Увольнение по сокращению штата

Отпускные, пособия, командировочные

Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.

Попробовать бесплатно

Чем сокращение штата отличается от простого увольнения

При обычном увольнении с работы уходит сотрудник, но его должность по-прежнему значится в штатном расписании, и на эту должность впоследствии компания ищет нового специалиста. Или число штатных единиц по этой должности сохраняется на прежнем уровне.

При сокращении штата упраздняется именно должность, несколько должностей или численность сотрудников в этих должностях. Сотрудники, которые занимали исключенные из расписания должности, увольняются, и на их место новых людей искать не будут. Такой процесс регулируется п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Пример. Оптово-розничный склад закрывает розничное направление, убирает из штатного расписания должности двух продавцов-кассиров, а должность работника склада сокращают на одну штатную единицу. Сотрудникам, которые занимали эти должности, предложат либо другую работу, либо увольнение.

С чего начать процедуру сокращения

Вся процедура начинается с решения о проведении сокращения, и это решение нужно письменно оформить. Таким решением может быть приказ директора или протокол собрания совета директоров компании. Приказ составляют в произвольной форме и указывают в нем:

• причины сокращения;
• должности или штатные единицы под сокращение;
• ответственных сотрудников, которые будут вручать уведомления о сокращении и предлагать вакансии;
• членов комиссии по сокращению, если ее решено создать и пр.

После этого издают приказ об изменении штатного расписания и затем меняют его. При необходимости эти документы помогут доказать в суде факт сокращения. 

Если после сокращения будет трудовой спор, суд обязательно проверит, действительно ли на сокращенные должности впоследствии не принимали новых сотрудников. Если новые люди пришли в компанию, сокращение признают мнимым — незаконным.

Для чего создавать комиссию по сокращению

Закон не обязывает компанию создавать комиссию по сокращению штата, но эта группа поможет соблюсти все правила и избежать неприятностей. В комиссию можно включить несколько уполномоченных компетентных сотрудников: кадровиков, юристов, представителя профсоюза (если есть) — и издать приказ о создании комиссии. Затем комиссия работает, пишет протоколы собраний или решения, которые тоже помогут документально подтвердить соблюдение закона.

Прежде всего комиссия определяет работников, которых нельзя сократить. Рассматривает всех кандидатов на увольнение и решает вопрос о преимущественном праве остаться на работе, обосновывает это, оформляет документально. Затем следит за выполнением всех шагов процедуры.

Веб‑сервис для малого бизнеса

Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе.

Попробовать бесплатно

Кого нельзя сократить

Некоторых работников нельзя сократить по закону, все категории перечислены в ст. 261 ТК РФ. В основном, закон защищает родителей. Вот некоторые из «несокращаемых» работников:

• беременные женщины;
• мамы малышей до 3 лет;
• одинокие мамы детей до 14 лет;
• одинокие мамы детей-инвалидов до 18 лет;
• другие лица, воспитывающие таких детей в одиночку или если они — единственные кормильцы.

Еще нельзя увольнять сотрудников, которые в период сокращения находятся на больничном или в отпуске (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Кто имеет преимущественное право остаться на работе

Есть понятие о преимущественном праве на работу (ст. 179 ТК РФ). Такое право имеют работники с более высокой квалификацией и выработкой. При равных условиях это право есть у единственных кормильцев в семье, семейных работников при наличии хотя бы двух иждивенцев, сотрудники с профзаболеваниями, работники, перенесшие радиационные заболевания и другие категории работников, которым это право дает коллективный договор.

До начала увольнений работодатель или комиссия должны оценить сотрудников по этим критериям.

Кого и когда нужно уведомить о предстоящем сокращении

Сотрудники. Не менее чем за два месяца до начала увольнений сотрудников компании уведомляют о сокращении штата (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Есть исключения: 

• сезонных работников уведомляют, минимум, за семь календарных дней;
• работников, принятых в штат на срок до 2 месяцев, уведомляют за три календарных дня.

Уведомление составляют в произвольной форме, обязательно письменно (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). В нем прописывают:

• имя и должность сотрудника;
• причину увольнения;
• ссылку на приказ о сокращении штата;
• просьбу предоставить свидетельства о противопоказаниях к некоторым видам работ (это нужно для выполнения требования ТК РФ о предложении вакансий увольняемому сотруднику);
• просьбу предоставить свидетельства о льготах и преимуществах, чтобы остаться на работе (если работодатель еще не провел оценку преимущественного права) и указать срок передачи таких свидетельств;
• предложение согласиться на досрочное увольнение (с увеличением компенсации).

На дату увольнения, которую прописывают в уведомлении, работник не должен быть в отпуске или на больничном. Предсказать болезнь нельзя, поэтому лучше в уведомлении о сокращении указывать не точную дату увольнения, а давать общую формулировку: «…через два месяца с момента вручения настоящего уведомления трудовой договор с вами будет расторгнут». Или же, если в день назначенного увольнения сотрудник болеет, увольнение переносят на первый день, когда он выйдет на работу (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).

Уведомление вручают лично каждому сотруднику, тот расписывается в уведомлении — для этого документ можно составить в двух экземплярах: первый остается у работника, второй хранится у работодателя. Если сотрудник отказывается принимать уведомление и подписывать его, нужно составить об этом акт в присутствии хотя бы двух свидетелей.

Служба занятости. Точно так же за два месяца до начала увольнений нужно уведомить о сокращении штата Службу занятости, и тоже в письменной форме. Передаются данные о каждом сокращаемом сотруднике: нужно сообщить его имя, должность, профессию, квалификацию. Уточните, есть ли в регионе специальная форма для таких уведомлений, потому что если она есть и уведомление подано не по форме, Служба занятости может не принять такое уведомление, и тогда сокращение может затянуться.

Также нужно внести данные о сокращаемых работниках в общероссийскую базу вакансий «Работа в России», для этого в ней нужно зарегистрироваться.

Профсоюз. В те же сроки — два месяца — работодатель сообщает о сокращении профсоюзу в своей отрасли. Если увольнение будет массовым, это делают за три месяца, определение массового увольнения ищите в территориальных и отраслевых соглашениях (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

Легко платить налоги, зарплату и отчитываться

Контур.Бухгалтерия напомнит об уплате налогов, проведет расчет, заполнит и проверит декларацию для отправки онлайн.

Попробовать

Как предложить увольняемым сотрудникам вакансии

До увольнения работодатель должен предложить работникам вакансии в своей компании. Вакансии должны соответствовать требованиям закона:

• здоровье работника позволит ему выполнять предложенную работу;
• вакансия может соответствовать квалификации работника или быть ниже его предыдущей должности, в том числе по размеру зарплаты;
• работа должна быть в той же местности, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Вакансии, в том числе временные, можно предлагать весь период до увольнения. Это оформляется отдельным документом или включается в уведомление о будущем сокращении. Важно зафиксировать дату предложения вакансии, должность и структурное подразделение, режим работы, размер зарплаты, срок на раздумье и лицо, которому нужно сообщить о решении. 

Если у работодателя подходящих вакансий нет, он тоже уведомляет об этом работника.

Работник подписывает уведомление об имеющихся вакансиях, а если он отказывается подписывать документ, это фиксируют в акте в присутствии двух свидетелей.

Какие документы по сотрудникам нужно оформить 

Перед увольнением по сокращению работодатель издает приказ и в пункте об основании расторжения трудового договора ссылается на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Важно корректно указать причину: увольнение в связи с сокращением штата или сокращением численности работников, чтобы у сотрудника не было формального основания оспорить увольнение через суд (ч. 5 ст. 394 ТК РФ).

Затем работодатель вносит запись в трудовую книжку, если она ведется в бумажном виде, или отправляет сведения о кадровом событии. Запись в день увольнения будет в одной из формулировок: либо «в связи с сокращением штата», либо «в связи с сокращением численности работников».

После этого в ПФР сдается форма СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, который следует после даты издания приказа о расторжении трудовых отношений.

Какие гарантии и компенсации положены работникам

При сокращении работник получает выходное пособие в размере среднемесячного заработка. Он может получить и еще одну зарплату от прежнего работодателя по заявлению, если не трудоустроится в течение двух месяцев. Иногда бывшие работники получают и третью зарплату по решению Службы занятости, если они в течение двух недель после увольнения встали там на учет и не смогли трудоустроиться больше двух месяцев (ст. 178 ТК РФ). 

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

Попробовать

«Северные» работники получают поддержку в виде среднего заработка не более трех месяцев после увольнения, тоже за вычетом выходного пособия. Иногда такая поддержка продлевается до шестого месяца, если они в течение месяца после увольнения встали на учет в Службе занятости и не смогли трудоустроиться.

Коллективный договор может устанавливать повышенный размер выходного пособия или другие гарантии. Компенсации выплачиваются сотруднику в день увольнения и не облагаются НДФЛ или страховыми взносами. Второе выходное пособие на период трудоустройства работник получает по письменному заявлению. Третье и далее пособие — по письменному заявлению и решению Службы занятости.

Если сотрудник согласился уволиться досрочно, он сохраняет право на все компенсации и выплаты в период трудоустройства, а еще получает дополнительную компенсацию. Для ее расчета средний дневной заработок за прошедшие 12 месяцев умножают на количество рабочих дней, которые остаются до «планового» увольнения (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). 

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, он теряет право на все компенсации. Во избежание конфликта его лучше уведомить под роспись о полагающихся выплатах, которых он лишается.

Какие ошибки чаще всего допускают работодатели

Есть типичные ошибки, которые ведут к трудовым спорам и претензиям контролирующих органов:

• уволили сотрудника раньше двухмесячного срока без дополнительной компенсации;
• не уведомили сотрудников о будущем увольнении и сокращении;
• не уведомили Службу занятости и профсоюз;
• не предложили вакансии сотрудникам, если они есть;
• не провели оценку преимущественного права при отсеве кандидатов на увольнение.

Поэтому соблюдайте формальности, издавайте все нужные документы, внимательно выбирайте кандидатов на увольнение, подавайте уведомления, предлагайте вакансии и точно рассчитывайте пособия и компенсации работникам.

Веб‑сервис для малого бизнеса

Работайте с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии. Без авралов и рутины.

Попробовать