Должная осмотрительность: как проверить контрагента и не попасть на штрафы

Почему нужно проверять контрагентов на благонадежность? Чтобы не потерять время и деньги: если налоговая найдет в цепочке ваших поставщиков фирму-мошенника, вам могут отказать в вычете НДС и признать часть расходов неподтвержденными. Рассказываем, как проверять компании перед сотрудничеством.

bk

Платите налоги в несколько кликов

Платите налоги, взносы и отчитывайтесь через интернет. Сервис рассчитает суммы, подготовит файлы, напомнит об отправке

Почему нужна проверка контрагентов

Некоторые налогоплательщики сознательно работают с фирмами-однодневками и применяют нелегальные схемы налоговой «оптимизации» вроде бумажного НДС. Другие работают добросовестно и стараются не иметь дела с сомнительными контрагентами, но иногда по невнимательности сотрудничают с однодневками, хотя и должны проявлять должную осмотрительность.

Вот возможные риски работы с фирмой-однодневкой:

  • вам не заплатят по договору или не поставят товар;
  • вы можете попасть в реестр недобросовестных компаний, и это удар по репутации, вас могут сторониться другие контрагенты;
  • налоговая может признать недействительными заключенные сделки, доначислить налоги, назначить штрафы и пени;
  • сотрудничество с однодневкой могут посчитать попыткой уклонения от налогов, за это есть не только административная ответственность и штрафы, но и уголовные наказания с реальными сроками.

Чтобы защититься от таких угроз, нужно будет доказать налоговой, что вы добросовестный налогоплательщик и проявляли должную осмотрительность. Для этого перед заключением договора с новым контрагентом надо проверить его на благонадежность. Фирма-однодневка создается не для того, чтобы вести реальный бизнес, а для финансовых схем, она не сдает отчетность, не нанимает сотрудников и имеет другие признаки, которые должны насторожить при проверке (письмо ФНС от 11.02.2010 № 3-7-07/84).

Для проверки контрагентов есть платные и бесплатные сервисы, например Контур.Фокус, Прозрачный бизнес, Проверь себя и контрагента. Но все равно в ходе проверок инспекторы могут обнаружить в цепочках ваших поставщиков однодневку, от такого риска не застрахован никто. Зато можно выполнить все действия, которые покажут налоговой, что вы добросовестный налогоплательщик.

bk

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность

Что такое должная осмотрительность и необоснованная налоговая выгода

В законах нет термина «должная осмотрительность», но к нему есть отсылки в инструкциях и письмах контролирующих органов. В деловом обиходе оно зародилось в 2003 году в определении КС РФ от 16.10.2003 №329-О.

В 2006 году появилось понятие «налоговая выгода» (постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53). Оно означает уменьшение налога из-за сокращения налоговой базы, из-за получения вычета, льготы, возмещения налога из бюджета или применения выгодной налоговой ставки. Это законные способы сократить налоги, они прописаны в НК РФ, и выгода в связи с этими методами — нормальна.

В 2017 году после принятия № 163-ФЗ в НК РФ закрепился еще один термин «необоснованная налоговая выгода»: такая выгода появляется у компании, если она не проявляет должную осмотрительность в выборе поставщиков и клиентов-юрлиц. Если налогоплательщики сокращают налоги, уклоняясь от них или получая вычеты, сокращая налоговую базу благодаря сотрудничеству с подставными фирмами-однодневками, — такая налоговая выгода считается необоснованной и ведет к санкциям.

Налоговая выгода признается необоснованной в таких случаях:

  • для целей налогообложения сделки учитывают с нарушением их экономического смысла и цели: например, компания по документам платит подрядчику за работы, но на деле работы выполняют сотрудники организации, а уплаченные деньги возвращаются руководству компании;
  • компания выбирала контрагентов неосторожно, без должной осмотрительности: она могла узнать о нарушениях контрагента, но не сделала этого или проигнорировала их;
  • компания или ее взаимозависимые лица совершают сделки для получения налоговой выгоды с контрагентами, которые не выполняют обязанностей по уплате налогов (п.10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53).

Как проявить должную осмотрительность

У ФНС есть Концепция планирования выездных проверок, в которой перечислены 12 критериев — на их основе компании могут сами оценить риски сотрудничества. Например, должны насторожить такие признаки, которые видны по бухгалтерской и налоговой отчетности:

  • у контрагента налоговая нагрузка ниже среднего по сравнению с другими компаниями в отрасли;
  • отчетность контрагента показывает убытки в течение нескольких кварталов или лет;
  • в отчетности видны серьезные суммы налоговых вычетов;
  • сумма основных средств за последние годы уменьшается, выручка падает, а кредиторская задолженность растет;
  • коды ОКВЭД не связаны с основной деятельностью компании.

bk

Любые отчеты онлайн

Сдать отчет или корректировку через Контур.Бухгалтерию очень просто! Автозаполнение, система подсказок, проверка

Другие признаки можно выявить при проверке с помощью специальных сервисов: 

  • компания находится в процессе банкротства;
  • к компании предъявлено много исков, и число их растет в последние месяцы — это значит, фирме нечем платить по счетам;
  • по компании есть исполнительные производства на крупные суммы (а вот производства по небольшим долгам, например, за штрафы ГИБДД как раз показывает, что компания ведет деятельность).

Важно проверить сайт компании и пообщаться с ее представителями:

  • посмотреть последние новости компании, дату обновления сайта, фотографии с производства;
  • позвонить и написать по контактам, указанным на сайте, задать вопросы;
  • поискать упоминания и отзывы о компании в сети;
  • проконтактировать лично с представителем контрагента, проверить документы, которые уполномочивают их подписывать договор, получить копии их паспортов;
  • должны насторожить торопливость в переговорах и желание как можно быстрее подписать договор, неаккуратность в его составлении, предложение очень выгодных условий сделки.

А еще многое о компании расскажут документы, которые у нее можно и нужно запросить — этой теме мы посвятим следующий раздел. Самое главное: важно что-то делать для проверки контрагента, не менее важно фиксировать свои действия по проверке, чтобы вы могли при случае предъявить это налоговой как доказательства вашей добросовестности. Если вы не делаете ничего — вы не проявляете должную осмотрительность. 

Запрос документов контрагента

Перед заключением договора с компанией стоит не только изучить открытые источники: отзывы, опубликованную бухотчетность, состояние компании по данным сервисов проверки. Еще важно запросить набор документов у самой компании:

  • карточку предприятия с реквизитами: ИНН/КПП, расчетный счет, данные о руководстве и уполномоченных лицах, которые подписывают документы;
  • сканы учредительных документов: устава, ОГРН с листами записи;
  • сканы доверенностей, которые подтверждают полномочия сотрудников подписывать документы;
  • выписку из ЕГРЮЛ;
  • если компания ведет лицензируемую деятельность — скан действующей лицензии;
  • если собираетесь работать с ИП, тоже запросите сканы документов о госрегистрации, доверенность на подписанта и его удостоверение личности, выписку из ЕГРИП;
  • если будете работать с иностранной компанией, запросите документы, подтверждающие правовой статус компании и ее устав (с переводом на русский язык), документы о полномочиях подписанта и выписку из торгового реестра страны будущего контрагента.

bk

Подарок для новых ООО!

Регистрируйте компанию, сообщите нам ИНН и получите бесплатно 3 месяца онлайн-бухгалтерии со сдачей отчетов

Какие документы нужно разработать для должной осмотрительности

Компания может отработать алгоритм проявления должной осмотрительности. Это схема работы и проверки контрагентов, который можно закрепить в положении о договорной работе.

Определите типы договоров, которые компания может заключать с контрагентами: авторский договор, договор заказа и поставки, типовой договор и др.

Назначьте ответственных за работу с контрагентами. Например, менеджер проверяет контрагента в открытых источниках и запрашивает документы у компании, юрист согласовывает договор и проверяет благонадежность компании по представленным документам, бухгалтер отвечает за вопросы по уплате налогов. Пропишите схему взаимодействия: кто составляет договор, кому передает на согласование, кто и какими способами проверяет контрагента.

Разработайте локальный акт — регламент применения принципа должной осмотрительности, потому что при проверке у вас попросят какой-нибудь документ, который бы доказывал, что в компании принято эту осмотрительность соблюдать. Включите в него: 

  • пункт с общими положениями — здесь определяются термины, перечисляются должности ответственных лиц и цель составления регламента;
  • принципы должной осмотрительности — поясните, что это такое, какие документы нужно запросить у контрагента, какие цифры проверить, какие действия выполнить;
  • правила проверки контрагентов — здесь подробно прописывают, как проводится проверка и мониторинг, когда у контрагента запрашивают документы, кто и как их проверяет;
  • ответственность за несоблюдение — приложите схему согласований и должности ответственных лиц, лист ознакомления ответственных работников с регламентом под роспись, назначьте ответственность за несоблюдение схемы (к слову, при проверке налоговая спросит у этих сотрудников, знакомы ли они с регламентом);
  • форма заключений по контрагенту — это бланк с выводами, которые вы сделаете после изучения контрагента, своего рода карточка безопасности, досье на поставщика или клиента. Ее надо хранить и при проверке предъявлять инспекторам.

bk

Облачная бухгалтерия от Контура для бизнеса

Простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, отправка отчетности онлайн, ЭДО, бесплатные обновления и техподдержка

Чек-лист по проверке контрагентов

Ведите документы по соблюдению должной осмотрительности

Составьте регламент проверки контрагентов.

Собирайте досье на контрагента — карточку налоговой безопасности.

Следите за исполнением договоров, собирайте первичные документы, не допускайте противоречий в них.

Проверяйте контрагента через специальные сервисы

Проводите проверку через сервис ФНС «Риски бизнеса» или Контур.Фокус. Сохраняйте сканы проверки с указанием даты. Вот признаки благонадежного контрагента:

  • присутствует в ЕГРЮЛ;
  • нет решения о скором исключении из ЕГРЮЛ;
  • нет решений о ликвидации, уменьшении уставного капитала или реорганизации;
  • директор, бухгалтер или участники общества не дисквалифицированы;
  • директор или участники не отстранены судом от руководства или участия;
  • офис находится не по адресу массовой регистрации;
  • нет данных, что с организацией нельзя связаться по указанному адресу;
  • у компании нет долгов по налогам и отчетности;
  • директор компании руководит не более чем пятью организациями;
  • участники компании участвуют в создании не более чем десяти юрлиц.
Проверяйте документы контрагента

Запросите у контрагента заверенные копии учредительных документов, выписку из ЕГРЮЛ, лицензии, бухотчетность, приказы о назначении директора и доверенности на подписантов и убедитесь вот в чем:

  • документы подтверждают юридический статус контрагента;
  • копии паспорта руководителя, подписантов и доверенности подтверждают их полномочия;
  • бухотчетность подтверждает, что у компании есть мощности для выполнения контракта;
  • объем штата говорит о реальной деятельности;
  • документы о собственности и договоры аренды подтверждают фактическое расположение офиса, склада, производства, магазина.
Проанализируйте открытые источники

Убедитесь, что контрагент позитивно представлен в сети:

  • есть работающий сайт с достаточно свежими обновлениями или новостями;
  • есть группы или аккаунты компании в соцсетях;
  • можно найти отзывы о работе компании;
  • в сети или СМИ есть реклама контрагента.
Проконтактируйте с представителями контрагента Свяжитесь с компанией по телефонам или адресам на сайте, задайте вопросы, проведите встречу по видеосвязи или лично, обсудите важные вопросы по контракту, убедитесь в адекватности контрагента.

bk

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, ПФР и ФСС, Росстат


Как сформировать акт сверки в Контур.Бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами помогает отслеживать долги и может стать важным документом в суде. В статье расскажем, на что обратить внимание при сверке и как автоматически составить акт в Контур.Бухгалтерии.

Расшифровка выписки по расчетам с налоговой

При сверке с налоговой мало выполнить регламент, нужно еще расшифровать документы и заявить о своем несогласии, если некоторые ваши платежи потерялись. Расскажем, какие документы получают при сверке налогоплательщики, как их расшифровать и что после сверки можно сделать.

Доверенность в ИФНС: образцы и примеры

В 2022 году можно применять несколько видов доверенностей для сдачи отчетности в налоговую. До 2023 года действует переходный период по доверенностям, но после этого правила уточнятся. Расскажем, как оформить доверенность и какие формы лучше выбрать для разных случаев.

Как закрыть ИП с долгами

ИП может отказаться от своего статуса и закрыть бизнес в любой момент, долги по налогам и взносам — не препятствие. Проблемы могут возникнуть из-за других вещей. Расскажем об этом в статье.

Договор безвозмездного пользования

В бизнесе можно без оплаты получить для работы полезные вещи: автомобиль, помещение, оборудование. Это называется ссуда — бесплатная аренда. Расскажем, какие налоги придется платить, как подстраховаться от рисков, как оформить договор ссуды и отражать предмет в учете.

Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты