Работодатель может добровольно выплачивать своим сотрудникам деньги при рождении ребенка, болезни, смерти родственников или просто к юбилею. Это называется материальная помощь. Расскажем, чем она отличается от других видов выплат, надо ли платить с нее налоги и как перечислять матпомощь работникам.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
Что такое материальная помощь
Материальная помощь выдается не за труд или рабочие результаты. Ее выдают в связи с жизненными обстоятельствами, в которых нужны деньги, так что это социальная выплата. Многие крупные компании оказывают помощь сотрудникам или членам их семей, а еще бывшим сотрудникам, чтобы поддержать людей — за это работники более лояльны своей компании. Сегодня это привычный вид соцподдержки.
Работодатель выдает матпомощь добровольно. Он может прописать подробности о выплате матпомощи в локальном акте, если хочет ясно обозначить, кто из сотрудников и когда может рассчитывать на помощь. Условия, виды и размеры поддержки можно вписать в положение о материальной помощи, положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка или один из разделов коллективного договора. В документе прописывают основания получения помощи, бумаги, которые должен принести сотрудник, сроки для перечисления помощи. Суммы помощи можно указать конкретной суммой или диапазоном, например 25 000 — 80 000 рублей.
Если документы о помощи есть в компании, с ними знакомят при приеме на работу. Если такой документ принимается позже — знакомят с ним сотрудников после его подписания. Но работник и сам может подать письменный запрос на ознакомление с локальными актами о матпомощи, и тогда ему надо показать документы в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Если такого локального акта нет, работник все равно может попросить о денежной поддержке, а работодатель может в ответ выделить деньги или отказать.
Кому и в какой ситуации оказывают матпомощь
Работодатели сами решают, в какой ситуации оказывать поддержку сотрудникам. Это могут быть любые финансово затратные или значимые события. Помощь можно выплачивать и регулярно: к отпуску, профессиональному празднику, дню рождения. Вот самые частые виды выплат.
При рождении или усыновлении ребенка. Это деньги от работодателя помимо единовременного пособия при рождении ребенка из ФСС. Компании часто выплачивают сотрудникам до 50 000 рублей в такой ситуации — достаточно заявления работника и копии свидетельства о рождении или усыновлении. Такая выплата не облагается НДФЛ и взносами, если выплачивается единовременно в первый год жизни ребенка (п. 8 ст. 217, п. 1 ст. 422 НК РФ). Если в компании трудятся оба родителя, работодатель может выплатить матпомощь каждому из них, и суммы не будут облагаться налогами и взносами (Письмо Минфина от 21.03.2018 № 03-04-06/17568).
Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!
Авторасчет больничных и других пособий в несколько кликов. Загрузка ЭЛН и взаимодействие с СФР через онлайн-бухгалтерию.
В связи со смертью близкого родственника. В такой ситуации работодатель может выплатить любую сумму, которая предусмотрена в локальных документах, или назначить ее своим решением, если в документах сумма не прописана. Для этого сотрудник предоставляет свидетельство о смерти и документ, который подтверждает родство. Иногда матпомощь на погребение выплачивают при смерти самого сотрудника его родственникам.
При чрезвычайных ситуациях. В результате стихийного бедствия, эпидемии или аварии на территории, где живут сотрудники, может сложиться чрезвычайная ситуация. Ее объявляют органы власти. При ЧС крупного масштаба пострадавшие получают выплаты из бюджета (ст. 18 закона «О защите населения и территорий от ЧС»). Но и работодатель может оказать поддержку сотрудникам, если хочет и имеет на это средства, тем более если это не крупное ЧС, а локальное происшествие: сгорел дом, затопили соседи, работник попал в ДТП или его ограбили.
При особых событиях. Работодатель может оказывать денежную поддержку к свадьбе работника, юбилею, профессиональному празднику, при выходе на пенсию, при необходимости серьезного лечения сотрудника или его ребенка. Даже если по этим поводам поддержку оказывают регулярно (скажем, ко дню рождения), все равно это материальная помощь, а не премии.
Обязан ли работодатель выделять материальную помощь
В системе оплаты труда не упоминается матпомощь (ст. 135 ТК РФ). Ее дают для поддержки сотрудников в радостный или горьких жизненных ситуациях, а не за перевыполнение плана или опасные условия труда. ТК РФ или другие законы не обязывают работодателя такую помощь выплачивать. Значит сотрудник не может требовать матпомощь, но вправе сделать запрос — а работодатель может рассмотреть его просьбу и согласиться или отказать.
Как оформить выплату матпомощи
В локальном документе процесс оформления и выплаты матпомощи должен быть описан по шагам.
Шаг 1. Заявление от работника. Обычно все начинается с обращения работника, который прикрепляет к заявлению о матпомощи документ, который подтверждает факт события. Но иногда матпомощь выдают по распоряжению работодателя без заявления работника: скажем, к юбилею или выходу на пенсию.
У компании может быть шаблон заявления, тогда работнику выдают бланк в отделе кадров или бухгалтерии. Если шаблона нет, заявление пишется в свободной форме: работник формулирует просьбу о помощи и описывает ситуацию, из-за которой она понадобилась. Можно включить в текст реквизиты локального акта о матпомощи.
Отпускные, пособия, командировочные
Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Зарплата, кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн.
К заявлению прилагают подтверждающие документы. Это может быть копия свидетельства о рождении или свидетельства о смерти, выписка из медицинских документов. Если просьба о помощи связана не с самим сотрудником, а с членом его семьи, понадобится документ, подтверждающий родство. Если помощь нужна из-за чрезвычайного происшествия, понадобится справка из полиции или управляющей компании.
Директору ООО «Антрекот»
Авдееву М.С.
от дизайнера-верстальщика
Ильина А.О.
заявление
Прошу выделить мне материальную помощь в связи с рождением ребенка — Ильина Тимофея Алексеевича 19 июля 2022 года. Прилагаю копию свидетельства о рождении.
Дата: 30 июля 2022
Подпись:____________
Пример заявления с просьбой о матпомощи
Шаг 2. Приказ о матпомощи. Для выплаты помощи через бухгалтерию нужен приказ руководителя. Если директор готов поддержать сотрудника в ответ на его просьбу, он издает приказ об оказании помощи. В нем указывает сумму выплаты, иногда ее форму и срок перечисления, название компании и имя ее руководителя, имя работника, которому помощь предназначена, и подпись директора.
Бухгалтер знакомит с приказом сотрудника, тот расписывается под приказом и таким образом узнает, что матпомощь перечислят, в каком размере и когда.
ООО «Антрекот»
ПРИКАЗ № 86
об оказании материальной помощи Ильину А.О.
1.08.2022
г. Екатеринбург
Выделить материальную помощь дизайнеру-верстальщику Ильину Алексею Олеговичу в связи с рождением сына в размере 50 000 рублей в срок до 10.08.2022.
Основания: п. 10 Положения ООО «Антрекот» о материальной помощи, заявление Ильина А.О. от 30.07.2022.
Подпись: ____________/Авдеев М.С., директор
Ильин А.О. с приказом ознакомлен 2.08.2022
Пример приказа о матпомощи
Шаг 3. Выплата матпомощи. На основании приказа бухгалтер выплачивает помощь в указанные сроки и указывает реквизиты приказа в назначении платежа. Сотрудник получит деньги в кассе или на зарплатную карту — обычно так же, как зарплату. Чаще всего матпомощь и выплачивают в ближайший день зарплаты.
Если выплата задерживается, бухгалтер должен за каждый день просрочки начислить проценты согласно ст. 236 ТК РФ. А вот работу из-за опоздания выплаты сотрудник приостанавливать не может: матпомощь — не зарплата, так что ее задержка не дает права на приостановку работы.
Зарплата, пособия, командировочные, удержания
Простой расчет алиментов в Контур.Бухгалтерии! (Но мы не сможем проконсультировать родителей или супругов на эту тему).
Облагается ли матпомощь НДФЛ
Некоторые виды матпомощи полностью освобождены от НДФЛ, а некоторые облагаются в рамках некоторых лимитов. Если помощь облагается подоходным налогом или не укладывается в лимит, работодатель должен удержать с нее и перечислить в бюджет 13% НДФЛ (ст. 217 НК РФ).
Не облагается НДФЛ:
- помощь семье умершего работника (или бывшего работника-пенсионера);
- помощь сотруднику (или бывшему сотруднику) в связи со смертью близкого родственника;
- помощь сотрудникам или членам их семей, пострадавшим от стихийных бедствий, терактов или других ЧС.
Частично освобождена от НДФЛ:
все прочие виды помощи в рамках лимита 4 000 рублей в год на одного сотрудника: сумма выплаты свыше 4 000 рублей облагается НДФЛ.
Пример расчета
Согласно Положению ООО «Антрекот» о материальной помощи сотрудники получают к юбилею 3 000 рублей, а к свадьбе 10 000 рублей. Сотрудник Иван отпраздновал 50-летие и получил 3 000 рублей в виде матпомощи, эта сумма укладывается в лимит и не облагается НДФЛ. Остаток необлагаемого лимита — 1 000 рублей. Вскоре после юбилея Иван женился. Директор издал приказ о матпомощи в 10 000 рублей. С части этой суммы пришлось удержать НДФЛ: (10 000 — 1 000) * 13% = 1 170 рублей. Ивану на карту перечислили патпомощь за вычетом налога: 10 000 — 1 170 = 8 830 рублей.
В таблице мы собрали самые частые виды помощи и показали, когда нужно удерживать НДФЛ.
| Событие | Платят ли НДФЛ | Обоснование |
|---|---|---|
| Свадьба | Да, с суммы свыше 4 000 рублей | п. 28 ст. 217 НК РФ |
| Рождение или усыновление ребенка | Нет, если выплата в пределах 50 000 рублей на одного ребенка и выплачена до годовалого возраста | п. 8 ст. 217 НК РФ |
| Лечение сотрудника или члена его семьи | Нет | ст. 217 НК РФ |
| Увольнение | Да, с суммы свыше 4 000 рублей | п. 28 ст. 217 НК РФ |
| Выход на пенсию | Да, с суммы свыше 4 000 рублей | п. 28 ст. 217 НК РФ |
| Смерть сотрудника или члена его семьи | Нет, если за помощью обращается сам сотрудник, его супруг, родители или дети | п. 8 ст. 217 НК РФ |
А в здесь мы рассказали, как включить матпомощь в расчет 6-НДФЛ.
Платят ли налоги и взносы с матпомощи
Матпомощь, перечисленная сотруднику, не сокращает налоги работодателя. В части случаев она еще и облагается страховыми взносами. После выплаты матпомощи компания будет должна еще и бюджету.
Налог на прибыль или УСН. Компании на ОСНО не могут учесть матпомощь в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Компании на УСН тоже не могут списать матпомощь в расходы, ведь ее нет в перечне расходов упрощенцев (ст. 346.16 НК РФ).
Страховые взносы. Часть выплат не облагают взносами на пенсионное, медицинское страхование и травматизм (ст. 422 НК РФ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ) — как выплаты сотрудникам, так и членам их семей или бывшим сотрудникам (ст. 420 НК РФ). Это такие виды помощи:
- в связи с чрезвычайными ситуациями, терактами и стихийными бедствиями;
- в связи со смертью ближайшего родственника;
- при рождении или усыновлении ребенка в рамках суммы 50 000 рублей на одного ребенка до года;
- сотрудникам в рамках суммы 4 000 рублей на одного человека в год.
На все прочие виды помощи начисляются страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС. Иногда суды постановляют, что на матпомощь как выплату социального плана не должны начисляться страховые взносыПостановление АС Западно-Сибирского округа от 29.04.2019 № Ф04-1229/2019 по делу № А45-34360/2018 или Постановление АС Дальневосточного округа от 26.12.2018 № Ф03-5630/2018 по делу № А73-4750/2018). Но чтобы не участвовать в судебных тяжбах с ФНС лучше начислять взносы на матпомощь.
Как учитывать матпомощь в бухучете
Матпомощь учитывается в составе прочих расходов (пп. 11-13 ПБУ 10/99, приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Для проведения операций используют бухгалтерские счета 91 «Прочие доходы и расходы» и 73 «Расчеты с сотрудниками по прочим операциям». Например:
- Дт 91 Кт 73 — начислили матпомощь;
- Дт 73 Кт 68 — удержали НДФЛ;
- Дт 73 Кт 50 (51) — выплатили матпомощь;
- Дт 91 Кт 69 — начислили взносы (они тоже начисляются на прочие расходы).
Если сотрудник получает не денежную, а натуральную матпомощь, например в виде стройматериалов для восстановления дома, проводки отличаются:
- Дт 91 Кт 73 — начислили матпомощь;
- Дт 73 Кт 68 — удержали НДФЛ;
- Дт 73 Кт 10 (41, 43) — выдали помощь в натуральной форме;
- Дт 91 Кт 69 — начислили взносы.
Кадровые документы, зарплата, отчетность
Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.