Как работать с больничным листом в Контур.Бухгалтерии

Начиная с 2022 года все больничные стали электронными, а работодатели взаимодействуют с ФСС через электронный документооборот. Расскажем, как оформлять пособия и обмениваться данными с фондом и как в этом поможет веб-сервис Контур.Бухгалтерия.

bk

Работайте с больничными по новым правилам в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты

Как работать с больничными с 2022 года

ЭЛН

До 2022 года гражданин во время болезни мог выбрать: оформить бумажный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Если работодатель еще не научился обрабатывать ЭЛН, сотрудники просили больничный на бумаге. Теперь бумажные листки выдают только гражданам, работа которых связана с гостайной или которые находятся под госзащитой. Большинству же граждан оформляют электронные больничные.

Чиновники рассчитывают с помощью ЭЛН ускорить работу клиник, быстрее передавать данные в ФСС, избавиться от бумажного документооборота. А еще ЭЛН нельзя потерять и почти невозможно подделать.

Проактивные выплаты ФСС

До 2022 года выплаты пособий из ФСС были прямыми: работодатель передавал в Соцстрах сведения о болезни сотрудника и другие данные о нем, и фонд начислял и выплачивал сотруднику пособие за 4 и последующие дни болезни. Если работодатель забывал вовремя передать данные, работник получал пособие позже.

Теперь ФСС сам инициирует выплаты сотрудникам. Он делает это, после того как увидит в системе закрытый больничный лист. Фонд начинает оформлять пособие и запрашивает у работодателя недостающие данные о работнике. Также фонд ожидает, что работодатели передадут ему данные о своих сотрудниках — «Сведения о застрахованных лицах».

Социальный электронный документооборот (СЭДО)

Обмениваться данными с ФСС нужно через специальный сервис «Социальный документооборот». Он встроен в другие системы, через которые и можно наладить обмен сведениями:

  • с помощью аккаунта на Госуслугах создать кабинет страхователя на сайте ФСС и работать через него;
  • обмениваться данными через бесплатную программу APM «Подготовка расчетов для ФСС» — ее можно скачать на сайте фонда;
  • через бухгалтерские сервисы: Контур.Бухгалтерия, 1С, СБИС и другие.

bk

Начисляйте пособия и общайтесь с фондами в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты

Новые обязанности работодателей

Компании по-прежнему платят пособие за 1-3 дни болезни из своих средств (п. 1 ст. 3 255-ФЗ), а еще выполняют новые обязанности:

  • при найме нового сотрудника запрашивать у него данные для начисления пособий и отправлять их в фонд по новой форме «Сведения о застрахованных лицах» — благодаря этому ФСС получает базовые данные о гражданине и узнает, кто его работодатель, чтобы запрашивать у компании недостающие сведения о сотруднике;
  • если изменяются сведения о сотруднике: фамилия, адрес регистрации, реквизиты для перечисления пособия и пр. — снова заполнить форму «Сведения о застрахованных лицах» и отправить ее в фонд;
  • настроить документооборот с ФСС и отвечать на запросы: фонд будет запрашивать недостающие сведения по «отболевшим» сотрудникам для оформления пособия;
  • если по вине работодателя из-за некорректных данных ФСС начислит и выплатит пособие с переплатой, компания должна возместить переплату в фонд.

Внимание

До 2022 года ответить на запрос ФСС нужно было за 5 рабочих дней, но теперь этот срок сократили до 3 рабочих дней. 

Как подключиться к СЭДО в Контур.Бухгалтерии

Чтобы передавать данные в ФСС и отвечать на запросы прямо из Бухгалтерии, нужно подключить Социальный электронный документооборот. Сервис выведет эту задачу на вкладку «Главная»: ее увидят все пользователи с действующим сертификатом КЭП и сотрудниками.

Чтобы подключить СЭДО из меню, нужно пройти на вкладку «Отчетность» → «ФСС» → «Настроить СЭДО».

Далее нужно ввести регномер организации, код филиала (если есть) и отправить запрос на соединение. Появится уведомление «СЭДО включен», после этого можно прямо из Бухгалтерии передавать в ФСС сведения о застрахованных лицах, получать запросы из фонда и отвечать на них.

Как отправить в ФСС сведения о застрахованных лицах

Для отправки сведений о сотрудниках фонд утвердил специальную форму (приказ ФСС №26 от 4.02.2021). По ней работодатель запрашивает данные у вновь нанятых сотрудников и тех, что трудятся давно. Срок отправки данных в ФСС — три дня после получения от сотрудника. В перечень сведений о работнике входят такие данные:

  • ФИО и дата рождения;
  • паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
  • регистрация по месту жительства;
  • для иностранцев — вид на жительство и другие документы, дающие право жить и работать в РФ;
  • банковские реквизиты для перечисления пособия: это должна быть карта МИР или банковский счет без привязанных карт.

Когда какие-то из данных меняются, работник сообщает об этом работодателю, а тот отправляет в фонд обновленную форму. 

Если в компании много сотрудников, ФСС рекомендует передавать сведения о них постепенно. В первую очередь нужно отправить данные о работницах, которые планируют декрет. Не забудьте передать и данные об уволенных в течение месяца сотрудниках: у них есть право на пособие, если они заболеют в течение 30 дней после увольнения.

Как ответить на запрос ФСС в Контур.Бухгалтерии

Чтобы ничего не пропустить, нужно следить за уведомлениями сервиса о запросах ФСС. Фонд будет требовать у вас данные о сотрудниках, ответить нужно в течение 3 рабочих дней.

