Что делать с электронным больничным листом работодателю в 2025 году

Электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. Прямые выплаты работают во всех регионах, а еще они стали «проактивными». Расскажем, что делать работодателю и как взаимодействовать с СФР.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Рассчитывайте больничные, пособия, алименты, дивиденды на учетном тарифе Контур.Экстерна. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одной системе.

Попробовать бесплатно

Почему больничные стали электронными

Раньше электронные больничные листки выдавали по согласованию с пациентом. Если его работодатель не мог обрабатывать электронные больничные, сотрудник просил выписать бумажный документ. Но теперь бумажные листки действуют для очень ограниченного круга лиц, а электронные листки будут выдаваться без согласия пациента или его работодателя.

Электронную версию нельзя испортить или потерять, ее труднее подделать, а еще с ее помощью можно быстрее обработать данные для выплаты пособия.

Как было раньше

Раньше для назначения больничного пособия или пособия по беременности и родам сотрудники писали заявление работодателю, прилагая больничный лист. У работодателя была задача — передать сведения в Соцфонд, который назначал пособие. Иногда работодатели откладывали передачу сведений фонду, работники получали пособие с опозданием.

Легко отчитывайтесь за сотрудников

Отчеты за сотрудников, по бухгалтерскому и налоговому учету, в Росстат и другие госорганы. Онлайн-бухгалетрия сама заполнит отчетность в налоговую и СФР по данным учета.

Попробовать бесплатно

Как работать с больничными теперь

Теперь выплачивает гражданам пособия только на основании электронных больничных. Фонду нужно оперативно получать сведения о работающих граждан от работодателей, поэтому компании и ИП должны наладить электронный обмен данными с фондом. Это делается через «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), к которому можно подключиться на сайте СФР или в вашем бухгалтерском сервисе (например Контур.Экстерне).

Работодатели по-прежнему должны оплачивать первые три дня болезни сотрудников (п. 1 ст. 3 закона № 255-ФЗ). А еще у них появились новые обязанности:

• при приеме сотрудника на работу или изменении данных направлять в СФР форму «Сведения о застрахованном лице»: по этим сведениям фонд понимает, кто страхователь гражданина, к кому обращаться за недостающими сведениями при выплате пособий; 
• отвечать на запросы СФР и сообщать недостающие сведения о сотрудниках, которым назначается пособие;
• если из-за неверных данных возникнет переплата по пособию, возвращать ее в фонд.

Раньше работодатель должен был ответить на запрос СФР в течение 5 рабочих дней, теперь этот срок сократился до 3 рабочих дней. 

С самим электронным больничным работодателю ничего делать не нужно: теперь он даже не увидит этот документ. Наоборот, это СФР будет сообщать работодателю об открытии больничного для сотрудника, его закрытии или других изменениях.

Как передать сведения о застрахованных лицах в СФР

Форма для сведений о застрахованном лице утверждена приказом ФСС № 26 от 4 февраля 2021. По этой форме сведения нужно запрашивать у работников при трудоустройстве или в любой удобный момент, чтобы передать их в фонд. В список сведений входят:

• ФИО сотрудника и его дата рождения;
• данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
• вид на жительство и другие документы о праве проживания в стране от иностранцев;
• данные регистрации и домашний адрес;
• способ для выплат пособия, банковские реквизиты.

Если данные меняются, работник должен сообщить об этом руководителю, а тот подает в СФР новые сведения, чтобы пособия выплачивались вовремя. Передать сведения в фонд работодатель должен в течение трех рабочих дней после получения их от нового работника. 

Расчет зарплаты — это просто!

Контур.Экстерн поможет бухгалтеру быстро рассчитать зарплату, отпускные, больничные: расчеты автоматизированы и занимают пару минут, в отличие от классических программ.

Попробовать бесплатно

Как начисляют пособия по электронному больничному в 2025 году

Теперь начисление пособий по больничному стало «проактивным»: фонд делает выплаты без заявления со стороны работодателя. Это касается всех социальных пособий, кроме выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет — его продолжат начислять по заявлению.

Пособие по временной нетрудоспособности. Получать сведения о болезни гражданина и выплачивать пособие фонд будет в такой последовательности:

• заболевший сотрудник обращается в клинику, где ему оформляют электронный лист нетрудоспособности и отправляют его в единую информсистему СФР;
• СФР уведомляет работодателя о страховом случае, а также направляет уведомление сотруднику в личный кабинет на Госуслугах;
• после закрытия ЭЛН фонд сообщает об этом работодателю и приступает к начислению пособия за дни нетрудоспособности;
• фонду может не хватить сведений для назначения пособия, тогда он делает запрос работодателю;
• работодатель должен передать нужные сведения фонду в течение 3 рабочих дней: это данные о стаже, заработке за прошедшие 2 года, окладе или тарифной ставке, районном коэффициенте и пр.;
• СФР рассчитывает пособие и перечисляет его гражданину.

Сведения, которые необходимы для назначения и перечисления пособий, фонд размещает в Единой государственной информсистеме соцобеспечения (ЕКИССО) и направляет в личные кабинеты граждан на Госуслугах. А работодателю данные об электронном больничном: открытии, закрытии, изменениях, продлении, экспертизе — передают через СЭДО.

Пособие по беременности и родам. Пособие по БиР тоже назначают и выплачивают на основании ЭЛН. Это больничный на 140 дней или больше. В этом случае СФР работает в такой последовательности:

• фонд уведомляет работодателя о появлении в информсистеме ЭЛН по сотруднице и запрашивает недостающие сведения;
• работодатель отправляет нужные сведения фонду, но прежде стоит обсудить с сотрудницей, когда она планирует уйти в декрет: многие продолжают работать почти до даты родов и в отпуск уходят позднее дня, который назначил врач, поэтому работодатель имеет право передать данные фонду, после того как получит заявление на отпуск от сотрудницы;
• СФР получает от работодателя данные о количестве дней отпуска, рассчитывает и выплачивает пособие;
• при осложненных родах клиника выпишет дополнительный ЭЛН, его фонд оплатит по той же схеме, что и пособие по временной нетрудоспособности.

Рассчитывайте больничные, пособия, алименты, дивиденды на учетном тарифе Контур.Экстерна. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одной системе.

Попробовать бесплатно

Единовременное пособие по рождению ребенка. Теперь родителям не нужно писать заявление и прилагать свидетельства, что один из родителей не получал пособие ранее. СФР узнает о рождении ребенка, когда ЗАГС внесет запись об этом в Единый государственный реестр. Затем фонд запросит у ПФР сведения о месте работы родителей, посмотрит, не выплачивалось ли пособие на новорожденного. Если фонду не хватает данных, он запросит их у работодателя, который должен ответить в течение 2 рабочих дней.

Как выплатят пособие, зависит от трудоустройства родителей:

• если оба родителя работают в штате компаний, пособие назначат одному из них, обычно это мама;
• если работает в штате только один родитель, пособие выплатят ему;
• если родители не работают по трудовым договорам, пособие выплатят через органы соцобеспечения.

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. В этой ситуации порядок выплаты пособия отличается:

• сотрудница пишет заявление об отпуске по уходу за малышом и назначении пособия;
• работодатель сообщает фонду об этом заявлении в течение 3 рабочих дней после его получения: отправляет форму «Сведения для назначения пособия» — это делается один раз;
• фонд назначает пособие и затем выплачивает в течение всего срока.

Что изменилось в порядке расчета больничных с 2025

Пособие по временной нетрудоспособности в 2024 году нужно рассчитывать точно так же, как и прежде, в соответствии с законом № 255-ФЗ. Работодатель считает сумму за первые три дня болезни — но с учетом изменений, которые влияют на размер пособия:

• МРОТ с начала года вырос до 22 440 рублей;
• вырос и максимальный размер пособия по болезни: для его расчета берут предельные величины баз на социальное страхование за 2023 и 2024 годы — 1 917 000 рублей и 2 225 000 рублей соответственно, суммы превышения не учитываются при расчете пособия.

Как СФР контролирует работу с электронными больничными в 2025 году

Чтобы избежать ошибок в начислении пособий, которые могут ущемить права работников или перерасходовать государственные средства, СФР будет внимательно следить за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Это будет делаться через перекрестные запросы сведений в ФНС и других госорганах.

За искажения данных работодатель может получить штрафы (ст. 15.2 закона № 255-ФЗ):

• отказ в передаче документов — 200 рублей за каждый документ;
• передача неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей;
• передача сведений с опозданием — 5 000 рублей.

Если из-за неверных данных фонд назначит излишние суммы пособия сотруднику, работодателя заставят возместить их фонду.

Рассчитывайте больничные, пособия, алименты, дивиденды на учетном тарифе Контур.Экстерна. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одной системе.

Попробовать бесплатно