Система бухгалтерского учета

Систематизировать сведения о бизнесе, его доходах и расходах помогает бухгалтерский учет. Вести его можно по-разному и в разных системах и сервисах, которые облегчают и автоматизируют эту работу. Расскажем вкратце, что такое бухгалтерия и как ее можно организовать для небольшого бизнеса.

Что такое бухгалтерский учет

Система бухгалтерского учета

Ежедневно в бизнесе совершаются хозяйственные операции, а еще компания или ИП владеют имуществом и несут обязательства. Бухгалтерский учет — это система, разработанная для постоянного сбора, документирования и обобщения данных обо всех этих вещах и процессах.

Простыми словами, это система правил, по которым описывают изменения в «жизни» бизнеса. На основе таких записей потом создаются обобщенные бухгалтерские отчеты. Отчеты нужны самой компании, чтобы понимать суть изменений и планировать деятельность. А еще они нужны внешним пользователям: банкам, инвесторам, партнерам и государственным органам — с помощью отчетности они оценивают финансовое состояние и устойчивость компании.

От бухучета освобождены ИП и филиалы иностранных компаний. Все органицации должны вести бухгалтерию, да и предприниматели имеют право вести учет по собственному решению (Федеральный закон 402-ФЗ). Малые компании и ИП могут вести упрощенный бухучет — о нем тоже расскажем в статье.

Зачем нужен бухучёт

На самом старте, пока бизнес маленький, руководитель может удерживать в памяти все сведения о сделках, платежах и финансовых потоках, просто записывать все это в тетрадку или гугл-таблицы. В этот период кажется, что в бухучете нет смысла. В какой-то мере это так, но грамотный бухучет помогает не просто записывать совершенные сделки. Еще он помогает:

  • видеть реальное финансовое положения бизнеса;
  • анализировать деятельность, строить прогнозы и сверяться с фактами;
  • искать резервы;
  • предотвращать кассовые разрывы, когда деньги нужны срочно, а их нет;
  • вовремя сдавать отчетность в госорганы.

Ключевые понятия бухучета

Первичный документ. Весь бухгалтерский учет строится на первичных документах, которые подтверждают факты хозяйственной жизни. Например, компания получает на склад 100 кг мороженого — это подтверждается входящей накладной, а для плательщиков ОСНО еще и счетом-фактурой или универсальным передаточным документом. Компания оплачивает поставку — это подтверждает расходный кассовый ордер. Среди первичных документов, или «первички», есть еще акты, авансовые отчеты, договоры. В них должны быть обязательные реквизиты: название участников сделки, дата сделки, название товара, услуги или работ, цена и пр. (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Можно работать с унифицированными формами первички или разрабатывать их самостоятельно.

Бухгалтерские регистры. Данные из первички заносятся в бухгалтерские регистры — это таблицы, журналы или ведомости. Их тоже можно использовать в унифицированном виде или изменять «под себя». 

В регистры информацию вносят по методу «двойной записи», чтобы фиксировать одновременно приход и расход имущества. Скажем, закупка мороженого — это приход товаров, но в то же время — расход денег. Поэтому в одной колонке прописывают приход (дебет), а в другой — расход (кредит) в денежном выражении

Бухгалтерские счета. При записи в бухгалтерские регистры каждая запись в колонке помечается разными цифровыми кодами — это бухгалтерские счета. Счета используют для учета разных групп доходов и расходов, активов и пассивов. Минфин разработал план счетов — именно его применяют в учете. Например, на счете 01 «Основные средства» учитывают здания и оборудование, на счете 41 «Товары» — товары для перепродажи, то же мороженое. 

К счетам есть субсчета: для счета 41 это, например, 41.1 «Товары на складах», 41.2 «Товары в розничной торговле» и так далее. Каждая компания выбирает из общего плана свой набор счетов, которые нужны ей для работы. Скажем, фермерскому хозяйству понадобится счет 11 «Животные на выращивании и откорме», а мебельному цеху счет 10 «Материалы».

Бухгалтерская проводка — это фиксация в регистре дебета и кредита с указанием счетов. Например: Дт 50 Кт 51 — 1 000 рублей. Это значит, что по дебету счета 50 «Касса» и по кредиту счета 51 «Расчетный счет» провели 1 000 рублей, а в переводе «с бухгалтерского на человеческий» — с расчетного счета компании сняли 1 000 рублей в кассу.

Сальдо. На базе проводок по каждому счету рассчитывают сальдо — это разница между суммой по дебету и кредиту за определенный период. Такой показатель может быть и нулевым.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Сведения по каждому счету берут для составления бухгалтерского баланса (в этом отчете группируют все активы и пассивы бизнеса за отчетный период) и отчета о прибылях и убытках — он же отчет о финансовых результатах. Это и есть бухгалтерская отчетность, компании раз в год сдают ее в налоговую вместе с приложениями — отчетами об изменениях капитала, о движении денежных средств, о целевом использовании средств. А еще эти отчеты руководители анализируют, чтобы понимать состояние бизнеса и принимать управленческие решения.

Что такое упрощенный бухгалтерский учет

Малые предприятия могут вести бухгалтерию в упрощенном виде (п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ). Для этого бизнес должен укладываться в такие рамки:

  • годовой оборот — не более 800 млн рублей;
  • штат — не более 100 человек;
  • участие фондов и государства в уставном капитале — не более 25%;
  • участие других юрлиц — не более 49%.

Минфин РФ предлагает три варианта упрощенного учета: полную форму, сокращенную и самую простую («Рекомендации по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления отчетности» от 11 декабря 2013).

  • Полная форма упрощенного учета подходит для компаний, которые проводят много разноплановых операций. В ней сокращенный план бухгалтерских счетов, где близкие счета объединяются, и благодаря этому проще исправлять ошибки в текущем отчетном периоде. В приложениях к Рекомендациям есть шаблоны регистров для полной форму упрощенного учета.
  • Сокращенная форма похожа на полную, но вместо нескольких регистров в ней только один — журнал учета фактов хозяйственной жизни, его образец тоже приведен в приложениях к Рекомендациям Минфина.
  • Самую простую форму могут применять микропредприятия с годовым оборотом не выше 120 млн рублей и штатом не более 15 работников. Здесь нет даже двойной записи с дебетом и кредитом, ведется только книга учета фактов хозяйственной жизни.

Применяя все эти формы, компании сдают и упрощенную бухотчетность: только бухгалтерский баланс и отчет о финрезультатах без пояснений и приложений.

Но не все малые компании могут применять формы упрощенного учета. Это запрещено для фирм, которые обязаны проводить аудит, потребительских и жилищно-строительных кооперативов, политических партий и государственных компаний, нотариальных палат и адвокатских бюро, микрофинансовых фирм и НКО, выполняющих функции иноагентов.

Что такое учетная политика

В зависимости от выбранной формы учета, налогового режима, плана счетов и форм первички у разных компаний будет отличаться способ, которым ведется бухгалтерия. Поэтому все особенности своего учета компания прописывает в документе, который называется «Учетная политика».

Учетную политику для компании разрабатывает ее бухгалтер или аутсорсинговая фирма, а директор утверждает приказом. Без этого документа работать нельзя, и при проверке налоговая может оштрафовать за отсутствие учетной политики. 

Нужен ли для ведения учета бухгалтер

Ведение бухгалтерского учета требует специальных знаний и опыта, с этой задачей лучше всего справляется профессиональный бухгалтер. Особенно если в компании ведутся разноплановые операции, а обороты высоки. Поэтому работа со штатным бухгалтером — самый надежный способ вести бухгалтерию. С этим сотрудником всегда можно посоветоваться по финансовым и юридическим вопросам, попросить подготовить не только обязательную, но и управленческую отчетность.

Если вы пока не готовы нанять бухгалтера в штат, бухгалтерию можно отдать на аутсорсинг бухгалтерской фирме или фрилансеру, убедившись в их благонадежности. Так поступают многие малые компании, а средние и крупные порой отдают на аутсорсинг целые участки бухучета — например, начисление и выплату зарплаты и кадровый учет. Другой вариант решать задачи учета — «приходящий» бухгалтер, который появляется в компании несколько раз в месяц.

Вести учет самостоятельно можно, если у вас есть хотя бы минимальная подготовка в бухгалтерии и финансах. В этом случае лучше выбрать простую «облегченную» бухгалтерскую программу или сервис, в которой часть функций автоматизирована. Такие системы сами следят за сроками платежей и отчетов, напоминают о них пользователю. Они сами предлагают верные проводки при заведении первичных документов, сами формируют регистры учета и затем отчетность. А еще в них есть «предустановленные» подходящие варианты учетной политики.

Чаще всего такие программы не устанавливаются на компьютер, а размещаются в облаке. Тогда их плюс еще и в том, что вы можете дать доступ к программе нужным сотрудникам: например, приходящему или удаленному бухгалтеру для ведения учета, менеджеру для заведения первички. А сами сможете контролировать их работу и выставлять счета клиентам, следить за финансами и долгами.

Как выбрать программу для бухучёта

Нет такой программы, которая подошла бы любому предприятию — от фабрики дверей до киоска с хот-догами. Систему учета нужно выбирать под потребности и особенности бизнеса: выбрать параметры, которые точно должны быть в вашей программе и сравнить популярные сервисы, не забывая об их надежности.

Вот на что стоит обратить внимание:

  • простой интерфейс, в котором можно быстро разобраться;
  • запуск на разных устройствах, в том числе мобильных;
  • подсказки и напоминания о сроках платежей и отчетов;
  • автоматизация разных функций: проводок, приема выписки из интернет-банка, отправки платежек в банк, создания отчетов;
  • подключение к кассам, товароучетной системе;
  • электронный документооборот;
  • управленческие отчеты для руководителя;
  • стоимость;
  • надежность производителя.

Системы, которые рассчитаны на предпринимателей и бухгалтеров малых фирм, проще: в них встроены подсказки, есть напоминания о важных задачах, работает техподдержка. А программы для специалистов и крупных компаний сложнее в использовании: для работы с ними нужно знать многие тонкости учета.

Работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет. Большинство функций автоматизировано, сервис можно изучить за пару дней. Тестируйте систему бесплатно 14 дней


Что такое выписка из банка и как она выглядит

Выписку из банка у предпринимателя регулярно запрашивает бухгалтер. Этот документ нужен, чтобы отразить в учете поступления и оплаты по расчетному счету. Расскажем, что такое выписка, как она выглядит, как ее получить и надо ли хранить.

Проводки по валютным операциям

При импорте и экспорте приходится иметь дело с валютой: к ее курсу привязывают стоимость договора и проводят расчеты в ней. Но российские законы требуют отражать операции в учете только в рублях и пересчитывать в рубли по курсу ЦБ РФ активы и обязательства компании. Расскажем в статье, как отражать валютные операции и курсовые разницы.

Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Лизинг в Контур.Бухгалтерии

Часто лизинг оказывается выгоднее кредита, и бизнес им охотно пользуется. С 2022 года ввели ряд новшеств при работе с лизинговыми операциями. Расскажем, как учитывать лизинг и приведем пример такого учета в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты