Учет наличных денежных средств — Контур.Бухгалтерия

Учет наличных денежных средств

Одна из важных задач бухучета — контроль за наличными деньгами компании. Без него неизбежны ошибки в расчетах. Закон требует строгого соблюдения финансовой дисциплины, нарушителей штрафуют. Рассказываем главное, что надо знать об учете наличных средств.

Учет наличных денежных средств

Что такое учет наличных денежных средств

Учет наличности — один из сложнейших разделов бухучета, его цель — обеспечить сохранность денег и контролировать их движение.

Часто на практике происходит путаница между применением термина «касса». Им называют операции с наличными деньгами и кассовую технику (ККТ). 

  • Касса отражает движение наличных средств, используются документы о кассовых операциях, подтверждающие приходы и расходы.
  • Движение средств, отображаемое через онлайн-кассу (ККТ), — часть всех финансовых операций компании. Они подтверждаются фискальными чеками. Через ККТ проходят не все операции с наличкой, осуществляемые в компании.

В зависимости от численности работников и режима налогообложения бизнеса учет наличности может быть базовым или упрощенным.

Базовый учет

Все операции фиксируются в кассовой книге. При поступлении средств составляется приходно-кассовый ордер, при выдаче — расходно-кассовый (принято использовать сокращения ПКО и РКО). Для выдачи наличными зарплаты и других поощрений используются расчетно-платежная форма и платежная ведомость. Если сотруднику либо руководителю юрлица выдают деньги под отчет или они тратят свои средства, оформляется авансовый отчет.

Унифицированные бланки документов установлены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Формы зарплатных ведомостей приведены в аналогичном постановлении от 05.01.2004 № 1. Кассовые документы и книги могут вестись на бумаге или в электронном виде.

Обязанность вести кассовую книгу распространяется на обособленные подразделения, даже если у них нет собственного расчетного счета (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Упрощенный учет

Для ИП и малого бизнеса на спецрежимах требования упрощены. Они вправе не вести бухучет в полном объеме и, соответственно, не применять все кассовые документы (подп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Бизнес, которому разрешен упрощенный порядок кассовой дисциплины, вправе не оформлять РКО, ПКО, вести кассовую книгу. Но если у ИП есть наемные работники, необходимо оформлять ведомости, прочие документы, связанные с зарплатой, авансовые отчеты.

Учет наличных денежных средств через кассу

Компания должна предусмотреть максимальный лимит налички в кассе. Руководитель организации должен назначить ответственного за нее. Этот сотрудник несет материальную ответственность, проводит все операции с первичкой, заносит данные в регистры. 

Проводки

В бухучете отражение операций в денежном эквиваленте называется проводкой.

Все проводки наличных через кассу осуществляются с применением счета 50 «Касса». Если деньги выдаются — в записи указывается Кт 50, при получении — Дт 50.

К счету открываются субсчета, по которым контролируется движение денег в разрезе. Основные из них: 50-1«Касса организации», 50-2 «Операционная касса» (операции в обособленных подразделениях); 50-3 «Денежные документы».

Если компания использует онлайн-кассу, то в обязательном отчете будут отражаться приходы с разным типом проводок: полная или частичная оплата, предоплата. Без онлайн-кассы их придется отражать в регистрах бухучета.

Лимиты по денежным средствам

Установление максимального предела налички должно быть оформлено по всем правилам. Руководитель компании обязан утвердить приказом такой лимит и ознакомить с ним кассиров, бухгалтеров. Величину лимита он определяет сам, на основании оборота компании, формы расчетов с партнерами, объема текущих расходов.

Нарушать лимит запрещено. Исключение — зарплатные дни и дни, когда сотрудники получают соцвыплаты от компании. Тогда можно держать в кассе больше налички, но не дольше пяти рабочих дней.

Сумму, которая превышает лимит, необходимо поместить в банк на расчетный счет компании. Таким образом, кассовый лимит — это количество денег, которые разрешается хранить в кассе.

В действующем законодательстве есть ограничения по видам операций, которые можно проводить с наличкой. Для ряда операций установлены еще и собственные лимиты.

