Нюансы оформления трудовой книжки при найме нового сотрудника.
Если ваша компания — первое место работы человека, то можно не спрашивать его о том, какую форму трудовой книжки он предпочитает. Электронную трудовую нужно завести на всех, кто впервые устраивается на работу в 2021 году.
Это значит, что работодатель освобожден от обязанности вести и хранить бумажные трудовые книжки на таких сотрудников. Электронные сведения об их трудовой деятельности будет хранить у себя ПФР.
Если же вы не первый работодатель, то при трудоустройстве кандидат должен предоставить вам бумажную трудовую книжку или справку СТД-Р с прошлого места работы. Если он на прошлой работе выбрал электронную трудовую, то ее и ведите.
Как вести электронные трудовые на новых сотрудников
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физических лиц, которые хранятся в базе ПФР. Ее уже сейчас ведут по всем трудоустроенным лицам, даже если человек получал бумажную трудовую или предпочел ее электронной. Именно с целью формирования электронных трудовых книжек работодатели регулярно подают в ПФР формы СЗВ-ТД.
При трудоустройстве нового сотрудника форму СЗВ-ТД надо сдать уже в первый рабочий день, следующий за оформлением приказа о приеме. Обратите на это особое внимание, так как многие работодатели ошибаются и подают СЗВ-ТД на следующий день после того, как сотрудник пришел в офис работать. На практике же приказ могли оформить заранее. Например, работодатель издал приказ о приеме 28 июня 2021 года, а к исполнению своих обязанностей сотрудник приступил с 1 июля 2021 года. Форму СЗВ-ТД надо сдать уже 29 июня.
В отчет СЗВ-ТД входит следующая информация:
- Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП;
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, номер СНИЛС;
- Сведения о кадровом мероприятии по графам таблицы:
- дата приема;
- наименование кадрового события «ПРИЕМ»;
- трудовая функция;
- код выполняемой функции по общероссийскому классификатору занятий;
- основание для записи, как правило, это приказ, его номер и дата формирования.
Заполняя СЗВ-ТД, укажите название компании полностью вместе с организационно-правовой формой. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Хорошая компания». Если речь идет о работодателе — ИП, то напишите: «Индивидуальный предприниматель» и ФИО полностью.
Документ должен заверить руководитель или его доверенное лицо. Сдавать СЗВ-ТД можно на бумаге или электронно. Бумажную форму имеют право представлять те, у кого меньше 25 застрахованных работников. Все остальные отчитываются через ТКС и заверяют форму усиленной квалифицированной электронной подписью.
С этого момента ПФР заведет в своей базе сведения о том, что человек работает в вашей компании. Теперь вам нужно будет отчитываться по всем кадровым мероприятиям с его участием: перевод на другую работу, смена названия компании, установление новой профессии, квалификации и пр. Также необходимо сообщить в ПФР об увольнении сотрудника. Все эти сведения передаются по форме СЗВ-ТД.
Как сотруднику получить сведения о своей трудовой деятельности
Работник, у которого нет бумажной трудовой книжки, может получить от работодателя справку СТД-Р по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Это может понадобиться для оформления ипотеки, получения пособий и пенсий, подтверждения своего стажа на следующей работе и т.д. Работодатель обязан представить сотруднику справку СТД-Р в следующие сроки:
- при увольнении — в последний рабочий день;
- по заявлению сотрудника — в течение трех рабочих дней.
Обратите внимание! Работодатель может представить в справке сведения о сотруднике только за тот период, в котором он был у него трудоустроен. Еще одно ограничение — сведения будут только с 1 января 2020 года, так как СТД-Р формируется на базе СЗВ-ТД, а до 1 января 2020 года этот отчет не сдавали.Если сотруднику нужна справка со сведениями за другой период, в том числе до 31 декабря 2019 года, то он может обратиться за ней в ПФР, МФЦ или на сайт «Госуслуги». Эта справка называется СТД-ПФР и по содержанию аналогична СТД-Р.