Как работать с больничным листом в Контур.Экстерне

Все больничные стали электронными, а работодатели взаимодействуют с СФР через электронный документооборот. Расскажем, как оформлять пособия, обмениваться данными с фондом и как в этом поможет система для учета и отчетности Контур.Экстерн.

Елена Космакова Редактор Контур.Экстерна

Работайте с больничными по новым правилам в веб-сервисе Контур.Экстерн. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты.

Попробовать бесплатно

Как работать с электронными больничными

ЭЛН

До 2022 года гражданин во время болезни мог выбрать: оформить бумажный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Если работодатель еще не научился обрабатывать ЭЛН, сотрудники просили больничный на бумаге. Теперь бумажные листки выдают только гражданам, работа которых связана с гостайной или которые находятся под госзащитой. Большинству же граждан оформляют электронные больничные.

Чиновники рассчитывали с помощью ЭЛН ускорить работу клиник, быстрее передавать данные в СФР, избавиться от бумажного документооборота. А еще ЭЛН нельзя потерять и почти невозможно подделать.

Проактивные выплаты СФР

Раньше выплаты пособий из бывшего ФСС, ставшего теперь СФР, были прямыми: работодатель передавал в фонд сведения о болезни сотрудника и другие данные о нем, а фонд начислял и выплачивал сотруднику пособие за 4 и последующие дни болезни. Если работодатель забывал вовремя передать данные, работник получал пособие позже.

Теперь СФР сам инициирует выплаты сотрудникам. Он делает это, после того как увидит в системе закрытый больничный лист. Фонд начинает оформлять пособие и запрашивает у работодателя недостающие данные о работнике. Кроме того, работодатели должны передать ему данные о своих сотрудниках — «Сведения о застрахованных лицах».

Социальный электронный документооборот (СЭДО)

Обмениваться данными с СФР нужно через специальный сервис «Социальный документооборот». Он встроен в другие системы, через которые и можно наладить обмен сведениями:

• с помощью аккаунта на Госуслугах создать кабинет страхователя на сайте СФР и работать через него;
• обмениваться данными через бесплатную программу APM «Подготовка расчетов для СФР» — ее можно скачать на сайте фонда;
• через бухгалтерские сервисы: Контур.Экстерн, 1С, СБИС и другие.

Начисляйте пособия и общайтесь с Соцфондом в Контур.Экстерне. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты.

Попробовать бесплатно

Обязанности работодателей

Компании по-прежнему платят пособие за 1-3 дни болезни из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ), а еще выполняют новые обязанности:

• при найме нового сотрудника запрашивать у него данные для начисления пособий и отправлять их в фонд по новой форме «Сведения о застрахованном лице» — благодаря этому СФР получает базовые данные о гражданине и узнает, кто его работодатель, чтобы запрашивать у компании недостающие сведения о сотруднике;
• если изменяются сведения о сотруднике: фамилия, адрес регистрации, реквизиты для перечисления пособия и пр. — снова заполнить форму «Сведения о застрахованном лице» и отправить ее в фонд;
• настроить документооборот с СФР и отвечать на запросы: фонд будет запрашивать недостающие сведения по «отболевшим» сотрудникам для оформления пособия;
• если по вине работодателя из-за некорректных данных СФР начислит и выплатит пособие с переплатой, компания должна возместить переплату в фонд.

Внимание

Раньше отвечать на запрос ФСС нужно было за 5 рабочих дней, теперь сроки изменились. Если работодатель еще не передал базовые сведения о застрахованном лице, то на ответ дается 3 рабочих дня. Если СФР запрашивает дополнительные сведения, то в течение 3 дней нужно отправить квитанцию о получении запроса, а в течение 5 дней отправить нужные сведения. 

Как подключиться к СЭДО в Контур.Экстерне

Чтобы передавать данные в СФР и отвечать на запросы прямо из Экстерна, нужно подключить Социальный электронный документооборот. Сервис выведет эту задачу на вкладку «Главная»: ее увидят все пользователи с действующим сертификатом КЭП и сотрудниками.

Чтобы подключить СЭДО из меню, нужно пройти на вкладку «Отчетность» → «СФР» → «Настроить СЭДО».

Далее нужно ввести регномер организации, код филиала (если есть) и отправить запрос на соединение. Появится уведомление «СЭДО включен», после этого можно прямо из Экстерна передавать в СФР сведения о застрахованных лицах, получать запросы из фонда и отвечать на них.

Как отправить в СФР сведения о застрахованных лицах

Для отправки сведений о сотрудниках фонд утвердил специальную форму (приказ ФСС №26 от 4.02.2021). По ней работодатель запрашивает данные у вновь нанятых сотрудников и тех, что трудятся давно. Срок отправки данных в СФР — три дня после получения от сотрудника. В перечень сведений о работнике входят такие данные:

• ФИО и дата рождения;
• паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
• регистрация по месту жительства;
• для иностранцев — вид на жительство и другие документы, дающие право жить и работать в РФ;
• банковские реквизиты для перечисления пособия: это должна быть карта МИР или банковский счет без привязанных карт.

Когда какие-то из данных меняются, работник сообщает об этом работодателю, а тот отправляет в фонд обновленную форму. 

Как ответить на запрос СФР в Экстерне

Чтобы ничего не пропустить, нужно следить за уведомлениями сервиса о запросах СФР. Фонд будет требовать у вас данные о сотрудниках, ответить нужно в течение 3 рабочих дней.

Когда в Экстерн поступает запрос от СФР, появляются желтые «маячки» и уведомления: 

• на списке организаций; 
• на главной странице сервиса;
• на вкладке «Отчетность»;
• в разделе «СФР» на вкладке «Отчетность».

Чтобы узнавать о запросах по sms и e-mail и вовремя реагировать на них, настройте отправку уведомлений. Зайдите в меню «Реквизиты и настройки» → «Уведомления на почту и телефон». Поставьте галочки в строке «Получено требование из ФНС или СФР».

Чтобы ответить на запрос СФР, дождитесь уведомления о поступлении запроса недостающих сведений. Обычно он поступает вместе с уведомлением о закрытии больничного. Нажмите на него и перейдите в список входящих документов СФР. Найдите запрос и откройте его. 

Ознакомьтесь с содержимым и нажмите «Ответить». Сервис заполнит ответ данными по сотруднику. Проверьте данные во всех разделах, при необходимости заполните их вручную. Нажмите кнопку «Проверить». Экстерн проверит ответ на ошибки, после этого его можно будет отправить.

Ответ уйдет в СФР, а в личной карте сотрудника появятся данные по новому больничному, которые будут учитываться при расчете зарплаты и пособия за первые три дня болезни.

Как начисляют разные пособия из СФР в 2024 году

Заявление от сотрудника больше не нужно для начисления большинства пособий — фонд инициирует этот процесс сам. Только выплаты по уходу за малышом до 1,5 лет назначают по заявлению от мамы.

Пособие по временной нетрудоспособности:

• во время болезни клиника открывает  ЭЛН, а после выздоровления сотрудника закрывает его;
• СФР получает сигнал об открытии больничного, уведомляет об этом работодателя по СЭДО и работника через Госуслуги;
• после закрытия листка фонд уведомляет об этом работодателя и начисляет пособие;
• если фонду не хватает сведений, он запрашивает данные у работодателя (это могут быть сведения о стаже, заработке за 2 года, районном коэффициенте, окладе или тарифной ставке);
• работодатель передает нужные сведения в течение 5 дней;
• фонд завершает расчеты по пособию и перечисляет его сотруднику.

Пособие по беременности и родам:

• фонд видит в системе «декретный» ЭЛН, уведомляет об этом работодателя и запрашивает сведения;
• работодатель обсуждает с сотрудницей дату ее реального выхода в декрет: часто сотрудницы продолжают работать почти да рождения ребенка;
• после того как сотрудница напишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, работодатель отправляет недостающие данные в фонд;
• СФР на основе этих данных рассчитывает и перечисляет пособие;
• если роды будут осложненными, клиника составит дополнительный ЭЛН, фонд увидит его в системе и начислит дополнительное пособие.

Единовременное пособие по рождению ребенка: о рождении ребенка СФР узнает по записям в Едином госреестре, которые вносит ЗАГС. После этого фонд уточняет места работы родителей и проверяет, не получал ли кто-то из них пособие на малыша. Если данных не хватает, СФР запросит их у работодателя, затем начислит и выплатит пособие.

Начисляйте пособия и общайтесь с Соцфондом в Контур.Экстерне. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты.

Попробовать бесплатно

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет:

• мама или папа (или даже бабушка) пишут заявление об отпуске по уходу за ребенком;
• в течение 3 рабочих дней после получения заявления работодатель отправляет в СФР форму «Сведения для назначения пособия»;
• фонд рассчитывает пособие, после чего ежемесячно перечисляет его.

Пособия рассчитываются с учетом новых данных: в 2024 году — 19 242 рубля, предельные величины баз на социальное страхование за 2022 и 2023 годы — 1 032 000 рублей и 1 917 000 рублей соответственно.

Какие штрафы грозят за нарушение сроков по передаче данных

Если работодатель не передает нужные сведения или нарушает сроки передачи, его ответственность с 2022 года регулируется ч. 3 ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ. При нарушениях назначаются штрафы:

• непредставление документов по запросу фонда — 200 ₽ за каждый документ;
• передача недостоверных сведений — 20% от суммы излишних расходов фонда при выплате пособия, но не менее 1 000 ₽ и не более 5 000 ₽;
• нарушение сроков передачи сведений — 5 000 ₽.

Работайте с ЭЛН в Контур.Экстерне. В системе простой учет, зарплата, отчетность через интернет и другие инструменты. Рабочие процессы автоматизированы, есть напоминания и подсказки. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.