Работа с электронным больничным

Бумажные больничные ушли в прошлое, с 2022 года все сотрудники получают электронные больничные листки, на их основании выплачиваются пособия. Выплаты стали не только прямыми по всей стране, теперь они еще и «проактивные» — то есть их инициирует ФСС. Фонду важно получать сведения от работодателя, так что компаниям и ИП нужно наладить взаимодействие с Соцстрахом. Расскажем, как со всем этим обходиться.

Электронный больничный с 2022 года

До 2022 года у пациента был выбор: попросить в клинике бумажный или электронный больничный лист (ЭЛН). Если компания не могла обрабатывать ЭЛН, сотрудник брал бумажный документ.

С 2022 года электронные больничные выдают всем пациентам, кроме тех которые связаны с гостайной или госзащитой. Электронный листок не теряется, его нельзя испортить, сложно подделать. Он упрощает работу медучреждений и ФСС.

Поэтому с 2022 года работодателям нужно получить электронную подпись и налазить взаимодействие с ФСС через Социальный электронный документооборот. До июля 2022 года действует переходный период: работа идет и по старым, и по новым правилам, а штрафы за нарушения нововведений не назначаются.

Работа с электронным больничным

Проактивные прямые выплаты с 2022 года

До 2022 года сотрудник после болезни писал заявление о назначении пособия, прилагал бумажный больничный или номер ЭЛН, а работодатель отправлял в ФСС сведения для назначения пособия. За первые три дня болезни работодатель рассчитывал и выплачивал пособие сам, а за остальные дни деньги назначал и выплачивал фонд, поэтому выплаты называются прямыми — они платятся напрямую из фонда. Иногда руководство затягивало отправку сведений в Соцстрах, и пособие приходило позже, чем нужно.

Теперь ФСС сам инициирует начисление и выплату пособий — поэтому выплаты стали называть проактивными. О болезни сотрудника фонд узнает из своей системы, о рождении ребенка для назначения соответствующего пособия узнает из записей ЗАГС. Работодателю больше не нужно по этим поводам получать заявление от работника и отправлять сведения в Соцстрах. Только назначение детских пособий происходит по-прежнему по заявлению.

  • Для назначения пособий ФСС нужны данные о сотрудниках, их отправляют работодатели. Для этого предприниматели и компании должны настроить электронный обмен сведениями с фондом. Есть несколько возможностей:
  • на сайте ФСС создать кабинет страхователя с помощью аккаунта на Госуслугах;
  • установить на компьютер бесплатный сервис ФСС «Подготовка расчетов для ФСС» и через нее обмениваться данными с фондом;
  • подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот» (СЭДО) — здесь же работодатель сможет узнавать и номера ЭЛН своих сотрудников;
  • настроить обмен данными с фондом в своем бухгалтерском сервисе (например в Контур.Бухгалтерии), если сервис умеет работать с электронными больничными и подключаться к СЭДО.

Новые обязанности работодателей по больничным

Из списка прежних обязанностей сохранилось одно: работодатели начисляют и оплачивают первые три дня болезни сотрудника из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ). Также фиксируют сведения о болезни (или декрете) в кадровых документах для правильных расчетов в дальнейшем. При расчетах нужно учитывать базовые изменения с 2022 года:

  • новый МРОТ — 13 890 рублей;
  • лимиты баз на социальное страхование за 2020 год — 912 000 рублей и за 2021 год — 966 000 рублей; суммы превышения не учитываются при расчете пособия.

Сведения о застрахованных лицах в ФСС

Теперь работодатель должен по каждому сотруднику передать фонду форму со сведениями о застрахованном лице (утверждена приказом ФСС №26 от 4 февраля 2021). По этой форме фонд видит, кто является страхователем гражданина и кому делать запросы на недостающие сведения при начислении и выплате пособий.

Новые сотрудники заполняют форму при найме на работу, а работодатель отправляет ее в фонд в течение 3 рабочих дней после получения от работника. Текущие сотрудники заполняют форму в удобное время, а работодатель отправляет данные в Соцстрах. Фонд рекомендует передать такие сведения как можно скорее. Если сотрудников много, это можно делать поэтапно, начиная с сотрудниц, которые планируют декрет. Важно передать еще и сведения о работниках, уволенных не больше 30 дней назад: они имеют право на больничное пособие, если заболеют в течение месяца после увольнения.

Вот основные сведения, которые заполняют сотрудники в форме:

  • ФИО и дата рождения застрахованного лица;
  • данные паспорта, СНИЛС и ИНН;
  • для иностранцев — вид на жительство или реквизиты других документов, которые дают право жить и работать в РФ;
  • регистрация по месту жительства;
  • реквизиты для выплаты пособия.

Если в этих данных что-то меняется: скажем, сотрудница изменила фамилию после замужества или изменился карточный счет для начисления пособий — работники сообщают об этом работодателю, а он направляет в фонд обновленную форму по застрахованному лицу.

Запросы ФСС по сотрудникам

Когда фонд видит в системе ЭЛН гражданина, он может делать работодателю запрос на данные, которых не хватает для расчета пособия: например о среднем заработке. На такой запрос работодатель должен ответить в течение 3 рабочих дней.

Переплата по пособиям

Если работнику перечислят пособие с переплатой по вине работодателя (например из-за неверных данных, которые тот предоставил), работодатель обязан возместить в ФСС переплату из своих средств.

Что же работодатель должен делать с самим листком нетрудоспособности? — Теперь ничего. Он даже не увидит этот документ. Фонд будет сообщать работодателям об открытии, закрытии больничного их работников и других изменениях статуса ЭЛН. Номер документа можно будет получить от фонда через СЭДО.

Работа с электронным больничным в Контур.Бухгалтерии

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно подключиться к СЭДО для обмена данным с ФСС прямо из Бухгалтерии. Сервис будет уведомлять о запросах ФСС, автоматически подтягивать данные о сотруднике в форму ответа на запрос фонда, рассчитывать больничные за первые 3 дня болезни. А еще из сервиса можно отправлять сведения о застрахованных лицах и сведения для начисления детских пособий.

Чтобы получать уведомления о запросах ФСС на телефон и e-mail, проставьте нужные галочки в настройках сервиса. Подробности читайте в нашем блоге.

Порядок начисления и выплаты пособий в 2022 году

ФСС начисляет и выплачивает пособия без заявления со стороны работодателя. Только для выплат по уходу за ребенком до 1,5 лет нужно подать заявление. Расскажем подробнее.

Пособие по временной нетрудоспособности

  1. Сотрудник обращается за медицинской помощью, ему оформляют электронный лист нетрудоспособности, листок появляется в единой системе ФСС.
  2. ФСС сообщает работодателю о начале болезни его сотрудника, а самому сотруднику присылает сообщение об ЭЛН в кабинет на Госуслугах.
  3. После закрытия больничного ФСС уведомляет работодателя и рассчитывает пособие гражданину.
  4. Если фонду не хватает сведений для назначения и выплаты пособия, он обращается с запросами в ПФР и к работодателю.
  5. Работодатель в ответ на запрос отправляет нужные сведения не позднее 3 рабочих дней: это могут быть сведения о стаже, окладе, среднем заработке за предыдущие 2 года.
  6. ФСС получает все сведения, рассчитывает и переводит гражданину пособие. Работодатель тем временем рассчитывает пособие за первые 3 дня болезни и выплачивает его сотруднику.

Пособие по беременности и родам

  1. Фонд видит в своей системе ЭЛН о 140 днях декрета, уведомляет об этом работодателя и запрашивает необходимые сведения.
  2. Работодатель обсуждает с сотрудницей дату ухода в декрет. Многие будущие мамы работают почти до даты родов, поэтому начало отпуска по БиР не всегда совпадает с началом больничного. Затем сотрудница пишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, после этого работодатель передает сведения в ответ на запрос фонда. Это единственный случай, когда работодателя не подстегивает срок для ответа в 3 рабочих дня.
  3. ФСС, получив данные о числе дней отпуска, рассчитывает и перечисляет пособие.
  4. Если роды будут осложненными, медучреждение оформит еще один ЭЛН, фонд увидит его в системе, обработает и начислит дополнительное пособие.

Единовременное пособие по рождению ребенка

ФСС узнает о рождении ребенка после появлении записи из ЗАГС в Едином госреестре. После этого фонд с помощью ПФР узнает о местах работы родителей и проверит, не выплачивалось ли пособие ранее. По этому пособию фонд тоже может сделать запрос о недостающих сведениях работодателю, и тот должен прислать ответ в течение 2 рабочих дней. Затем фонд начислит и выплатит пособие (если родители не работают по трудовым договорам, они получат пособие через органы соцобеспечения).

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

  1. К моменту завершения декретного отпуска сотрудница передает работодателю заявление об отпуске по уходу за ребенком и просит назначить пособие.
  2. Работодатель уведомляет ФСС об этом заявлении и отправляет форму со сведениями для назначения ежемесячного детского пособия.
  3. Фонд рассчитывает пособие и ежемесячно перечисляет его маме.

Санкции за нарушения правил работы с больничными в 2022 году

ФСС следит за тем, чтобы при начислении пособий права работников не ущемлялись, а средства фонда не перерасходовались. Поэтому точность и полноту сведений от работодателей будут проверять с помощью перекрестных запросах в ПФР, ФНС и других органах.

За искажение или несвоевременную передачу сведений работодатели могут поплатиться (ст. 15.2 255-ФЗ):

  • непредставление документов — 200 рублей за документ;
  • ошибки в сведениях — 20 % от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей;
  • опоздание с передачей сведений — 5 000 рублей;
  • переплата по вине работодателя — возмещение излишне уплаченных денег фонду.

До 1 июля 2022 (вероятно, и дольше) действует переходный период: пособия можно оформлять как по старым, так и по новым правилам, поэтому штрафы временно не назначаются. 

Работайте с электронными больничными в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия, получайте запросы от ФСС, передавайте сведения в фонд и автоматически считайте больничные. В системе простой учет, налоги, зарплата, отчетность, ЭДО, нормативно-правовая база и другие инструменты. Большинство функций автоматизированы, есть подсказки и напоминания. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.


График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Надбавки и доплаты

Получая расчетный лист в бухгалтерии, работник видит, что его зарплата складывается из разных сумм. Помимо базового оклада или тарифной ставки есть также надбавки, компенсации, доплаты, премии. Расскажем о них в статье.

Черная, серая и белая зарплата

Расскажем, какая схема выплаты заработной платы — единственная полностью легальная и чем грозит работодателю и сотруднику применение схем для уклонения от налогов и взносов.

Мобилизация сотрудников: как действовать работодателю и какие отчеты отправлять

После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты