срок — пять рабочих дней со дня получения наличных в банке.

Руководитель может установить в организации любой срок в пределах максимального. При этом нужно учитывать дату выплаты зарплаты, которая указана в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом или коллективном договоре. Например, если зарплата обычно выдается 10 числа, то закрыть ведомость нужно будет 15 числа.

Так как зарплата выдается минимум дважды в месяц, то и зарплатные ведомости нужно составлять регулярно. Это связано с тем, что аванс не фиксированный — он тоже должен рассчитываться с учетом отработанного времени.

Срок хранения зарплатной ведомости

Платежные ведомости нужно хранить очень долго, если у вас в организации не ведутся лицевые счета. В этом случае обязательный срок — 50 лет. Сокращать его нельзя.

При наличии лицевых счетов срок хранения сокращается до шести лет после окончания года, в котором они были закрыты.

Как исправить ошибки в платежной ведомости

Ошибку в платежной ведомости можно исправить. Для этого неверная информация зачеркивается и указывается правильная. Корректировка должна быть заверена подписями с расшифровкой кассира, бухгалтера и руководителя. Дополнительно требуется указать дату внесения правки.

Что должен сделать кассир при выдаче зарплаты по ведомости

Перед тем как выдать деньги по ведомости, кассир обязан ее проверить:

  • есть ли на ней подписи главбуха и руководителя;
  • соответствуют ли подписи образцам;
  • совпадает ли сумма прописью с суммой цифрами;
  • совпадает ли общая сумма по ведомости с суммой выплат по сотрудникам.

Кассир заранее готовит деньги к выдаче, проверяет и пересчитывает все купюры. При выдаче это рекомендуется сделать еще раз. Когда сотрудник приходит забрать зарплату, кассир выдает ему ведомость, в которой он должен поставить подпись напротив своей фамилии.

Если сотрудник не пришел за деньгами в срок, указанный в ведомости, кассир ставит напротив его фамилии отметку «Депонировано».

На всю фактически выданную по ведомости сумму составляется РКО. Это нужно сделать в день закрытия ведомости, то есть в последний день, когда сотрудники могли прийти за зарплатой. В разделе «Дебет» указывается счет «70», в разделе «Кредит» — «50-1». Номер и дата составления платежной ведомости прописывается в строке «Приложение». 

Номер РКО указывается на последней странице ведомости, затем на его основании кассир вносит запись в кассовую книгу.

Рассчитывайте зарплату сотрудников, формируйте ведомости, РКО и платежные поручения в Контур.Бухгалтерии. Она избавит от необходимости заполнять бумажные формы и собирать информацию из разных источников — все будет в одном месте. Система напомнит, когда придет пора выплачивать заработок, и поможет рассчитать налоги и взносы. Все новые пользователи получают 14 дней работы в сервисе в подарок.


График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Надбавки и доплаты

Получая расчетный лист в бухгалтерии, работник видит, что его зарплата складывается из разных сумм. Помимо базового оклада или тарифной ставки есть также надбавки, компенсации, доплаты, премии. Расскажем о них в статье.

Черная, серая и белая зарплата

Расскажем, какая схема выплаты заработной платы — единственная полностью легальная и чем грозит работодателю и сотруднику применение схем для уклонения от налогов и взносов.

Мобилизация сотрудников: как действовать работодателю и какие отчеты отправлять

После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.

Страховые взносы за самозанятых

Работодателям не нужно платить страховые взносы за самозанятых — поэтому с ними так любят работать. Значит ли это, что самозанятые останутся без пенсии и медицинского обслуживания? Расскажем в статье.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты