Начиная с 2022 года все больничные стали электронными, а работодатели взаимодействуют с ФСС через электронный документооборот. Расскажем, как оформлять пособия и обмениваться данными с фондом и как в этом поможет веб-сервис Контур.Бухгалтерия.
Работайте с больничными по новым правилам в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты
Как работать с больничными с 2022 года
ЭЛН
До 2022 года гражданин во время болезни мог выбрать: оформить бумажный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Если работодатель еще не научился обрабатывать ЭЛН, сотрудники просили больничный на бумаге. Теперь бумажные листки выдают только гражданам, работа которых связана с гостайной или которые находятся под госзащитой. Большинству же граждан оформляют электронные больничные.
Чиновники рассчитывают с помощью ЭЛН ускорить работу клиник, быстрее передавать данные в ФСС, избавиться от бумажного документооборота. А еще ЭЛН нельзя потерять и почти невозможно подделать.
Проактивные выплаты ФСС
До 2022 года выплаты пособий из ФСС были прямыми: работодатель передавал в Соцстрах сведения о болезни сотрудника и другие данные о нем, и фонд начислял и выплачивал сотруднику пособие за 4 и последующие дни болезни. Если работодатель забывал вовремя передать данные, работник получал пособие позже.
Теперь ФСС сам инициирует выплаты сотрудникам. Он делает это, после того как увидит в системе закрытый больничный лист. Фонд начинает оформлять пособие и запрашивает у работодателя недостающие данные о работнике. Также фонд ожидает, что работодатели передадут ему данные о своих сотрудниках — «Сведения о застрахованных лицах».
Социальный электронный документооборот (СЭДО)
Обмениваться данными с ФСС нужно через специальный сервис «Социальный документооборот». Он встроен в другие системы, через которые и можно наладить обмен сведениями:
- с помощью аккаунта на Госуслугах создать кабинет страхователя на сайте ФСС и работать через него;
- обмениваться данными через бесплатную программу APM «Подготовка расчетов для ФСС» — ее можно скачать на сайте фонда;
- через бухгалтерские сервисы: Контур.Бухгалтерия, 1С, СБИС и другие.
Начисляйте пособия и общайтесь с фондами в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты
Новые обязанности работодателей
Компании по-прежнему платят пособие за 1-3 дни болезни из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ), а еще выполняют новые обязанности:
- при найме нового сотрудника запрашивать у него данные для начисления пособий и отправлять их в фонд по новой форме «Сведения о застрахованных лицах» — благодаря этому ФСС получает базовые данные о гражданине и узнает, кто его работодатель, чтобы запрашивать у компании недостающие сведения о сотруднике;
- если изменяются сведения о сотруднике: фамилия, адрес регистрации, реквизиты для перечисления пособия и пр. — снова заполнить форму «Сведения о застрахованных лицах» и отправить ее в фонд;
- настроить документооборот с ФСС и отвечать на запросы: фонд будет запрашивать недостающие сведения по «отболевшим» сотрудникам для оформления пособия;
- если по вине работодателя из-за некорректных данных ФСС начислит и выплатит пособие с переплатой, компания должна возместить переплату в фонд.
Внимание
До 2022 года ответить на запрос ФСС нужно было за 5 рабочих дней, но теперь этот срок сократили до 3 рабочих дней.
Как подключиться к СЭДО в Контур.Бухгалтерии
Чтобы передавать данные в ФСС и отвечать на запросы прямо из Бухгалтерии, нужно подключить Социальный электронный документооборот. Сервис выведет эту задачу на вкладку «Главная»: ее увидят все пользователи с действующим сертификатом КЭП и сотрудниками.
Чтобы подключить СЭДО из меню, нужно пройти на вкладку «Отчетность» → «ФСС» → «Настроить СЭДО».
Далее нужно ввести регномер организации, код филиала (если есть) и отправить запрос на соединение. Появится уведомление «СЭДО включен», после этого можно прямо из Бухгалтерии передавать в ФСС сведения о застрахованных лицах, получать запросы из фонда и отвечать на них.
Как отправить в ФСС сведения о застрахованных лицах
Для отправки сведений о сотрудниках фонд утвердил специальную форму (приказ ФСС №26 от 4.02.2021). По ней работодатель запрашивает данные у вновь нанятых сотрудников и тех, что трудятся давно. Срок отправки данных в ФСС — три дня после получения от сотрудника. В перечень сведений о работнике входят такие данные:
- ФИО и дата рождения;
- паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
- регистрация по месту жительства;
- для иностранцев — вид на жительство и другие документы, дающие право жить и работать в РФ;
- банковские реквизиты для перечисления пособия: это должна быть карта МИР или банковский счет без привязанных карт.
Когда какие-то из данных меняются, работник сообщает об этом работодателю, а тот отправляет в фонд обновленную форму.
Если в компании много сотрудников, ФСС рекомендует передавать сведения о них постепенно. В первую очередь нужно отправить данные о работницах, которые планируют декрет. Не забудьте передать и данные об уволенных в течение месяца сотрудниках: у них есть право на пособие, если они заболеют в течение 30 дней после увольнения.
Как ответить на запрос ФСС в Контур.Бухгалтерии
Чтобы ничего не пропустить, нужно следить за уведомлениями сервиса о запросах ФСС. Фонд будет требовать у вас данные о сотрудниках, ответить нужно в течение 3 рабочих дней.
Когда в Бухгалтерию поступает запрос от ФСС, появляются желтые «маячки» и уведомления:
- на списке организаций;
- на главной странице сервиса;
- на вкладке «Отчетность»;
- в разделе «ФСС» на вкладке «Отчетность».
Чтобы узнавать о запросах по sms и e-mail и вовремя реагировать на них, настройте отправку уведомлений. Зайдите в меню «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Уведомления». Проскролльте страницу до раздела, посвященного ФСС, и поставьте галочки в строке «Запросы по пособиям».
Оформить пособие и ответить на запрос ФСС нужно так. После выздоровления сотрудника нужно загрузить ЭЛН в сервис — тогда система заполнит сведения по сотруднику, чтобы можно было отправить их в фонд.
После этого сервис отправит ЭЛН с обновленными сведениями в ФСС, а в личной карте сотрудника появятся данные по новому больничному, которые будут учитываться при расчете зарплаты и пособия за первые три дня болезни.
Как начисляют разные пособия из ФСС в 2022 году
Заявление от сотрудника больше не нужно для начисления большинства пособий — фонд инициирует этот процесс сам. Только выплаты по уходу за малышом до 1,5 лет назначают по заявлению от мамы.
Пособие по временной нетрудоспособности:
- во время болезни клиника открывает ЭЛН, а после выздоровления сотрудника закрывает его;
- ФСС получает сигнал об открытии больничного, уведомляет об этом работодателя по СЭДО и работника через Госуслуги;
- после закрытия листка фонд уведомляет об этом работодателя и начисляет пособие;
- если фонду не хватает сведений, он запрашивает данные у ПФР и работодателя (это могут быть сведения о стаже, заработке за 2 года, районном коэффициенте, окладе или тарифной ставке);
- работодатель передает нужные сведения в течение 3 дней;
- фонд завершает расчеты по пособию и перечисляет его сотруднику.
Пособие по беременности и родам:
- фонд видит в системе «декретный» ЭЛН, уведомляет об этом работодателя и запрашивает сведения;
- работодатель обсуждает с сотрудницей дату ее реального выхода в декрет: часто сотрудницы продолжают работать почти да рождения ребенка;
- после того как сотрудница напишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, работодатель отправляет недостающие данные в фонд;
- ФСС на основе этих данных рассчитывает и перечисляет пособие;
- если роды будут осложненными, клиника составит дополнительный ЭЛН, фонд увидит его в системе и начислит дополнительное пособие.
Единовременное пособие по рождению ребенка: о рождении ребенка ФСС узнает по записям в Едином госреестре, которые вносит ЗАГС. После этого фонд с помощью ПФР уточняет места работы родителей и проверяет, не получал ли кто-то из них пособие на малыша. Если данных не хватает, фонд запросит их у работодателя, затем начислит и выплатит пособие.
Начисляйте пособия и общайтесь с фондами в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет:
- мама или папа (или даже бабушка) пишут заявление об отпуске по уходу за ребенком;
- в течение 3 рабочих дней после получения заявления работодатель отправляет в ФСС форму «Сведения для назначения пособия»;
- фонд рассчитывает пособие, после чего ежемесячно перечисляет его.
В 2022 году пособия рассчитываются с учетом новых данных: МРОТ — 13 890 рублей, предельные величины баз на социальное страхование за 2020 и 2021 годы — 912 000 рублей и 966 000 рублей соответственно.
Будут ли штрафы за нарушения по ЭЛН в 2022 году
ФСС следит за точностью и полнотой сведений, которые передают работодатели. Для этого он в качестве перекрестной проверки запрашивает сведения в ПФР, налоговой и других органах. До июля 2022 назначен переходный период и штрафов не будет, но после этого фонд будет применять санкции (ст. 15.2 255-ФЗ):
- 200 рублей за документ — при отказе передать документы;
- 20 % от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей — при ошибках в сведениях;
- 5 000 рублей — при отправке данных с опозданием.
При переплатах по вине работодателя ФСС обяжет его возместить сумму переплаты в фонд.
Работайте с ЭЛН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. В системе простой учет, зарплата, отчетность через интернет и другие инструменты. Рабочие процессы автоматизированы, есть напоминания и подсказки.. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.
