Бухгалтерский ЭДО

Сегодня в бухгалтерии большинство задач решается не с помощью бумаги, а через обмен электронными документами. Сперва это коснулось отчетности, затем — обмена документами с банками, партнерами и фондами. Расскажем, как и с какими органами важно настроить бухгалтерский электронный документооборот.

Направления документооборота в бухгалтерии

Бухгалтерский ЭДО

Пройдем по всему циклу бухгалтерских задач — от создания первичных документов, проводок, сдачи отчетов, отправки документов в архив — и покажем, как на каждом этапе ЭДО облегчает работу бухгалтера.

Создание, получение и передача первички

Любая хозоперация сопровождается созданием первичного учетного документа. Сперва участники сделки заключают договор, затем в момент сделки оформляют другие документы: накладные, счета-фактуры, УПД, акты, транспортные накладные и др. Также появляются платежные документы при оплате сделки.

Чтобы не заполнять первичку и платежные документы на бумаге, можно решить вопрос в бухгалтерском сервисе в электронном виде. Для этого понадобятся:

  • бухгалтерская программа, в которой можно быстро создавать первичные документы;
  • система электронного документооборота между контрагентами, чтобы пересылать друг другу юридически значимые документы в электронном виде, минуя этап печати и физической передачи бумаг; это помогает быстро подписывать документы, страхует от потери или подделки, экономит время и деньги на пересылке;
  • интеграция бухгалтерского сервиса с интернет-банком, чтобы загружать банковскую выписку и автоматически формировать на ее основе приходные и расходные кассовые ордеры, а также чтобы создавать и отправлять в банк платежные поручения.

Проводки и заполнение регистров учета

Этот этап почти полностью автоматизируется в бухгалтерских сервисах. Система в зависимости от типа документа предлагает вариант проводки. Бухгалтеру остается только проверить, верная ли проводка предложена, и провести документ. После этого система заполнит регистры учета.

Работа с сотрудниками

Для автоматизации этого участка учета нужно вести данные о сотрудниках в электронном виде: создавать личные карточки, табели учета рабочего времени и другие кадровые документы. Это возможность безбумажной работы с сотрудниками:

  • КЭДО — кадровый электронный документооборот, который применяют с 2022 года: всем сотрудникам можно сделать электронные подписи, чтобы они подписывали все документы удаленно и без этапа печати.

А еще нужно настроить электронный документооборот с фондами и ФНС для отправки отчетов и начисления пособий:

  • документооборот с ФНС — понадобится возможность отправки отчетов и других форм из бухгалтерского сервиса, а также электронная подпись;
  • документооборот с ПФР — он настраивается отдельно из бухгалтерского сервиса;
  • социальный документооборот с ФСС — у многих онлайн-бухгалтерий есть модуль для обмена сведениями с Соцстрахом, это нужно с 2022 года для начисления пособий сотрудникам.

Отправка отчетности, получение писем и требований

Большинство бухгалтерских сервисов умеют формировать отчеты на основе данных бухгалтерского и налогового учета: подставляют нужные данные в формы, проверяют их по контрольным соотношениям. А еще выводят подсказки, чтобы бухгалтер понимал, как данные попадают в отчет и надо ли их корректировать. Правда некоторые отчеты и формы пользователям приходится заполнять вручную.

Для отправки отчетов через интернет в бухгалтерском сервисе должен быть специальный модуль, с помощью которого файлы передаются в контролирующие органы. А еще понадобится квалифицированная электронная подпись. Тогда из бухгалтерской системы можно не только отправлять отчеты, но и получать сведения об их статусе (отправлен, принят, отклонен), получать требования и письма от контролирующих органов и отвечать на них.

Хранение документов

Все «отработанные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, в зависимости от типа документа. Согласно закону, хранить их нужно именно в том виде, в котором они были созданы: бумажные — на бумаге, электронные — на сервере.

Если документы созданы или получены от контрагента в электронном виде, то вопрос хранения решается просто: все файлы лежат на серверах оператора ЭДО, а у компании есть бессрочный доступ к своим архивам. Не нужно устанавливать стеллажи и покупать папки для бумаг. Искать электронные документы в архиве тоже легко. Скажем, если налоговая запросит документ, его можно быстро найти поиском, прикрепить к ответному письму и отправить, не вставая с кресла.

Этапы внедрения ЭДО

Обмен электронными документами приравнивается к бумажному документообороту (149-ФЗ, 402-ФЗ). Но для этого нужна электронная подпись (63-ФЗ). Притом обязательно квалифицированная электронная подпись (КЭП) — ее выдает на токенах ФС с 2022 года. Подпись получают на руководителя организации или ИП, а сотрудники оформляют личные подписи сотрудников. 

Вот что нужно сделать, чтобы организовать ЭДО в компании.

Выбрать бухгалтерский сервис. Онлайн-бухгалтерия или стационарная программа поможет создавать первичку в электронном виде, загружать банковскую выписку и подключить систему электронного документооборота с контрагентами или сотрудниками, а еще — отправлять отчетность через интернет.

Настроить интеграцию с интернет-банком. Во многих бухгалтерских сервисах есть возможность интеграции с банками. Это позволяет подгружать банковскую выписку в бухгалтерию, а из нее отправлять в банк платежные поручения. Без такой интеграции тоже можно работать, но это не так удобно: бухгалтеру приходится просить директора выгрузить из банка выписку в виде файла, а платежки передавать в банк тоже не напрямую, а отдельными файлами.

Оформить сертификат КЭП. С 2022 года это можно сделать только в налоговой или у ее доверенных лиц. Придется купить токен — защищенный носитель, похожий на флешку, установить на компьютер лицензию КриптоПРО и оформить документы в налоговой. После этого на токен запишут подпись, и ею можно будет подписывать отчеты и другие документы. КЭП дает максимальную степень защиты подписанного файла. С ее помощью можно установить, кто автор документа, кто и когда вносил исправления в файл. 

Подключиться к оператору ЭДО. В некоторых бухгалтерских сервисах сразу есть блок ЭДО, а к другим его приходится подключать отдельно. Лучше заранее уточнить у контрагентов, с каким оператором сотрудничают они, и выбрать компанию, к которой подключено большинство ваших партнеров.

Пригласить контрагентов в ЭДО. Уведомите контрагентов, которых вы увидите в своей системе ЭДО, что теперь и вы готовы обмениваться цифровыми документами. А оставшимся контрагентам можно прислать приглашение в систему — возможно, они как раз решатся на этот шаг. 

Подключить КЭДО — кадровый цифровой документооборот. Это важно для крупных компаний, особенно если часть сотрудников работают удаленно.

Выгоды ЭДО для бухгалтерии

С электронным документооборотом компания экономит время и деньги:

  • снижаются расходы на печать: больше не нужна бумага, чернила в принтере, да и на единицах офисной техники можно будет сэкономить;
  • не нужно тратиться на курьеров или отправку бумаг по почте;
  • экономится время: все процессы проходят быстрее, контрагент может подписать договор в течение пары минут, не придется печатать и готовить бумаги к отправке почтой или вызывать курьера;
  • удобство работы: доступ к документам можно получить с любого компьютера — правда для их подписания на устройстве должна стоять лицензия КриптоПро, а у владельца должен быть токен с подписью;
  • безопасность: взломать КЭП практически невозможно, все данные защищены, их нельзя потерять или испортить;
  • минимум работы с отчетами и запросами: для отправки отчет нужно только подписать электронной подписью, а еще упрощается обмен сведениями с налоговой и фондами;
  • не нужно содержать архив: все документы хранятся на серверах оператора ЭДО.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно создавать первичку, отправлять отчеты через интернет, обмениваться электронными документами с контрагентами, загружать банковскую выписку. Работайте в системе, избавьтесь от авралов и рутины. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков


Что такое выписка из банка и как она выглядит

Выписку из банка у предпринимателя регулярно запрашивает бухгалтер. Этот документ нужен, чтобы отразить в учете поступления и оплаты по расчетному счету. Расскажем, что такое выписка, как она выглядит, как ее получить и надо ли хранить.

Проводки по валютным операциям

При импорте и экспорте приходится иметь дело с валютой: к ее курсу привязывают стоимость договора и проводят расчеты в ней. Но российские законы требуют отражать операции в учете только в рублях и пересчитывать в рубли по курсу ЦБ РФ активы и обязательства компании. Расскажем в статье, как отражать валютные операции и курсовые разницы.

Как получить банковскую выписку

Зачем нужна банковская выписка физлицу или бизнесу? Она помогает управлять финансами или может пригодиться при получении кредита. Расскажем, для чего используют этот документ, как его получить и можно ли это автоматизировать.

Лизинг в Контур.Бухгалтерии

Часто лизинг оказывается выгоднее кредита, и бизнес им охотно пользуется. С 2022 года ввели ряд новшеств при работе с лизинговыми операциями. Расскажем, как учитывать лизинг и приведем пример такого учета в сервисе Контур.Бухгалтерия.

Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты