Система бухгалтерского учета

Что такое бухгалтерский учет

Ежедневно в бизнесе совершаются хозяйственные операции, а еще компания или ИП владеют имуществом и несут обязательства. Бухгалтерский учет — это система, разработанная для постоянного сбора, документирования и обобщения данных обо всех этих вещах и процессах.

Простыми словами, это система правил, по которым описывают изменения в «жизни» бизнеса. На основе таких записей потом создаются обобщенные бухгалтерские отчеты. Отчеты нужны самой компании, чтобы понимать суть изменений и планировать деятельность. А еще они нужны внешним пользователям: банкам, инвесторам, партнерам и государственным органам — с помощью отчетности они оценивают финансовое состояние и устойчивость компании.

От бухучета освобождены ИП и филиалы иностранных компаний. Все органицации должны вести бухгалтерию, да и предприниматели имеют право вести учет по собственному решению (Федеральный закон 402-ФЗ). Малые компании и ИП могут вести упрощенный бухучет — о нем тоже расскажем в статье.

Зачем нужен бухучёт

На самом старте, пока бизнес маленький, руководитель может удерживать в памяти все сведения о сделках, платежах и финансовых потоках, просто записывать все это в тетрадку или гугл-таблицы. В этот период кажется, что в бухучете нет смысла. В какой-то мере это так, но грамотный бухучет помогает не просто записывать совершенные сделки. Еще он помогает:

• видеть реальное финансовое положения бизнеса;
• анализировать деятельность, строить прогнозы и сверяться с фактами;
• искать резервы;
• предотвращать кассовые разрывы, когда деньги нужны срочно, а их нет;
• вовремя сдавать отчетность в госорганы.

Ключевые понятия бухучета

Первичный документ. Весь бухгалтерский учет строится на первичных документах, которые подтверждают факты хозяйственной жизни. Например, компания получает на склад 100 кг мороженого — это подтверждается входящей накладной, а для плательщиков ОСНО еще и счетом-фактурой или универсальным передаточным документом. Компания оплачивает поставку — это подтверждает расходный кассовый ордер. Среди первичных документов, или «первички», есть еще акты, авансовые отчеты, договоры. В них должны быть обязательные реквизиты: название участников сделки, дата сделки, название товара, услуги или работ, цена и пр. (п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ). Можно работать с унифицированными формами первички или разрабатывать их самостоятельно.

Бухгалтерские регистры. Данные из первички заносятся в бухгалтерские регистры — это таблицы, журналы или ведомости. Их тоже можно использовать в унифицированном виде или изменять «под себя». 

В регистры информацию вносят по методу «двойной записи», чтобы фиксировать одновременно приход и расход имущества. Скажем, закупка мороженого — это приход товаров, но в то же время — расход денег. Поэтому в одной колонке прописывают приход (дебет), а в другой — расход (кредит) в денежном выражении

Бухгалтерские счета. При записи в бухгалтерские регистры каждая запись в колонке помечается разными цифровыми кодами — это бухгалтерские счета. Счета используют для учета разных групп доходов и расходов, активов и пассивов. Минфин разработал план счетов — именно его применяют в учете. Например, на счете 01 «Основные средства» учитывают здания и оборудование, на счете 41 «Товары» — товары для перепродажи, то же мороженое. 

К счетам есть субсчета: для счета 41 это, например, 41.1 «Товары на складах», 41.2 «Товары в розничной торговле» и так далее. Каждая компания выбирает из общего плана свой набор счетов, которые нужны ей для работы. Скажем, фермерскому хозяйству понадобится счет 11 «Животные на выращивании и откорме», а мебельному цеху счет 10 «Материалы».

Бухгалтерская проводка — это фиксация в регистре дебета и кредита с указанием счетов. Например: Дт 50 Кт 51 — 1 000 рублей. Это значит, что по дебету счета 50 «Касса» и по кредиту счета 51 «Расчетный счет» провели 1 000 рублей, а в переводе «с бухгалтерского на человеческий» — с расчетного счета компании сняли 1 000 рублей в кассу.

Сальдо. На базе проводок по каждому счету рассчитывают сальдо — это разница между суммой по дебету и кредиту за определенный период. Такой показатель может быть и нулевым.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Сведения по каждому счету берут для составления бухгалтерского баланса (в этом отчете группируют все активы и пассивы бизнеса за отчетный период) и отчета о прибылях и убытках — он же отчет о финансовых результатах. Это и есть бухгалтерская отчетность, компании раз в год сдают ее в налоговую вместе с приложениями — отчетами об изменениях капитала, о движении денежных средств, о целевом использовании средств. А еще эти отчеты руководители анализируют, чтобы понимать состояние бизнеса и принимать управленческие решения.

Что такое упрощенный бухгалтерский учет

Малые предприятия могут вести бухгалтерию в упрощенном виде (п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ). Для этого бизнес должен укладываться в такие рамки:

• годовой оборот — не более 800 млн рублей;
• штат — не более 100 человек;
• участие фондов и государства в уставном капитале — не более 25%;
• участие других юрлиц — не более 49%.

Минфин РФ предлагает три варианта упрощенного учета: полную форму, сокращенную и самую простую («Рекомендации по применению упрощенных способов ведения бухучета и составления отчетности» от 11 декабря 2013).

• Полная форма упрощенного учета подходит для компаний, которые проводят много разноплановых операций. В ней сокращенный план бухгалтерских счетов, где близкие счета объединяются, и благодаря этому проще исправлять ошибки в текущем отчетном периоде. В приложениях к Рекомендациям есть шаблоны регистров для полной форму упрощенного учета.
• Сокращенная форма похожа на полную, но вместо нескольких регистров в ней только один — журнал учета фактов хозяйственной жизни, его образец тоже приведен в приложениях к Рекомендациям Минфина.
• Самую простую форму могут применять микропредприятия с годовым оборотом не выше 120 млн рублей и штатом не более 15 работников. Здесь нет даже двойной записи с дебетом и кредитом, ведется только книга учета фактов хозяйственной жизни.

Применяя все эти формы, компании сдают и упрощенную бухотчетность: только бухгалтерский баланс и отчет о финрезультатах без пояснений и приложений.

Но не все малые компании могут применять формы упрощенного учета. Это запрещено для фирм, которые обязаны проводить аудит, потребительских и жилищно-строительных кооперативов, политических партий и государственных компаний, нотариальных палат и адвокатских бюро, микрофинансовых фирм и НКО, выполняющих функции иноагентов.

Что такое учетная политика

В зависимости от выбранной формы учета, налогового режима, плана счетов и форм первички у разных компаний будет отличаться способ, которым ведется бухгалтерия. Поэтому все особенности своего учета компания прописывает в документе, который называется «Учетная политика».

Учетную политику для компании разрабатывает ее бухгалтер или аутсорсинговая фирма, а директор утверждает приказом. Без этого документа работать нельзя, и при проверке налоговая может оштрафовать за отсутствие учетной политики. 

Нужен ли для ведения учета бухгалтер

Ведение бухгалтерского учета требует специальных знаний и опыта, с этой задачей лучше всего справляется профессиональный бухгалтер. Особенно если в компании ведутся разноплановые операции, а обороты высоки. Поэтому работа со штатным бухгалтером — самый надежный способ вести бухгалтерию. С этим сотрудником всегда можно посоветоваться по финансовым и юридическим вопросам, попросить подготовить не только обязательную, но и управленческую отчетность.

Если вы пока не готовы нанять бухгалтера в штат, бухгалтерию можно отдать на аутсорсинг бухгалтерской фирме или фрилансеру, убедившись в их благонадежности. Так поступают многие малые компании, а средние и крупные порой отдают на аутсорсинг целые участки бухучета — например, начисление и выплату зарплаты и кадровый учет. Другой вариант решать задачи учета — «приходящий» бухгалтер, который появляется в компании несколько раз в месяц.

Вести учет самостоятельно можно, если у вас есть хотя бы минимальная подготовка в бухгалтерии и финансах. В этом случае лучше выбрать простую «облегченную» бухгалтерскую программу или сервис, в которой часть функций автоматизирована. Такие системы сами следят за сроками платежей и отчетов, напоминают о них пользователю. Они сами предлагают верные проводки при заведении первичных документов, сами формируют регистры учета и затем отчетность. А еще в них есть «предустановленные» подходящие варианты учетной политики.

Чаще всего такие программы не устанавливаются на компьютер, а размещаются в облаке. Тогда их плюс еще и в том, что вы можете дать доступ к программе нужным сотрудникам: например, приходящему или удаленному бухгалтеру для ведения учета, менеджеру для заведения первички. А сами сможете контролировать их работу и выставлять счета клиентам, следить за финансами и долгами.

Как выбрать программу для бухучёта

Нет такой программы, которая подошла бы любому предприятию — от фабрики дверей до киоска с хот-догами. Систему учета нужно выбирать под потребности и особенности бизнеса: выбрать параметры, которые точно должны быть в вашей программе и сравнить популярные сервисы, не забывая об их надежности.

Вот на что стоит обратить внимание:

• простой интерфейс, в котором можно быстро разобраться;
• запуск на разных устройствах, в том числе мобильных;
• подсказки и напоминания о сроках платежей и отчетов;
• автоматизация разных функций: проводок, приема выписки из интернет-банка, отправки платежек в банк, создания отчетов;
• подключение к кассам, товароучетной системе;
• электронный документооборот;
• управленческие отчеты для руководителя;
• стоимость;
• надежность производителя.

Системы, которые рассчитаны на предпринимателей и бухгалтеров малых фирм, проще: в них встроены подсказки, есть напоминания о важных задачах, работает техподдержка. А программы для специалистов и крупных компаний сложнее в использовании: для работы с ними нужно знать многие тонкости учета.

Работайте в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: ведите учет, платите налоги и зарплату, отчитывайтесь через интернет. Большинство функций автоматизировано, сервис можно изучить за пару дней. Тестируйте систему бесплатно 14 дней