Как оформить прием сотрудника на работу?

Прежде чем подписывать трудовой договор

Перед заключением трудового договора с новым сотрудником, познакомьте его со всеми локальными актами, которые регулируют трудовые отношения в вашей организации. Например, c положением об оплате труда, положением о премировании и т.д. Если таких документов еще нет (вы начинаете работу и у вас небольшая организация), то ознакомьте сотрудника с текстом трудового договора.

Содержание трудового договора регулируется 57 статьей ТК. В нем указывают условия об оплате труда, месте работы сотрудника, режиме его работы. Опишите основные должностные обязанности и другие условия, которые вы обговариваете «на берегу». Например, условия о предоставлении отпуска, порядок разбиения отпуска на части, социальные гарантии, особый режим работы.

Подписание трудового договора

Если условия трудового договора устраивают стороны, он подписывается. Кроме обязательных условий, договор содержит сведения о работнике и о работодателе. Если работодатель — организация или индивидуальный предприниматель, то указывается ИНН. Для работника обязательна информация о документе, который удостоверяет его личность.

Обратите внимание: трудовой договор от имени работодателя вправе подписать только уполномоченное лицо. А именно:

• директор, действующий на основании устава;
• индивидуальный предприниматель, работодатель, действующий на основании свидетельства о регистрации;
• другое лицо, уполномоченное приказом или доверенностью.

Подпись в трудовом договоре ставится от имени должностного лица, которое указано в преамбуле. Нельзя подписывать договор, например, заместителю директора, если в преамбуле указан генеральный директор. Такой договор может быть признан не заключенным.

При заключении трудового договора работодатели вправе потребовать у работника такие документы:

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р от работодателя или СТД-ПФР и ПФ РФ), если работник устраивается на работу не в первый раз;
• паспорт или другой документ, который удостоверяет личность;
• военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
• свидетельство пенсионного страхования;
• документ об образовании: дипломы, аттестаты, свидетельства о присвоении квалификации и пр.;
• справка об отсутствии судимости (если это предусмотрено законом в требованиях к работе).

Многие злоупотребляют своим правом и требуют, например, свидетельство о постановке на налоговый учет. Этот документ не обязателен при трудоустройстве.

После заключения трудового договора второй экземпляр передается работнику. Экземпляр, который остается у работодателя, содержит отметку: «Второй экземпляр получен работником лично» и подпись последнего.

Изменение условий трудового договора

Бывает так, что условия трудового договора приходится менять. Это происходит по инициативе работника или работодателя. Обязательные условия меняются через заключение дополнительных соглашений к договору. Дополнительное соглашение составляется подобно трудовому договору: та же преамбула и текст: «Такой-то пункт трудового договора изложить в следующей редакции». Здесь указывают новую редакцию трудового договора, о которой было достигнуто предварительное соглашение между работником и работодателем.

Например, при трудоустройстве работник и работодатель договорились между собой о работе сотрудника в нормальном режиме рабочего времени. Затем работнику понадобился гибкий график, неполная рабочая неделя или сокращенный рабочий день. Если работодатель не возражает, то стороны подписывают дополнительное соглашение, заменив соответствующий пункт трудового договора.

Дополнительное соглашение, как и трудовой договор, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у работодателя  и становится неотъемлемой частью трудового договора, второй экземпляр работник получает на руки.

Что еще оформляется при приеме на работу

• Заявление о приеме на работу от сотрудника (скачать образец заявления о приеме на работу).
• Приказ о приеме на работу (скачать образец приказа о приеме на работу).
• Заводится личная карточка сотрудника (форма Т2) (скачать образец личной карточки сотрудника (форма Т2).
• Не позднее следующего дня после издания приказа о приеме в ПФР отправляют форму СЗВ-ТД.
• Оформляется личное дело.