Кадровое сопровождение сотрудника

После оформления сотрудника в компанию, кадровая работа не  заканчивается. Наш работник будет уходить в оплачиваемые отпуска и в отпуска без сохранения заработной платы, переходить с одной должности на другую или из одного отдела в другой. Сотрудник может работать сверхурочно, в ночное время или в выходные дни. Все эти обстоятельства оформляются документами. Основные виды документов: кадровые приказы, личная карточка работника, положение о защите персональных данных.

Кадровые приказы

Унифицированных форм кадровых приказов нет, но обычно они включают дату и место составления, номер приказа, наименование приказа, текст с данными работниками и сутью приказа, подписи руководителя и ознакомленных работников. Например, в приказе на отпуск пропишите, кому предоставляете отпуск, на какой срок, за какой рабочий период, пронумеруйте его и поставьте дату. Приказ должен быть подписан руководителем и доведен до сведения работника под роспись. Работодатель, для которого порядок кадрового делопроизводства не определен законом, может составить соответствующий локальный нормативный акт — за основу часто берут Методические рекомендации Росархива от 24.12.2020 № 199.

Приказы издает руководитель организации или уполномоченное лицо. Например, в пп. 3 п. 3 ст. 40 указано, что директор издает приказы о назначении работника на должность, о переводе, об увольнении, о применении мер поощрения и дисциплинарных взысканий. Вот примерный список кадровых приказов, с которыми обычно сталкиваются работодатели:

• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе работника на другую работу;
• приказ о предоставлении отпуска;
• приказ о прекращении трудового договора (об увольнении);
• приказ о направлении в командировку;
• приказ о поощрении работника;
• приказ о применении/снятии дисциплинарного взыскания;
• приказ о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходные или праздничные дни;
• приказ об удержании из зарплаты и другие.

Некоторые организации заводят журнал регистрации приказов по личном составу. Это необязательный документ, но если у вас много сотрудников и большой документооборот по кадрам, это поможет систематизировать все приказы, отслеживать даты и сохранять непрерывность нумерации.

Личная карточка Т-2

Личная карточка работника составляется на каждого сотрудника компании. Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ее заводят при приеме сотрудника на работу, используя для этого данные приказа о приеме, удостоверения личности, трудовой книжки или СТД-Р, СНИЛС, военного билета, аттестата/диплома и пр.

В карточке обязательно содержится информация о:

• фамилии, имени, отчестве работника,
• дате рождения,
• месте рождения,
• полученном образовании,
• знании иностранного языка.

Здесь же обязательно укажите основание приема на работу, перемещения по служебной лестнице, сроки предоставления очередных и дополнительных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы. А также семейное положение работника, перечень членов семьи, супругов, детей.

Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, информацию об этом тоже следует внести в личную карточку. При этом сама карточка, по мнению Роструда, все равно должна вестись на бумажном носителе.

По окончании трудовой деятельности в вашей организации в личную карточку заносится информация о расторжении трудового договора и о причинах расторжения. Ознакомьте сотрудника с этой информацией под личную подпись.

Положение о защите персональных данных

Положение о защите персональных данных должно присутствовать в каждой организации, вне зависимости от ее размера. Каждый работодатель берет на себя ответственность не разглашать информацию о фамилии, имени, отчестве, поле, возрасте, месте проживания, образовании, семейном положении, фактах биографии, заработной плате своих сотрудников. С этой целью и разрабатывается положение по защите персональных данных.

В положении прописывается порядок хранения и использования персональных данных с учетом требований ТК РФ и других законов. Этот документ доводится до сведения каждого работника, и сотрудники предприятия, которые имеют доступ к персональным данным работников организации, несут материальную, административную ответственность вплоть до уголовной за несанкционированное разглашение персональных данных. Отсутствие положения о персональных данных ГИТ может классифицировать как нарушение трудового законодательства

Например, к вам в бухгалтерию позвонил человек и представился сотрудником банка. Он запросил информацию о работнике вашей компании, которая интересует банк с точки зрения выдачи или невыдачи ему кредита. Без решения работника вы не имеете права выдать какую-либо информацию о сотруднике.

Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности

С 1 января 2020 года работодатели сдают в ПФР форму СЗВ-ТД со сведениями о трудовой деятельности сотрудников. Такая форма подается на всех работников компании, когда происходит какое-либо кадровое событие (прием, увольнение, перевод и пр.). Таким образом Пенсионный фонд собирает сведения о сотруднике и заносит в его электронную трудовую книжку, которая хранится у фонда.

Получается, что электронная трудовая книжка есть у всех трудоустроенных граждан. Однако некоторые из них решили оставить и бумажную, тогда работодателю следует вести и хранить ее в стандартном порядке. Бумажные трудовые дополнительно нужно вести только на тех сотрудников, которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге или не подали никакого заявления (то есть от бумажной не отказывались). 

Обратите внимание! Для всех сотрудников, которые в 2021 году и позже трудоустраиваются впервые, бумажные трудовые книжки не понадобятся. Если же при трудоустройстве работник представил бумажную трудовую, в которой нет записи о подаче заявления о ее ведении в электронном виде, работодатель вправе считать, что тот такое заявление не подавал. То есть нужно продолжать вести трудовую на бумаге.

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель возвращает ему бумажную с записью о том, что тот подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

По бумажным трудовым книжкам работодатель дополнительно должен вести две учетные книги: 

• ​книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведется в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;
• приходно-расходная книга по учету движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведется в бухгалтерии.

График отпусков

График отпусков — это обязательный документ, предусмотренный ст. 123 ТК РФ. Его форма Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Можно разработать и использовать свою форму. 

График следует утверждать ежегодно — не позднее чем за две недели до начала календарного года. В график отпусков включаются все работники, с которыми у компании заключены трудовые договоры. Чтобы его составить, работодатель запрашивает у работников информацию, о том, когда они собираются идти в оплачиваемые отпуска. Также в график включаются данные о дополнительных отпусках и неиспользованных в текущем году отпусках. 

Готовый график подписывает руководитель кадровой службы и утверждает гендиректор.

Грамотно оформлять документы важно, чтобы не получить штрафы при проверках и иметь возможность претендовать на господдержку и субсидии, когда это актуально.