Работа с электронным больничным

Бумажные больничные ушли в прошлое, теперь все сотрудники получают электронные больничные листки, на их основании выплачиваются пособия. Выплаты стали не только прямыми по всей стране, теперь они еще и «проактивные» — то есть их инициирует СФР. Фонду важно получать сведения от работодателя, так что компаниям и ИП нужно наладить взаимодействие с Социальным фондом. Расскажем, как со всем этим обходиться.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно

Электронный больничный в 2023 году

До 2022 года у пациента был выбор: попросить в клинике бумажный или электронный больничный лист (ЭЛН). Если компания не могла обрабатывать ЭЛН, сотрудник брал бумажный документ.

С 2022 года электронные больничные выдают всем пациентам, кроме тех которые связаны с гостайной или госзащитой. Электронный листок не теряется, его нельзя испортить, сложно подделать. Он упрощает работу медучреждений и СФР. Поэтому работодателям нужно получить электронную подпись и наладить взаимодействие с СФР через Социальный электронный документооборот. 

Проактивные прямые выплаты 

До 2022 года сотрудник после болезни писал заявление о назначении пособия, прилагал бумажный больничный или номер ЭЛН, а работодатель отправлял в ФСС сведения для назначения пособия. За первые три дня болезни работодатель рассчитывал и выплачивал пособие сам, а за остальные дни деньги назначал и выплачивал фонд, поэтому выплаты называются прямыми — они платятся напрямую из фонда. Иногда руководство затягивало отправку сведений в Соцстрах, и пособие приходило позже, чем нужно.

Теперь объединенный Социальный фонд сам инициирует начисление и выплату пособий — поэтому выплаты стали называть проактивными. О болезни сотрудника фонд узнает из своей системы, о рождении ребенка для назначения соответствующего пособия узнает из записей ЗАГС. Работодателю больше не нужно по этим поводам получать заявление от работника и отправлять сведения в СФР. Только назначение детских пособий происходит по-прежнему по заявлению.

• Для назначения пособий СФР нужны данные о сотрудниках, их отправляют работодатели. Для этого предприниматели и компании должны настроить электронный обмен сведениями с фондом. Есть несколько возможностей:
• на сайте СФР создать кабинет страхователя с помощью аккаунта на Госуслугах;
• установить на компьютер бесплатный сервис СФР «Подготовка расчетов» и через нее обмениваться данными с фондом;
• подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) — здесь же работодатель сможет узнавать и номера ЭЛН своих сотрудников;
• настроить обмен данными с фондом в своем бухгалтерском сервисе (например в Контур.Бухгалтерии), если сервис умеет работать с электронными больничными и подключаться к СЭДО.

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Новые обязанности работодателей по больничным

Из списка прежних обязанностей сохранилось одно: работодатели начисляют и оплачивают первые три дня болезни сотрудника из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ). Также фиксируют сведения о болезни (или декрете) в кадровых документах для правильных расчетов в дальнейшем. При расчетах нужно учитывать базовые изменения с 2023 года:

• новый МРОТ — 16 242 рубля;
• лимиты баз на социальное страхование за 2021 год — 966 000 рублей и за 2022 — 1 032 000 рублей, суммы превышения не учитываются при расчете пособия.

Сведения о застрахованных лицах в СФР

Теперь работодатель должен по каждому сотруднику передать фонду форму со сведениями о застрахованном лице (утверждена приказом ФСС №26 от 4 февраля 2021). По этой форме фонд видит, кто является страхователем гражданина и кому делать запросы на недостающие сведения при начислении и выплате пособий.

Новые сотрудники заполняют форму при найме на работу, а работодатель отправляет ее в фонд в течение 3 рабочих дней после получения от работника. Текущие сотрудники заполняют форму в удобное время, а работодатель отправляет данные в СФР. Фонд рекомендует передать такие сведения как можно скорее. Если сотрудников много, это можно делать поэтапно, начиная с сотрудниц, которые планируют декрет. Важно передать еще и сведения о работниках, уволенных не больше 30 дней назад: они имеют право на больничное пособие, если заболеют в течение месяца после увольнения.

Вот основные сведения, которые заполняют сотрудники в форме:

• ФИО и дата рождения застрахованного лица;
• данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
• для иностранцев — вид на жительство или реквизиты других документов, которые дают право жить и работать в РФ;
• регистрация по месту жительства;
• реквизиты для выплаты пособия.

Если в этих данных что-то меняется: скажем, сотрудница изменила фамилию после замужества или изменился карточный счет для начисления пособий — работники сообщают об этом работодателю, а он направляет в фонд обновленную форму по застрахованному лицу.

Расчет зарплаты — это просто!

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Запросы СФР по сотрудникам

Когда фонд видит в системе ЭЛН гражданина, он может делать работодателю запрос на данные, которых не хватает для расчета пособия: например о среднем заработке. На такой запрос работодатель должен ответить в течение 3 рабочих дней.

Переплата по пособиям

Если работнику перечислят пособие с переплатой по вине работодателя (например из-за неверных данных, которые тот предоставил), работодатель обязан возместить в СФР переплату из своих средств.

Что же работодатель должен делать с самим листком нетрудоспособности? — Теперь ничего. Он даже не увидит этот документ. Фонд будет сообщать работодателям об открытии, закрытии больничного их работников и других изменениях статуса ЭЛН. Номер документа можно будет получить от фонда через СЭДО.

Работа с электронным больничным в Контур.Бухгалтерии

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно подключиться к СЭДО для обмена данным с Социальным фондом прямо из Бухгалтерии. Сервис будет уведомлять о запросах СФР, автоматически подтягивать данные о сотруднике в форму ответа на запрос фонда, рассчитывать больничные за первые 3 дня болезни. А еще из сервиса можно отправлять сведения о застрахованных лицах и сведения для начисления детских пособий.

Чтобы получать уведомления о запросах СФР на телефон и e-mail, проставьте нужные галочки в настройках сервиса. Подробности читайте в нашем блоге.

Порядок начисления и выплаты пособий в 2023 году

ФСС начисляет и выплачивает пособия без заявления со стороны работодателя. Только для выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет нужно подать заявление. Расскажем подробнее.

Пособие по временной нетрудоспособности

1. Сотрудник обращается за медицинской помощью, ему оформляют электронный лист нетрудоспособности, листок появляется в единой системе CФР.
2. СФР сообщает работодателю о начале болезни его сотрудника, а самому сотруднику присылает сообщение об ЭЛН в кабинет на Госуслугах.
3. После закрытия больничного СФР уведомляет работодателя и рассчитывает пособие гражданину.
4. Если фонду не хватает сведений для назначения и выплаты пособия, он обращается с запросами к работодателю.
5. Работодатель в ответ на запрос отправляет нужные сведения не позднее 3 рабочих дней: это могут быть сведения о стаже, окладе, среднем заработке за предыдущие 2 года.
6. СФР получает все сведения, рассчитывает и переводит гражданину пособие. Работодатель тем временем рассчитывает пособие за первые 3 дня болезни и выплачивает его сотруднику.

Пособие по беременности и родам

1. Фонд видит в своей системе ЭЛН о 140 днях декрета, уведомляет об этом работодателя и запрашивает необходимые сведения.
2. Работодатель обсуждает с сотрудницей дату ухода в декрет. Многие будущие мамы работают почти до даты родов, поэтому начало отпуска по БиР не всегда совпадает с началом больничного. Затем сотрудница пишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, после этого работодатель передает сведения в ответ на запрос фонда. Это единственный случай, когда работодателя не подстегивает срок для ответа в 3 рабочих дня.
3. СФР, получив данные о числе дней отпуска, рассчитывает и перечисляет пособие.
4. Если роды будут осложненными, медучреждение оформит еще один ЭЛН, фонд увидит его в системе, обработает и начислит дополнительное пособие.

Единовременное пособие по рождению ребенка

СФР узнает о рождении ребенка после появлении записи из ЗАГС в Едином госреестре. После этого фонд узнает о местах работы родителей и проверит, не выплачивалось ли пособие ранее. По этому пособию фонд тоже может сделать запрос о недостающих сведениях работодателю, и тот должен прислать ответ в течение 2 рабочих дней. Затем фонд начислит и выплатит пособие (если родители не работают по трудовым договорам, они получат пособие через органы соцобеспечения).

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

1. К моменту завершения декретного отпуска сотрудница передает работодателю заявление об отпуске по уходу за ребенком и просит назначить пособие.
2. Работодатель уведомляет СФР об этом заявлении и отправляет форму со сведениями для назначения ежемесячного детского пособия.
3. Фонд рассчитывает пособие и ежемесячно перечисляет его маме.

Санкции за нарушения правил работы с больничными в 2023 году

СФР следит за тем, чтобы при начислении пособий права работников не ущемлялись, а средства фонда не перерасходовались. Поэтому точность и полноту сведений от работодателей будут проверять с помощью перекрестных запросах в ФНС и других органах.

За искажение или несвоевременную передачу сведений работодатели могут поплатиться (ст. 15.2 255-ФЗ):

• непредставление документов — 200 рублей за документ;
• ошибки в сведениях — 20 % от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей;
• опоздание с передачей сведений — 5 000 рублей;
• переплата по вине работодателя — возмещение излишне уплаченных денег фонду.

Работайте с электронными больничными в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, получайте запросы от СФР, передавайте сведения в фонд и автоматически считайте больничные. В системе простой учет, налоги, зарплата, отчетность, ЭДО, нормативно-правовая база и другие инструменты. Большинство функций автоматизированы, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.

Автоматизируйте работу с сотрудниками

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Экстерн сам сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты для налоговой и Соцфонда.

Попробовать бесплатно