Учет наличных денежных средств

Одна из важных задач бухучета — контроль за наличными деньгами компании. Без него неизбежны ошибки в расчетах. Закон требует строгого соблюдения финансовой дисциплины, нарушителей штрафуют. Рассказываем главное, что надо знать об учете наличных средств.

Учет наличных денежных средств

Что такое учет наличных денежных средств

Учет наличности — один из сложнейших разделов бухучета, его цель — обеспечить сохранность денег и контролировать их движение.

Часто на практике происходит путаница между применением термина «касса». Им называют операции с наличными деньгами и кассовую технику (ККТ). 

  • Касса отражает движение наличных средств, используются документы о кассовых операциях, подтверждающие приходы и расходы.
  • Движение средств, отображаемое через онлайн-кассу (ККТ), — часть всех финансовых операций компании. Они подтверждаются фискальными чеками. Через ККТ проходят не все операции с наличкой, осуществляемые в компании.

В зависимости от численности работников и режима налогообложения бизнеса учет наличности может быть базовым или упрощенным.

Базовый учет

Все операции фиксируются в кассовой книге. При поступлении средств составляется приходно-кассовый ордер, при выдаче — расходно-кассовый (принято использовать сокращения ПКО и РКО). Для выдачи наличными зарплаты и других поощрений используются расчетно-платежная форма и платежная ведомость. Если сотруднику либо руководителю юрлица выдают деньги под отчет или они тратят свои средства, оформляется авансовый отчет.

Унифицированные бланки документов установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Формы зарплатных ведомостей приведены в аналогичном постановлении от 05.01.2004 № 1. Кассовые документы и книги могут вестись на бумаге или в электронном виде.

Обязанность вести кассовую книгу распространяется на обособленные подразделения, даже если у них нет собственного расчетного счета (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Упрощенный учет

Для ИП и малого бизнеса на спецрежимах требования упрощены. Они вправе не вести бухучет в полном объеме и, соответственно, не применять все кассовые документы (подп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Бизнес, которому разрешен упрощенный порядок кассовой дисциплины, вправе не оформлять РКО, ПКО, вести кассовую книгу. Но если у ИП есть наемные работники, необходимо оформлять ведомости, прочие документы, связанные с зарплатой, авансовые отчеты.

Учет наличных денежных средств через кассу

Компания должна предусмотреть максимальный лимит налички в кассе. Руководитель организации должен назначить ответственного за нее. Этот сотрудник несет материальную ответственность, проводит все операции с первичкой, заносит данные в регистры. 

Проводки

В бухучете отражение операций в денежном эквиваленте называется проводкой.

Все проводки наличных через кассу осуществляются с применением счета 50 «Касса». Если деньги выдаются — в записи указывается Кт 50, при получении — Дт 50.

К счету открываются субсчета, по которым контролируется движение денег в разрезе. Основные из них: 50-1«Касса организации», 50-2 «Операционная касса» (операции в обособленных подразделениях); 50-3 «Денежные документы».

Если компания использует онлайн-кассу, то в обязательном отчете будут отражаться приходы с разным типом проводок: полная или частичная оплата, предоплата. Без онлайн-кассы их придется отражать в регистрах бухучета.

Лимиты по денежным средствам

Установление максимального предела налички должно быть оформлено по всем правилам. Руководитель компании обязан утвердить приказом такой лимит и ознакомить с ним кассиров, бухгалтеров. Величину лимита он определяет сам, на основании оборота компании, формы расчетов с партнерами, объема текущих расходов.

Нарушать лимит запрещено. Исключение — зарплатные дни и дни, когда сотрудники получают соцвыплаты от компании. Тогда можно держать в кассе больше налички, но не дольше пяти рабочих дней.

Сумму, которая превышает лимит, необходимо поместить в банк на расчетный счет компании. Таким образом, кассовый лимит — это количество денег, которые разрешается хранить в кассе.

В действующем законодательстве есть ограничения по видам операций, которые можно проводить с наличкой. Для ряда операций установлены еще и собственные лимиты.

Полный список операций, по которым разрешено использовать наличку, содержится в Указаниях Центробанка от 9 декабря 2019 г. N 5348-№У. В частности, это:

  • оплата товара от поставщиков;
  • возврат денег покупателю;
  • оплата аренды, коммунальных услуг;
  • оплата текущих нужд компании (например, покупка канцтоваров);
  • расходы на служебные командировки сотрудников, выдача им средств под отчет.

Остальные операции и платежи свыше лимита надо проводить через расчетный счет. Максимальная сумма для расчетов наличкой — 100 000 рублей. На операции между физлицами это ограничение не распространяется.

За нарушения по лимитам установлены штрафы:

  • для ИП и должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для юрлиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Операции по кассе

С 2017 года продавцы с онлайн-кассами могут не использовать ряд форм кассовой отчетности. Документы отправляются в ФНС автоматически из ККТ. Например, можно не оформлять акт о проверке наличных денежных средств кассы.

ПКО и РКО оформляются в электронном виде, если ККТ интегрирована с сервисом бухучета — например, настроена связь между товароучетной системой Контур.Маркет и онлайн-бухгалтерией Контур.Бухгалтерия. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-кассы установлены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Расходным ордером документируются: выдача заработной платы, оплата товара контрагенту, возврат денег покупателю.

В первых двух случаях надо указать, по какой причине деньги вынимаются из кассы. При этом напрямую отчет в налоговую не уходит.

Если надо совершить возврат, то действия сотрудника зависят от способа и даты оплаты товара. Покупка за наличку и возврат в тот же день — возврат наличкой. Если клиент пришел за возвратом позже, сначала надо найти смену продажи. Наличку берут из денежного ящика ККТ.

Если оплата производилась через терминал эквайринга, необходимо получить от клиента заявление о возврате, оформить РКО, которое подпишет покупатель. Затем создается платежное поручение. Выплата по нему идет наличными из общей кассы или со счета компании.

Ведите учет наличности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, настраивайте интеграцию с товароучетной системой и онлайн-кассами. В сервисе простой учет, налоги, работа с сотрудниками, отчетность и другие инструменты. Первые две недели работы бесплатны для новичков.


Что такое выписка из банка и как она выглядит

Выписку из банка у предпринимателя регулярно запрашивает бухгалтер. Этот документ нужен, чтобы отразить в учете поступления и оплаты по расчетному счету. Расскажем, что такое выписка, как она выглядит, как ее получить и надо ли хранить.

Проводки по валютным операциям

При импорте и экспорте приходится иметь дело с валютой: к ее курсу привязывают стоимость договора и проводят расчеты в ней. Но российские законы требуют отражать операции в учете только в рублях и пересчитывать в рубли по курсу ЦБ РФ активы и обязательства компании. Расскажем в статье, как отражать валютные операции и курсовые разницы.

Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Лизинг в Контур.Бухгалтерии

Часто лизинг оказывается выгоднее кредита, и бизнес им охотно пользуется. С 2022 года ввели ряд новшеств при работе с лизинговыми операциями. Расскажем, как учитывать лизинг и приведем пример такого учета в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты