Бухгалтерский ЭДО

Направления документооборота в бухгалтерии

Пройдем по всему циклу бухгалтерских задач — от создания первичных документов, проводок, сдачи отчетов, отправки документов в архив — и покажем, как на каждом этапе ЭДО облегчает работу бухгалтера.

Создание, получение и передача первички

Любая хозоперация сопровождается созданием первичного учетного документа. Сперва участники сделки заключают договор, затем в момент сделки оформляют другие документы: накладные, счета-фактуры, УПД, акты, транспортные накладные и др. Также появляются платежные документы при оплате сделки.

Чтобы не заполнять первичку и платежные документы на бумаге, можно решить вопрос в бухгалтерском сервисе в электронном виде. Для этого понадобятся:

• бухгалтерская программа, в которой можно быстро создавать первичные документы;
• система электронного документооборота между контрагентами, чтобы пересылать друг другу юридически значимые документы в электронном виде, минуя этап печати и физической передачи бумаг; это помогает быстро подписывать документы, страхует от потери или подделки, экономит время и деньги на пересылке;
• интеграция бухгалтерского сервиса с интернет-банком, чтобы загружать банковскую выписку и автоматически формировать на ее основе приходные и расходные кассовые ордеры, а также чтобы создавать и отправлять в банк платежные поручения.

Проводки и заполнение регистров учета

Этот этап почти полностью автоматизируется в бухгалтерских сервисах. Система в зависимости от типа документа предлагает вариант проводки. Бухгалтеру остается только проверить, верная ли проводка предложена, и провести документ. После этого система заполнит регистры учета.

Работа с сотрудниками

Для автоматизации этого участка учета нужно вести данные о сотрудниках в электронном виде: создавать личные карточки, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы. Это возможность безбумажной работы с сотрудниками:

• КЭДО — кадровый электронный документооборот, который применяют с 2022 года: всем сотрудникам можно сделать электронные подписи, чтобы они подписывали все документы удаленно и без этапа печати.

А еще нужно настроить электронный документооборот с фондами и ФНС для отправки отчетов и начисления пособий:

• документооборот с ФНС — понадобится возможность отправки отчетов и других форм из бухгалтерского сервиса, а также электронная подпись;
• документооборот с ПФР — он настраивается отдельно из бухгалтерского сервиса;
• социальный документооборот с ФСС — у многих онлайн-бухгалтерий есть модуль для обмена сведениями с Соцстрахом, это нужно с 2022 года для начисления пособий сотрудникам.

Отправка отчетности, получение писем и требований

Большинство бухгалтерских сервисов умеют формировать отчеты на основе данных бухгалтерского и налогового учета: подставляют нужные данные в формы, проверяют их по контрольным соотношениям. А еще выводят подсказки, чтобы бухгалтер понимал, как данные попадают в отчет и надо ли их корректировать. Правда некоторые отчеты и формы пользователям приходится заполнять вручную.

Для отправки отчетов через интернет в бухгалтерском сервисе должен быть специальный модуль, с помощью которого файлы передаются в контролирующие органы. А еще понадобится квалифицированная электронная подпись. Тогда из бухгалтерской системы можно не только отправлять отчеты, но и получать сведения об их статусе (отправлен, принят, отклонен), получать требования и письма от контролирующих органов и отвечать на них.

Хранение документов

Все «отработанные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, в зависимости от типа документа. Согласно закону, хранить их нужно именно в том виде, в котором они были созданы: бумажные — на бумаге, электронные — на сервере.

Если документы созданы или получены от контрагента в электронном виде, то вопрос хранения решается просто: все файлы лежат на серверах оператора ЭДО, а у компании есть бессрочный доступ к своим архивам. Не нужно устанавливать стеллажи и покупать папки для бумаг. Искать электронные документы в архиве тоже легко. Скажем, если налоговая запросит документ, его можно быстро найти поиском, прикрепить к ответному письму и отправить, не вставая с кресла.

Этапы внедрения ЭДО

Обмен электронными документами приравнивается к бумажному документообороту (149-ФЗ, 402-ФЗ). Но для этого нужна электронная подпись (63-ФЗ). Притом обязательно квалифицированная электронная подпись (КЭП) — ее выдает на токенах ФС с 2022 года. Подпись получают на руководителя организации или ИП, а сотрудники оформляют личные подписи сотрудников. 

Вот что нужно сделать, чтобы организовать ЭДО в компании.

Выбрать бухгалтерский сервис. Онлайн-бухгалтерия или стационарная программа поможет создавать первичку в электронном виде, загружать банковскую выписку и подключить систему электронного документооборота с контрагентами или сотрудниками, а еще — отправлять отчетность через интернет.

Настроить интеграцию с интернет-банком. Во многих бухгалтерских сервисах есть возможность интеграции с банками. Это позволяет подгружать банковскую выписку в бухгалтерию, а из нее отправлять в банк платежные поручения. Без такой интеграции тоже можно работать, но это не так удобно: бухгалтеру приходится просить директора выгрузить из банка выписку в виде файла, а платежки передавать в банк тоже не напрямую, а отдельными файлами.

Оформить сертификат КЭП. С 2022 года это можно сделать только в налоговой или у ее доверенных лиц. Придется купить токен — защищенный носитель, похожий на флешку, установить на компьютер лицензию КриптоПРО и оформить документы в налоговой. После этого на токен запишут подпись, и ею можно будет подписывать отчеты и другие документы. КЭП дает максимальную степень защиты подписанного файла. С ее помощью можно установить, кто автор документа, кто и когда вносил исправления в файл. 

Подключиться к оператору ЭДО. В некоторых бухгалтерских сервисах сразу есть блок ЭДО, а к другим его приходится подключать отдельно. Лучше заранее уточнить у контрагентов, с каким оператором сотрудничают они, и выбрать компанию, к которой подключено большинство ваших партнеров.

Пригласить контрагентов в ЭДО. Уведомите контрагентов, которых вы увидите в своей системе ЭДО, что теперь и вы готовы обмениваться цифровыми документами. А оставшимся контрагентам можно прислать приглашение в систему — возможно, они как раз решатся на этот шаг. 

Подключить КЭДО — кадровый цифровой документооборот. Это важно для крупных компаний, особенно если часть сотрудников работают удаленно.

Выгоды ЭДО для бухгалтерии

С электронным документооборотом компания экономит время и деньги:

• снижаются расходы на печать: больше не нужна бумага, чернила в принтере, да и на единицах офисной техники можно будет сэкономить;
• не нужно тратиться на курьеров или отправку бумаг по почте;
• экономится время: все процессы проходят быстрее, контрагент может подписать договор в течение пары минут, не придется печатать и готовить бумаги к отправке почтой или вызывать курьера;
• удобство работы: доступ к документам можно получить с любого компьютера — правда для их подписания на устройстве должна стоять лицензия КриптоПро, а у владельца должен быть токен с подписью;
• безопасность: взломать КЭП практически невозможно, все данные защищены, их нельзя потерять или испортить;
• минимум работы с отчетами и запросами: для отправки отчет нужно только подписать электронной подписью, а еще упрощается обмен сведениями с налоговой и фондами;
• не нужно содержать архив: все документы хранятся на серверах оператора ЭДО.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно создавать первичку, отправлять отчеты через интернет, обмениваться электронными документами с контрагентами, загружать банковскую выписку. Работайте в системе, избавьтесь от авралов и рутины. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков