Трудовая книжка для нового сотрудника в 2021 году


Если ваша компания — первое место работы человека, то можно не спрашивать его о том, какую форму трудовой книжки он предпочитает. Электронную трудовую нужно завести на всех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году.

Это значит, что работодатель освобожден от обязанности вести и хранить бумажные трудовые книжки на таких сотрудников. Электронные сведения об их трудовой деятельности будет хранить у себя ПФР.

Если же вы не первый работодатель, то при трудоустройстве кандидат должен предоставить вам бумажную трудовую книжку или справку СТД-Р с прошлого места работы. Если он на прошлой работе выбрал электронную трудовую, то ее и ведите.

Как вести электронные трудовые на новых сотрудников

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физических лиц, которые хранятся в базе ПФР. Ее уже сейчас ведут по всем трудоустроенным лицам, даже если человек получал бумажную трудовую или предпочел ее электронной. Именно с целью формирования электронных трудовых книжек работодатели регулярно подают в ПФР формы СЗВ-ТД.

При трудоустройстве нового сотрудника форму СЗВ-ТД надо сдать уже в первый рабочий день, следующий  за оформлением приказа о приеме. Обратите на это особое внимание, так как многие работодатели ошибаются и подают СЗВ-ТД на следующий день после того, как сотрудник пришел в офис работать. На практике же приказ могли оформить заранее. Например, работодатель издал приказ о приеме 28 июня 2021 года, а к исполнению своих обязанностей сотрудник приступил с 1 июля 2021 года. Форму СЗВ-ТД надо сдать уже 29 июня.

В отчет СЗВ-ТД входит следующая информация:

  1. Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП;
  2. Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, номер СНИЛС;
  3. Сведения о кадровом мероприятии по графам таблицы:
  • дата приема;
  • наименование кадрового события «ПРИЕМ»;
  • трудовая функция;
  • код выполняемой функции по общероссийскому классификатору занятий;
  • основание для записи, как правило, это приказ, его номер и дата формирования.

Заполняя СЗВ-ТД, укажите название компании полностью вместе с организационно-правовой формой. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Хорошая компания». Если речь идет о работодателе — ИП, то напишите: «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью. 

Документ должен заверить руководитель или его доверенное лицо. Сдавать СЗВ-ТД можно на бумаге или электронно. Бумажную форму имеют право представлять те, у кого меньше 25 застрахованных работников. Все остальные отчитываются через ТКС и заверяют форму усиленной квалифицированной электронной подписью.

С этого момента ПФР заведет в своей базе сведения о том, что человек работает в вашей компании. Теперь вам нужно будет отчитываться по всем кадровым мероприятиям с его участием: перевод на другую работу, смена названия компании, установление новой профессии, квалификации и пр. Также необходимо сообщить в ПФР об увольнении сотрудника. Все эти сведения передаются по форме СЗВ-ТД.

 

Как сотруднику получить сведения о своей трудовой деятельности

Работник, у которого нет бумажной трудовой книжки, может получить от работодателя справку СТД-Р по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Это может понадобиться для оформления ипотеки, получения пособий и пенсий, подтверждения своего стажа на следующей работе и т.д. Работодатель обязан представить сотруднику справку СТД-Р в следующие сроки:

  • при увольнении — в последний рабочий день;
  • по заявлению сотрудника — в течение трех рабочих дней.

Обратите внимание! Работодатель может представить в справке сведения о сотруднике только за тот период, в котором он был у него трудоустроен. Еще одно ограничение — сведения будут только с 1 января 2020 года, так как СТД-Р формируется на базе СЗВ-ТД, а до 1 января 2020 года этот отчет не сдавали.Если сотруднику нужна справка со сведениями за другой период, в том числе до 31 декабря 2019 года, то он может обратиться за ней в ПФР, МФЦ или на сайт «Госуслуги». Эта справка называется СТД-ПФР и по содержанию аналогична СТД-Р. 

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно
Вам будут интересны статьи по теме «Кадровые вопросы»
Формирование личного дела сотрудника
Среднесписочная численность работников: как считать и какие отчеты сдавать

Как считать среднесписочную численность работников за год, месяц? Приводим формулу расчета ССЧ с примерами использования.

, Татьяна Евдокимова
Как правильно уволить сотрудника?