Бумажные больничные ушли в прошлое, теперь все сотрудники получают электронные больничные листки, на их основании выплачиваются пособия. Выплаты стали не только прямыми по всей стране, теперь они еще и «проактивные» — то есть их инициирует СФР. Фонду важно получать сведения от работодателя, так что компаниям и ИП нужно наладить взаимодействие с Социальным фондом. Расскажем, как со всем этим обходиться.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Электронный больничный в 2023 году
До 2022 года у пациента был выбор: попросить в клинике бумажный или электронный больничный лист (ЭЛН). Если компания не могла обрабатывать ЭЛН, сотрудник брал бумажный документ.
С 2022 года электронные больничные выдают всем пациентам, кроме тех которые связаны с гостайной или госзащитой. Электронный листок не теряется, его нельзя испортить, сложно подделать. Он упрощает работу медучреждений и СФР. Поэтому работодателям нужно получить электронную подпись и наладить взаимодействие с СФР через Социальный электронный документооборот.
Проактивные прямые выплаты
До 2022 года сотрудник после болезни писал заявление о назначении пособия, прилагал бумажный больничный или номер ЭЛН, а работодатель отправлял в ФСС сведения для назначения пособия. За первые три дня болезни работодатель рассчитывал и выплачивал пособие сам, а за остальные дни деньги назначал и выплачивал фонд, поэтому выплаты называются прямыми — они платятся напрямую из фонда. Иногда руководство затягивало отправку сведений в Соцстрах, и пособие приходило позже, чем нужно.
Теперь объединенный Социальный фонд сам инициирует начисление и выплату пособий — поэтому выплаты стали называть проактивными. О болезни сотрудника фонд узнает из своей системы, о рождении ребенка для назначения соответствующего пособия узнает из записей ЗАГС. Работодателю больше не нужно по этим поводам получать заявление от работника и отправлять сведения в СФР. Только назначение детских пособий происходит по-прежнему по заявлению.
- Для назначения пособий СФР нужны данные о сотрудниках, их отправляют работодатели. Для этого предприниматели и компании должны настроить электронный обмен сведениями с фондом. Есть несколько возможностей:
- на сайте СФР создать кабинет страхователя с помощью аккаунта на Госуслугах;
- установить на компьютер бесплатный сервис СФР «Подготовка расчетов» и через нее обмениваться данными с фондом;
- подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) — здесь же работодатель сможет узнавать и номера ЭЛН своих сотрудников;
- настроить обмен данными с фондом в своем бухгалтерском сервисе (например в Контур.Бухгалтерии), если сервис умеет работать с электронными больничными и подключаться к СЭДО.
Отчитывайтесь в СФР и не только
Любые отчеты для малого бизнеса с отправкой через интернет. Ведите учет, а Контур.Бухгалтерия сама создаст и проверит отчеты.
Новые обязанности работодателей по больничным
Из списка прежних обязанностей сохранилось одно: работодатели начисляют и оплачивают первые три дня болезни сотрудника из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ). Также фиксируют сведения о болезни (или декрете) в кадровых документах для правильных расчетов в дальнейшем. При расчетах нужно учитывать базовые изменения с 2023 года:
- новый МРОТ — 16 242 рубля;
- лимиты баз на социальное страхование за 2021 год — 966 000 рублей и за 2022 — 1 032 000 рублей, суммы превышения не учитываются при расчете пособия.
Сведения о застрахованных лицах в СФР
Теперь работодатель должен по каждому сотруднику передать фонду форму со сведениями о застрахованном лице (утверждена приказом ФСС №26 от 4 февраля 2021). По этой форме фонд видит, кто является страхователем гражданина и кому делать запросы на недостающие сведения при начислении и выплате пособий.
Новые сотрудники заполняют форму при найме на работу, а работодатель отправляет ее в фонд в течение 3 рабочих дней после получения от работника. Текущие сотрудники заполняют форму в удобное время, а работодатель отправляет данные в СФР. Фонд рекомендует передать такие сведения как можно скорее. Если сотрудников много, это можно делать поэтапно, начиная с сотрудниц, которые планируют декрет. Важно передать еще и сведения о работниках, уволенных не больше 30 дней назад: они имеют право на больничное пособие, если заболеют в течение месяца после увольнения.
Вот основные сведения, которые заполняют сотрудники в форме:
- ФИО и дата рождения застрахованного лица;
- данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
- для иностранцев — вид на жительство или реквизиты других документов, которые дают право жить и работать в РФ;
- регистрация по месту жительства;
- реквизиты для выплаты пособия.
Если в этих данных что-то меняется: скажем, сотрудница изменила фамилию после замужества или изменился карточный счет для начисления пособий — работники сообщают об этом работодателю, а он направляет в фонд обновленную форму по застрахованному лицу.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Запросы СФР по сотрудникам
Когда фонд видит в системе ЭЛН гражданина, он может делать работодателю запрос на данные, которых не хватает для расчета пособия: например о среднем заработке. На такой запрос работодатель должен ответить в течение 3 рабочих дней.