Полный список операций, по которым разрешено использовать наличку, содержится в Указаниях Центробанка от 9 декабря 2019 г. N 5348-№У. В частности, это:

  • оплата товара от поставщиков;
  • возврат денег покупателю;
  • оплата аренды, коммунальных услуг;
  • оплата текущих нужд компании (например, покупка канцтоваров);
  • расходы на служебные командировки сотрудников, выдача им средств под отчет.

Остальные операции и платежи свыше лимита надо проводить через расчетный счет. Максимальная сумма для расчетов наличкой — 100 000 рублей. На операции между физлицами это ограничение не распространяется.

За нарушения по лимитам установлены штрафы:

  • для ИП и должностных лиц — от 4 000 до 5 000 рублей;
  • для юрлиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Операции по кассе

С 2017 года продавцы с онлайн-кассами могут не использовать ряд форм кассовой отчетности. Документы отправляются в ФНС автоматически из ККТ. Например, можно не оформлять акт о проверке наличных денежных средств кассы.

ПКО и РКО оформляются в электронном виде, если ККТ интегрирована с сервисом бухучета — например, настроена связь между товароучетной системой Контур.Маркет и онлайн-бухгалтерией Контур.Бухгалтерия. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-кассы установлены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Расходным ордером документируются: выдача заработной платы, оплата товара контрагенту, возврат денег покупателю.

В первых двух случаях надо указать, по какой причине деньги вынимаются из кассы. При этом напрямую отчет в налоговую не уходит.

Если надо совершить возврат, то действия сотрудника зависят от способа и даты оплаты товара. Покупка за наличку и возврат в тот же день — возврат наличкой. Если клиент пришел за возвратом позже, сначала надо найти смену продажи. Наличку берут из денежного ящика ККТ.

Если оплата производилась через терминал эквайринга, необходимо получить от клиента заявление о возврате, оформить РКО, которое подпишет покупатель. Затем создается платежное поручение. Выплата по нему идет наличными из общей кассы или со счета компании.

Ведите учет наличности в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, настраивайте интеграцию с товароучетной системой и онлайн-кассами. В сервисе простой учет, налоги, работа с сотрудниками, отчетность и другие инструменты. Первые две недели работы бесплатны для новичков.


Жалобы на налоговую инспекцию: как подать, куда жаловаться

Физическое или юридическое лицо может жаловаться на ФНС, если инспекция своими действиями или бездействиями нарушает права этого лица. Жалобу подают в вышестоящую ФНС — рассказываем, как это сделать.

Онлайн-сервис или программа для расчета заработной платы

Иногда бизнесу нужна отдельная программа или сервис для расчета зарплаты и отчетности по сотрудникам. Расскажем, какие возможности должны быть у такой программы и покажем основные операции на примере «Зарплаты» в Контур.Бухгалтерии.

Договор займа между юридическими лицами

Когда бизнесу нужны оборотные средства, кроме банковских кредитов, можно взять деньги у другого юридического лица. А кредитор, оформляя заём юридическому лицу, может выгодно разместить свободные деньги и заработать на этом процентный доход. Расскажем, как действует такой договор займа.

Договор займа между физическим и юридическим лицом

Часто юридическому лицу нужно получить оборотные средства для развития бизнеса, но не всегда удобно и выгодно обращаться за займом в кредитную организацию. Тогда можно занять деньги у физического или юридического лица. Такой заём может быть беспроцентным или процентным. Разберемся, какой договор необходимо заключить для оформления займа.

Учет товаров на маркетплейсах

Маркетплейсы — отличный канал для моментального вывода на рынок своих товаров. Они активно развиваются последние несколько лет, каждый год демонстрируя стабильный рост товарооборота, торгового оборота и количества продавцов. В торговлю на маркетплейсах вовлекается все больше компаний и индивидуальных предпринимателей. Поэтому важно научиться разбираться с базовыми бухгалтерскими и управленческими процессами, чтобы бизнес шел успешно и приносил прибыль.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте