Специальная оценка условий труда

Все работодатели должны проводить спецоценку рабочих мест — это требование закона. Расскажем, как правильно провести специальную оценку и сдать декларацию в трудовую инспекцию.

bk

Контур.Бухгалтерия — веб‑сервис для бизнеса!

Считайте налоги в удобном сервисе: учет, зарплата, отчетность онлайн, полезные инструменты для директора и бухгалтера.

Что такое специальная оценка условий труда

Чтобы защитить здоровье и благополучие сотрудников, эксперты оценивают, отвечают ли нормативам условия работы, нет ли вредных факторов. Это называется специальная оценка рабочих мест или условий труда (СОУТ). По ее результатам определяют класс условий труда — от этого зависит размер страховых взносов, а еще может потребоваться спецодежда, дополнительные лампы или система проветривания (Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

При оценке важны только факторы, влияющие на здоровье: шум, недостаток света, пыль, температура, вредные вещества в воздухе. Никто не будет снимать баллы за мрачный цвет стен или старые шторы.

Специальная оценка условий труда

Кто обязан проводить

Проводить оценку обязан любой работодатель с сотрудниками на трудовом договоре. Оценку делают по всем помещениям и местам, где люди работают: на кухне, в обеденном зале, в швейном или столярном цехе, в офисе.

Эксперт из специальной компании приходит в кафе, офис или мастерскую и все проверяет, затем пишет отчет. Работодатель на основе этого отчета заполняет декларацию для трудовой инспекции.

Кто не проводит оценку

ИП без сотрудников не проводит оценку.

Компания с одним сотрудником-гендиректором, который работает из дома, тоже от оценки освобождена, потому что нет офиса — предмета оценки.

Работодатель с удаленными сотрудниками тоже обходятся без оценки. Важно только прописать в трудовом договоре, что швея или SMM-щик работают из дома.

Вакантные места, на которые еще не нашли сотрудников, тоже не оценивают.

Простые граждане, которые наняли няню или личного шофера, тоже не должны оценивать это рабочее место.

Что должен делать работодатель во время оценки

Главное, что должен сделать работодатель, — провести спецоценку. Для этого нужно:

  • Найти эксперта по СОУТ, пригласить его в рабочие помещения, передать документы, которые описывают условия на рабочих местах и при необходимости дать устные пояснения. К таким документам относятся технологические документы, сертификаты по оборудованию, проекты зданий.
  • Если сотрудники выражали опасения по поводу своих рабочих мест, нужно передать это эксперту по оценке, чтобы он мог найти потенциально опасные факторы.
  • Если сотрудники хотят присутствовать на рабочем месте во время оценки и влиять на ее ход, — обеспечить это.
  • Работнику нужно дать разъяснения по вопросам оценки и показать ему результаты.
  • Улучшить условия труда по итогам оценки.

После СОУТ работодатель может требовать от эксперта обосновать результаты, подтвердить документами соответствие оценки законным требованиям. А еще важно проконтролировать, что эксперт внес сведения об оценке в специальную систему учета.

bk

Легко платить налоги, зарплату и отчитываться

Контур.Бухгалтерия напомнит об уплате налогов, проведет расчет, заполнит и проверит декларацию для отправки онлайн.

В какие сроки и как часто проводят СОУТ

Новые организации должны оценивать рабочие места в течение года после создания этих мест. Вы согласуете с экспертом график проверки и передачи заключения, после получения его отчета у вас есть 30 рабочих дней на подачу декларации по СОУТ в Инспекцию труда.

Когда появляются новые рабочие места, меняется офис или сотрудник возражает против результатов прежней оценки, нужна новая проверка. Если условия на местах не меняются, то оценка действует бессрочно, так что проходить ее заново не нужно (ст. 1 Закона от 30.12.2020 № 503-ФЗ).

Но придется заново вызвать эксперта и сдать декларацию по СОУТ, если:

  • трудовая инспекция проводила проверку у вас на территории и нашла нарушения трудовых норм;
  • сотрудник получил травму во время работы не по вине третьих лиц;
  • у сотрудника обнаружили заболевание, возникшее из-за неблагоприятных условий на работе.

Кто осуществляет спецоценку

Специальную оценку проводят специальные люди, у который есть для этого инструменты и знания. У организации, которая занимается СОУТ, должна быть аккредитация — проверяйте это на сайте Минтруда. В штате должно быть не менее пяти экспертов с сертификатом на право проведения спецоценки. Хотя бы один из экспертов должен иметь диплом ВУЗа по одной из специальности: санитарно-гигиенические лабораторные исследования, общая гигиена, гигиена труда.

Еще одно требование: эксперты и организация, проводящая спецоценку, должны быть независимы от компании, которую они проверяют.

Какие документы появляются в ходе оценки

При подготовке к СОУТ понадобится штатное расписание с указанием режима работы сотрудников. Затем работодатель заключает договор с компанией-исполнителем, издает приказ о создании комиссии для оценки, утверждает график ее проведения, список оцениваемых рабочих мест.

После процедуры эксперт составит отчет об оценке. На основе отчета работодатель сдаст декларацию в Роструд и заключит с работниками допсоглашения к трудовым договорам. Также на основании отчета заполнят таблицу 5 в отчете 4-ФСС для Соцстраха.

Как организовать спецоценку

1. Создать комиссию и утвердить график оценки. Работодатель создает приказом комиссию, в которую входит он сам и несколько сотрудников — всего участников должно быть нечетное число. Каждый член комиссии расписывается в том, что ознакомлен с приказом. Задачи комиссии: 

  • определить перечень рабочих мест, подлежащих оценке, указать режим труда работников и перечислить их оборудование;
  • составить график проведения оценки, в нем прописывают срок и этапы мероприятия и утверждают его приказом директора.

bk

Кадровые документы, зарплата, отчетность

Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.

2. Заключить договор с организацией-исполнителем. Выберите экспертную организацию, проверьте наличие аккредитации, обсудите цену и детали работы и заключите договор услуги. В договоре пропишите:

  • виды работ по оценке;
  • сроки;
  • стоимость;
  • права и обязанности сторон;
  • ответственность сторон.

3. Провести оценку. Вы договариваетесь о времени с экспертом, и он приходит к вам на предприятие. Важно, чтобы при оценке присутствовали сотрудники и члены комиссии. Эксперт осмотрит помещение, поговорит с сотрудниками, занесет в протокол результаты обследования, в конце процедуры протокол утвердят члены комиссии. Если он не найдет на рабочем месте вредных или опасных факторов, измерения не проводятся, но замеры освещенности, как правило, все же далают с помощью люксиметра. Если измерение провести нельзя — например, это опасно, — от него отказываются.

4. Получить отчет. После оценки эксперт выставляет класс условий труда, который определяет уровень компенсаций и гарантий работникам. Всего их четыре:

  • первый — оптимальные условия;
  • второй — допустимые условия;
  • третий — вредные условия;
  • четвертый — опасные условия.

На основании всех измерений и наблюдений эксперт делает отчет. В отчете кроме классов условий труда есть сведения об организации-оценщике, список оцененных рабочих мест и вредные факторы на них (если обнаружены), протоколы измерений, карты спецоценки. В конце эксперт пишет заключение и рекомендует меры по улучшению условий, если нужно. Отчет подписывают также члены комиссии. 

После передачи отчета организация-оценщик отправит отчет в государственную систему учета результатов оценок труда.

5. Заполнить декларацию соответствия условий труда. Теперь работодатель должен подать декларацию по СОУТ по рабочим местам, условия на которые оценили как оптимальные или допустимые.

Действующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 17 июня 2021 г. N 406н, она вступила в силу с 1 марта 2022. Бланк декларации находится в Приложении 1 к приказу.

В декларации указывают должности и численность работников согласно карте спецоценки, которая есть в отчете. Номера рабочих мест вписывают согласно первой графе перечня рабочих мест из отчета. Если есть аналогичные рабочие места (скажем, три офисных стола копирайтеров), к их номерам добавляют прописную букву «А» — согласно четвертой графе перечня из отчета. В декларацию добавляют имя эксперта, дату и номер его заключения.

Сдают декларацию в Роструд в течение 30 рабочих дней после подписания отчета. Относят в отделение лично, или отправляют по почте, или заполняют декларацию на сайте Роструда, если есть КЭП для подписания. За опоздание с подачей декларации могут назначить штраф: ИП до 5 000 рублей, компании — до 80 000 рублей, а повторное нарушение будет стоить еще дороже.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

3 месяца работы в Контур.Бухгалтерии с отправкой отчетности для новых ООО!

6. Ознакомить сотрудников с итогами оценки. Следующий шаг — в письменном виде ознакомить работников с оценками их рабочих мест, на это дается 30 календарных дней с момента утверждения отчета (за вычетом больничного, отпуска, командировки). Работники могут согласиться и подписать карту спецоценки или составить письменные возражения, которые придется рассматривать. Работников, которые нанимаются в компанию после завершения оценки, тоже надо знакомить с результатами в карте. К трудовым договорам заключают допсоглашение: в нем указывают класс условий труда на конкретном рабочем месте сотрудника.

7. Опубликовать результаты на своем сайте. Если у компании есть сайт, сведения об условиях труда размещают и на нем, и тоже в течение 30 календарных дней после получения отчета. Обозначают классы условий труда и меры по их улучшению, которые компания принимает.

Как спецоценка влияет на страховые взносы

СОУТ влияет на тариф взносов на пенсионное и социальное страхование. Если в компании есть сотрудники с правом на досрочную пенсию, приходится платить пенсионные взносы по дополнительным тарифам. Такие тарифы вводятся по результатам оценки: для первых двух классов 0%, для вредного — 2-7%, для опасного — 8%. Также по данным оценки уточняют страховой тариф на «несчастные» взносы по социальному страхованию.

Можно ли провести оценку за счет ФСС

Работодатель всегда оплачивает оценку сам, но затем может вернуть часть средств из ФСС. Для этого нужно вовремя платить взносы на травматизм, потому что именно из этих взносов и будет возмещение — не более 20% от суммы, которую компания перечислила за предыдущий год. Если по этим взносам есть недоимка, фонд откажется возмещать оценку. А если в том периоде были травмы на производстве, возмещение уменьшат на размер страховых выплат.

Но деньги на счет компания не получит: возврат оформят как сокращение взносов на травматизма в новом году.

Какие штрафы положены за непроведение оценки

Если не провести спецоценку или провести ее с нарушениями, могут оштрафовать компанию и руководителя (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

  • ИП или руководителю компании — от 5 до 10 тыс. рублей;
  • организации — от 60 до 80 тыс. рублей.

В Кодексе предусмотрено предупреждение как мера воздействия при первом нарушении, но на практике ее почти не применяют. Узнать об отсутствии спецоценки чиновники Роструда могут во время плановой или внеплановой проверки.

bk

Веб‑сервис для малого бизнеса

Начисляйте зарплату, взаимодействуйте с налоговой и фондами через Контур.Бухгалтерию! Учет, отчетность, налоги и взносы.


Статьи по теме

Может ли директор, учредитель ООО быть самозанятым

Что мешает директору руководить компанией и одновременно работать на себя в качестве самозанятого? Технически — ничего, если хватает сил на все задачи. Но с точки зрения закона есть нюансы. Расскажем о них в статье.

Самозанятый и ООО: договор, работа, оплата, налоги

Компании отдают часть работ и услуг самозанятым на аутсорсинг. Это помогает уменьшить налоговую нагрузку и не расширять штат. Но в этом есть риск: налоговая может найти нарушения в таком сотрудничестве и оштрафовать организацию, а еще доначислить налоги и взносы. Расскажем, что делать, чтобы не нарушить закон.

Должная осмотрительность: как проверить контрагента и не попасть на штрафы

Почему нужно проверять контрагентов на благонадежность? Чтобы не потерять время и деньги: если налоговая найдет в цепочке ваших поставщиков фирму-мошенника, вам могут отказать в вычете НДС и признать часть расходов неподтвержденными. Рассказываем, как проверять компании перед сотрудничеством.

Форма 4‑ФСС изменения в 2022 году

В 2022 году организации и ИП отчитываются по взносам на травматизм по новой форме 4-ФСС. Название расчета осталось прежним, но саму форму изменили. Из нее убрали все разделы, которые касались зачетной системы — еще с 2021 года вся страна перешла на прямые выплаты пособий из ФСС. Новая форма утверждена приказом ФСС РФ от 14.03.2022 № 80. Старая редакция формы, действовавшая до отчета за 1 квартал 2022 года включительно, была утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381

Контур.Бухгалтерия
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть всё для удобной работы
  • Легко ведите учёт и заводите первичку
  • Отправляйте отчётность через интернет
  • Сервис расчитает налоги и напомнит о платеже
  • Начисляйте зарплату, больничные, отпускные
Попробовать бесплатно