Переплата по пособиям
Если работнику перечислят пособие с переплатой по вине работодателя (например из-за неверных данных, которые тот предоставил), работодатель обязан возместить в СФР переплату из своих средств.
Что же работодатель должен делать с самим листком нетрудоспособности? — Теперь ничего. Он даже не увидит этот документ. Фонд будет сообщать работодателям об открытии, закрытии больничного их работников и других изменениях статуса ЭЛН. Номер документа можно будет получить от фонда через СЭДО.
Работа с электронным больничным в Контур.Бухгалтерии
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно подключиться к СЭДО для обмена данным с Социальным фондом прямо из Бухгалтерии. Сервис будет уведомлять о запросах СФР, автоматически подтягивать данные о сотруднике в форму ответа на запрос фонда, рассчитывать больничные за первые 3 дня болезни. А еще из сервиса можно отправлять сведения о застрахованных лицах и сведения для начисления детских пособий.
Чтобы получать уведомления о запросах СФР на телефон и e-mail, проставьте нужные галочки в настройках сервиса. Подробности читайте в нашем блоге.
Порядок начисления и выплаты пособий в 2023 году
ФСС начисляет и выплачивает пособия без заявления со стороны работодателя. Только для выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет нужно подать заявление. Расскажем подробнее.
Пособие по временной нетрудоспособности
- Сотрудник обращается за медицинской помощью, ему оформляют электронный лист нетрудоспособности, листок появляется в единой системе CФР.
- СФР сообщает работодателю о начале болезни его сотрудника, а самому сотруднику присылает сообщение об ЭЛН в кабинет на Госуслугах.
- После закрытия больничного СФР уведомляет работодателя и рассчитывает пособие гражданину.
- Если фонду не хватает сведений для назначения и выплаты пособия, он обращается с запросами к работодателю.
- Работодатель в ответ на запрос отправляет нужные сведения не позднее 3 рабочих дней: это могут быть сведения о стаже, окладе, среднем заработке за предыдущие 2 года.
- СФР получает все сведения, рассчитывает и переводит гражданину пособие. Работодатель тем временем рассчитывает пособие за первые 3 дня болезни и выплачивает его сотруднику.
Пособие по беременности и родам
- Фонд видит в своей системе ЭЛН о 140 днях декрета, уведомляет об этом работодателя и запрашивает необходимые сведения.
- Работодатель обсуждает с сотрудницей дату ухода в декрет. Многие будущие мамы работают почти до даты родов, поэтому начало отпуска по БиР не всегда совпадает с началом больничного. Затем сотрудница пишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, после этого работодатель передает сведения в ответ на запрос фонда. Это единственный случай, когда работодателя не подстегивает срок для ответа в 3 рабочих дня.
- СФР, получив данные о числе дней отпуска, рассчитывает и перечисляет пособие.
- Если роды будут осложненными, медучреждение оформит еще один ЭЛН, фонд увидит его в системе, обработает и начислит дополнительное пособие.
Единовременное пособие по рождению ребенка
СФР узнает о рождении ребенка после появлении записи из ЗАГС в Едином госреестре. После этого фонд узнает о местах работы родителей и проверит, не выплачивалось ли пособие ранее. По этому пособию фонд тоже может сделать запрос о недостающих сведениях работодателю, и тот должен прислать ответ в течение 2 рабочих дней. Затем фонд начислит и выплатит пособие (если родители не работают по трудовым договорам, они получат пособие через органы соцобеспечения).
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет
- К моменту завершения декретного отпуска сотрудница передает работодателю заявление об отпуске по уходу за ребенком и просит назначить пособие.
- Работодатель уведомляет СФР об этом заявлении и отправляет форму со сведениями для назначения ежемесячного детского пособия.
- Фонд рассчитывает пособие и ежемесячно перечисляет его маме.
Санкции за нарушения правил работы с больничными в 2023 году
СФР следит за тем, чтобы при начислении пособий права работников не ущемлялись, а средства фонда не перерасходовались. Поэтому точность и полноту сведений от работодателей будут проверять с помощью перекрестных запросах в ФНС и других органах.
За искажение или несвоевременную передачу сведений работодатели могут поплатиться (ст. 15.2 255-ФЗ):
- непредставление документов — 200 рублей за документ;
- ошибки в сведениях — 20 % от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей;
- опоздание с передачей сведений — 5 000 рублей;
- переплата по вине работодателя — возмещение излишне уплаченных денег фонду.
Работайте с электронными больничными в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, получайте запросы от СФР, передавайте сведения в фонд и автоматически считайте больничные. В системе простой учет, налоги, зарплата, отчетность, ЭДО, нормативно-правовая база и другие инструменты. Большинство функций автоматизированы, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
