Как вести учет в Контур.Экстерне

В статье расскажем, кому подходит онлайн-бухгалтерия от Контура, как начать в ней работу и найти все полезные вкладки и кнопки.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Кому подходит Контур.Экстерн

Контур.Экстерн — это веб-сервис, в котором можно сдавать отчетность во все госорганы и отвечать на требования ФНС, а еще вести учет небольшого предприятия со штатом до 100 сотрудников, без вредных и тяжелых условий труда. В нем есть налоговый и бухгалтерский учет, зарплата, кадровые документы, отчетность и много полезных инструментов, которые пригодятся и бухгалтеру, и директору.

Сервис подходит для:

• ООО на ОСНО или УСН;
• ИП на ОСНО, УСН и УСН+патент.

Конечно, учет в Экстерне подойдет не для любого бизнеса. Скажем для микропредприятия на УСН “Доходы” или патенте сервис будет очень громоздким, такому бизнесу лучше работать в Эльбе. И, наоборот, крупной компании на ОСНО с импортными операциями в Бухгалтерии будет неудобно. 

Чтобы разобраться, подходит ли система вашей компании, зарегистрируйтесь и тестируйте сервис бесплатно 14 дней. А еще посмотрите вебинар про учет в Экстерне и подготовьте вопросы для менеджера, который свяжется с вами после регистрации.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, больничные, отпускные, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Как начать работу в сервисе

После регистрации первый пункт назначения — это меню “Реквизиты и настройки”. Здесь можно ознакомиться с учетной политикой для вашей системы налогообложения и почитать, как ведется учет при совмещении УСН и патента.

Войдите в пункт «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» и внесите сведения об организации:

• нажмите кнопку “Заполнить реквизиты по ИНН”, укажите ваш ИНН, и сервис подтянет сведения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• если прежде вы работали в 1С, можно импортировать данные оттуда: справочники, данные по сотрудникам, остатки по счетам на конец года и другие данные;
• если вы не импортируете данные из 1С, введите сами начальные остатки и другие сведения;
• на вкладке «Рублевые счета» свяжите сервис с вашим расчетным счетом в банке, чтобы автоматически подгружать банковскую выписку и отправлять платежки в интернет-банк.

На вкладке «Реквизиты и настройки» → «Настройки» подпишитесь на уведомления по sms и e-mail, назначьте день выплаты зарплаты и аванса, дайте права доступа новым пользователям.

В разделе «Подписи, печать и логотип» впишите имена ключевых сотрудников, загрузите фото подписей, логотип и печать организации.

На вкладке «Сотрудники» создайте карточки работников или загрузите их из файла с формой 2-НДФЛ. Если вы загружали данные из 1С, проверьте карточки сотрудников и введите недостающие данные вручную.

Теперь в Экстерне можно вести учет.

Как создавать документы 

Создавать документы можно на вкладке «Документы», которая разделена на участки «Банк», «Касса» и пр. Полный перечень документов, которые можно создать в Экстерне, посмотрите нажав на кнопку «+Добавить». Выберите нужный тип документа и заполните поля, установите флажок в поле «Провести» и сохраните документ — сформируется проводка.

Документы можно загрузить через электронный документооборот из Контур.Диадока.

Можно принять z-отчеты из касс и входящие накладные из товароучетной системы Контур.Маркет.

А еще документы можно распознать с помощью встроенной системы распознавания.

Если вы настроили интеграцию с банком, выписка подгружается автоматически, вам нужно только подтвердить ее прием и сохранить документ, чтобы сформировались проводки.

Как ведется налоговый и бухгалтерский учет

Важно аккуратно создавать документы в Экстерне. Когда вы создаете документ: платежку, накладную или акт, авансовый отчет и пр. - сведения по каждой операции попадают в налоговый и в бухгалтерский учет в виде проводок. Система сама выбирает проводки в зависимости от операции, вам остается их только проверить и утвердить. 

Сведения по доходам и расходам смотрите на вкладке “Налоговый учет”, по этим данным сервис рассчитывает налоговую базу. Момент признания дохода или расхода определяется по дате проводки.

На вкладке «Бухгалтерский учет» смотрите оборотно-сальдовую ведомость, карточку счета и анализ счета, журнал проводок.

Система автоматически формирует КУДиР или Книгу покупок и продаж. Их можно распечатать и заверить печатью.

В сервисе можно вести учет производства, когда компания закупает комплектующие, производит из них продукт и продает его. А еще можно вести учет по разным проектам, чтобы отслеживать их прибыльность. Для этого в Экстерне есть Справочник объектов учета затрат.

Как работать с сотрудниками

Работа с зарплатой и кадровыми документами идет на вкладке «Сотрудники». Здесь можно добавлять новых работников и увольнять текущих, распечатывать кадровые документы и справки.

Чтобы оформить отпуск или пособие, внести изменения в оклад, добавить премию или удержание, выберите сотрудника в списке и войдите в его карточку. В карточке можно выполнить все эти действия.

Если нужно изменить оклад, удержания или начисления в прошлых месяцах, нужно вернуться в закрытый расчетный месяц, изменить сведения и снова закрыть месяц.

Начисление и выплата зарплаты проходит в два этапа. На главную страницу сервис выводит задачу по начислению зарплаты, НДФЛ и взносов. Система сама рассчитает суммы по заданным ранее параметрам, вам останется проверить их и создать проводки. 

Следующим этапом нужно выплатить зарплату и НДФЛ. Сервис подготовит платежные документы в зависимости от способа выплаты зарплаты — РКО при наличном расчете или платежное поручение при выплатах на карту. После этого нужно выполнить задачу по уплате взносов.

Еще в Экстерне можно подключить зарплатный проект, работать с прямыми выплатами из СФР, оформлять командировочные и дивиденды, добавлять несколько видов начислений и удержания, печатать справки и кадровые документы.

Онлайн-бухгалтерия: все под контролем

Учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО — работайте и не выгорайте

Попробовать бесплатно

Как сдавать отчетность

Готовить отчеты можно на вкладке «Отчетность». Другой вариант — на главной странице выбрать задачу с отчетом, срок сдачи которого приближается. Сервис «подтягивает» в отчет для ФНС и СФР данные из документов. Вам нужно проверить корректность заполнения отчета и при необходимости добавить сведения.

Перед отправкой сервис проверит отчет на контрольные соотношения, и если что-то не так, порекомендует проверить отчет в конкретных пунктах. Для отправки отчет нужно подписать электронной подписью. 

Еще нужно предварительно подписать соглашение об обмене электронными документами с Социальным фондом. Сервис поможет сделать это: на главной странице появится такая задача при начале работы. 

Отчеты в Росстат вы заполняете самостоятельно. Сервис поможет открыть нужную форму, а заполнить ее вы можете с помощью пошаговых инструкций и подсказок в системе.

Как контролировать финансы

В Экстерне есть вкладка «Управленческие отчеты», которая пригодится директору для контроля за финансами. Здесь можно следить за долгами — своими и контрагентов, проводить сверку с поставщиками и заказчиками, смотреть оплаты и отгрузки, продажи, остатки, видеть себестоимость товаров и услуг. Все это помогает анализировать бизнес, развивать прибыльные направления, вовремя «закрывать дыры».

Важный отчет для бухгалтера и директора в компании на ОСНО — «Расчет НДС». В нем можно видеть сумму НДС за текущий квартал и из чего она складывается. Сервис подскажет, как легально сократить сумму к уплате, какие документы для этого нужно добавить в систему. А еще поможет исправить возможные ошибки.

Еще один полезный инструмент — «Финансовый анализ». Система проанализирует финансовое состояние компании на основе бухгалтерских документов. Оценит риск банкротства и выездной проверки, даст рекомендации по стабилизации бизнеса.

Проверка контрагентов

Сервис проверяет всех контрагентов на благонадежность (вкладка «Справочники» → «Контрагенты») по сведениям из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — госконтрактам, исполнительным и арбитражным делам, банкротству и пр. 

• Если рядом с контрагентом нет цветного маячка, значит с ним все в порядке. 
• Если рядом маячок красного цвета, значит он банкротится или прекратил деятельность. 
• Если рядом маячок оранжевого цвета, значит он реорганизуется или компании менее полугода, менялся адрес регистрации несколько раз, год не сдавали отчетность, есть иски и долги, аресты или дисквалификация от ФНС.

Нормативно-правовая база (Контур.Норматив)

В сервисе есть доступ к нормативно-правовой базе Контур.Норматив. Чтобы найти закон или письмо, кликните по пункту «Помощь» → «Нормативная база». Норматив откроется в соседней вкладке.

Электронный документооборот (Контур.Диадок)

Из Экстерна можно отправлять электронные документы и получать их с помощью сервиса Контур.Диадок. Это юридически значимые документы, их можно представлять в налоговую и суды. 

Чтобы работать с электронными документами, при начале работы нужно выполнять задачу на главной странице по подключению Диадока или выбрать пункт «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Электронный документооборот». Затем нажать кнопку “Подружитесь с контрагентами”, чтобы пригласить поставщиков и заказчиков к обмену документами.

На вкладке “Документы” будут появляться сообщения о поступлении новых документов. Нужно нажать на ссылку “Принять новые документы”, посмотреть на их статус и подписать. Если в системе уже есть такой документ, сервис найдет его, если нет — предложит создать новый и провести.

Товароучетная система и кассы (Контур.Маркет)

Контур.Маркет — это система для товарного учета в рознице, она помогает вести учет товаров, работать с кассами и отправлять данные в бухучет. Экстерн принимает из Маркета z-отчеты из касс о закрытии смены, входящие накладные и отчет о розничных продажах. Это экономит время бухгалтера и уменьшает риск ошибок.

Возможности для бухгалтерской фирмы

В Экстерне можно вести неограниченное количество организаций, ставить задачи бухгалтерам и контролировать их работу. Выгружать статистику по документам за период, чтобы обосновать повышение чека. 

Клиентам можно дать право заносить первичку, а в сервис к каждой организации допустить любое число нужных сотрудников. Статусы отчетов и расчеты с бюджетом по каждой организации можно отслеживать в сводных таблицах.

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Работайте в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности во все госорганы.

Попробовать бесплатно