Когда в Бухгалтерию поступает запрос от ФСС, появляются желтые «маячки» и уведомления: 

  • на списке организаций; 
  • на главной странице сервиса;
  • на вкладке «Отчетность»;
  • в разделе «ФСС» на вкладке «Отчетность».

Чтобы узнавать о запросах по sms и e-mail и вовремя реагировать на них, настройте отправку уведомлений. Зайдите в меню «Реквизиты и настройки» → «Настройки» → «Уведомления». Проскролльте страницу до раздела, посвященного ФСС, и поставьте галочки в строке «Запросы по пособиям».

Оформить пособие и ответить на запрос ФСС нужно так. После выздоровления сотрудника нужно загрузить ЭЛН в сервис — тогда система заполнит сведения по сотруднику, чтобы можно было отправить их в фонд.

После этого сервис отправит ЭЛН с обновленными сведениями в ФСС, а в личной карте сотрудника появятся данные по новому больничному, которые будут учитываться при расчете зарплаты и пособия за первые три дня болезни.

Как начисляют разные пособия из ФСС в 2022 году

Заявление от сотрудника больше не нужно для начисления большинства пособий — фонд инициирует этот процесс сам. Только выплаты по уходу за малышом до 1,5 лет назначают по заявлению от мамы.

Пособие по временной нетрудоспособности:

  • во время болезни клиника открывает  ЭЛН, а после выздоровления сотрудника закрывает его;
  • ФСС получает сигнал об открытии больничного, уведомляет об этом работодателя по СЭДО и работника через Госуслуги;
  • после закрытия листка фонд уведомляет об этом работодателя и начисляет пособие;
  • если фонду не хватает сведений, он запрашивает данные у ПФР и работодателя (это могут быть сведения о стаже, заработке за 2 года, районном коэффициенте, окладе или тарифной ставке);
  • работодатель передает нужные сведения в течение 3 дней;
  • фонд завершает расчеты по пособию и перечисляет его сотруднику.

Пособие по беременности и родам:

  • фонд видит в системе «декретный» ЭЛН, уведомляет об этом работодателя и запрашивает сведения;
  • работодатель обсуждает с сотрудницей дату ее реального выхода в декрет: часто сотрудницы продолжают работать почти да рождения ребенка;
  • после того как сотрудница напишет заявление на декретный отпуск с датой его начала, работодатель отправляет недостающие данные в фонд;
  • ФСС на основе этих данных рассчитывает и перечисляет пособие;
  • если роды будут осложненными, клиника составит дополнительный ЭЛН, фонд увидит его в системе и начислит дополнительное пособие.

Единовременное пособие по рождению ребенка: о рождении ребенка ФСС узнает по записям в Едином госреестре, которые вносит ЗАГС. После этого фонд с помощью ПФР уточняет места работы родителей и проверяет, не получал ли кто-то из них пособие на малыша. Если данных не хватает, фонд запросит их у работодателя, затем начислит и выплатит пособие.

bk

Начисляйте пособия и общайтесь с фондами в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, сотрудники, отчетность и другие инструменты

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет:

  • мама или папа (или даже бабушка) пишут заявление об отпуске по уходу за ребенком;
  • в течение 3 рабочих дней после получения заявления работодатель отправляет в ФСС форму «Сведения для назначения пособия»;
  • фонд рассчитывает пособие, после чего ежемесячно перечисляет его.

В 2022 году пособия рассчитываются с учетом новых данных: МРОТ — 13 890 рублей, предельные величины баз на социальное страхование за 2020 и 2021 годы — 912 000 рублей и 966 000 рублей соответственно.

Будут ли штрафы за нарушения по ЭЛН в 2022 году

ФСС следит за точностью и полнотой сведений, которые передают работодатели. Для этого он в качестве перекрестной проверки запрашивает сведения в ПФР, налоговой и других органах. До июля 2022 назначен переходный период и штрафов не будет, но после этого фонд будет применять санкции (ст. 15.2 255-ФЗ):

  • 200 рублей за документ — при отказе передать документы;
  • 20 % от переплаты, но не меньше 1 000 и не больше 5 000 рублей — при ошибках в сведениях;
  • 5 000 рублей — при отправке данных с опозданием.

При переплатах по вине работодателя ФСС обяжет его возместить сумму переплаты в фонд.

Работайте с ЭЛН в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. В системе простой учет, зарплата, отчетность через интернет и другие инструменты. Рабочие процессы автоматизированы, есть напоминания и подсказки.. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новичков.


График отпусков: как составить и когда утвердить

Работодатели перед началом нового календарного года утверждают внутренний нормативный акт — график отпусков. За его отсутствие можно получить штраф или в первый раз отделаться предупреждением. Расскажем, что нужно учесть в графике и как согласовать его с сотрудниками.

Надбавки и доплаты

Получая расчетный лист в бухгалтерии, работник видит, что его зарплата складывается из разных сумм. Помимо базового оклада или тарифной ставки есть также надбавки, компенсации, доплаты, премии. Расскажем о них в статье.

Черная, серая и белая зарплата

Расскажем, какая схема выплаты заработной платы — единственная полностью легальная и чем грозит работодателю и сотруднику применение схем для уклонения от налогов и взносов.

Мобилизация сотрудников: как действовать работодателю и какие отчеты отправлять

После введения частичной мобилизации появились изменения в трудовом праве, и новые документы продолжают поступать. Расскажем, что должен сделать работодатель, если его сотрудников мобилизуют.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты