При задержке зарплаты работодатель должен рассчитать и выплатить компенсацию с учетом страховых взносов. Расскажем, что грозит руководству за задержку, как выплатить компенсацию и как действовать работникам, чтобы получить свои деньги.
В этой статье:
- Правила выплаты зарплаты
- Когда платят компенсацию за задержку зарплаты
- Как рассчитывают компенсацию
- Надо ли удерживать НДФЛ с компенсации
- Надо ли платить страховые взносы с компенсации
- Учитывают ли компенсацию при расчете налога на прибыль или УСН
- Как выплачивать компенсацию
- Санкции для работодателя за просрочку зарплаты
Контур.Бухгалтерия — веб‑сервис для бизнеса!
Ведите учет, платите налоги, зарплату и сдавайте всю отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат через Контур.Бухгалтерию.
Правила выплаты зарплаты
По закону зарплату нужно платить раз в полмесяца или чаще. Обычно работодатели делят выплату на две части: с 16 числа и до конца текущего месяца выплачивается первая часть зарплаты (аванс), а с 1 по 15 число следующего месяца — вторая часть. При этом между первой и второй выплатой не должно быть больше 15 календарных дней (ст. 136 ТК РФ).
Сроки выплат работодатель устанавливает самостоятельно и прописывает их в правилах внутреннего распорядка, коллективном договоре и трудовом договоре. Срок выплаты — это точная дата: например 25 число для аванса и 10 число для второй части зарплаты. Нельзя указывать сроки выплат периодом: например «с 25 по 30» или «с 10 по 15».
Если срок выплаты выпадает на праздник или выходной, деньги сотрудникам нужно перечислить заранее — в последний рабочий день перед установленной датой (письмо Минтруда от 12.03.19 № 14-2/ООГ-1663).
Когда платят компенсацию за задержку зарплаты
Если у работодателя нет денег на зарплату из-за кассового разрыва или проблем с прибылью и он выдает аванс или зарплату позже срока, придется заплатить сотруднику компенсацию за каждый день ожидания. Это материальная ответственность работодателя, который нарушает денежные обязательства и задерживает любые выплаты: доплаты, отпускные, премии, выходное пособие (ст. 236 ТК РФ).
Даже если с зарплатой опоздали только на один день, придется платить компенсацию. И даже если работодатель не виноват в опоздании — он должен возместить работнику ожидание. Скажем, платежное поручение на зарплату вовремя отправили в банк, но там случился сбой, и деньги поступили на день позже. Компенсировать опоздение будет не банк, а работодатель.
Отпускные, пособия, командировочные
Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Кадровые документы и отчеты по сотрудникам онлайн
Как рассчитывают компенсацию
Для расчета компенсации нужно знать три значения:
- сумма долга;
- срок опоздания;
- ключевая ставка ЦБ РФ на период опоздания.
С суммой долга все просто: это те деньги, которые должен был получить работник, но не получил. Поэтому из зарплаты вычитают НДФЛ и удержания (алименты, долги по исполнительному производству). Скажем, зарплата за вторую половину месяца у работника — 25 000 рублей. За вычетом НДФЛ 13 % на руки он получает 21 750 рублей. Удержаний у этого сотрудника нет, так что компенсацию надо рассчитать именно от этой суммы.
Теперь нам нужно знать размер ключевой ставки Центробанка, так как за каждый день просрочки начисляют не менее 1/150 ключевой ставки. Например, с 28 февраля по 8 апреля 2022 ключевая ставка составляла 20 %, с 8 по 29 апреля — 17 %, а с 4 мая — 14 %. Актуальная ставка и ее изменение в прошлые периоды всегда есть на сайте Центробанка.
Работодатель может прописать в локальных актах более высокое значение для расчета компенсаций, а вот сделать его меньше не получится. Кроме того региональное или отраслевое соглашение может устанавливать более высокую ставку для организаций, которые к этому соглашению присоединились.
Отсчет дней задержки начинается со следующего календарного дня после установленного срока выдачи зарплаты, которую сотрудник не получил. Конец периода задержки — день выплаты задолженности.
Компенсация рассчитывается по формуле:
Компенсация = Сумма долга * Дни просрочки * 1/150 ключевой ставки ЦБ
Если в период просрочки ключевая ставка менялась, придется рассчитать компенсацию отдельно для каждого отрезка времени.
Пример
День выплаты зарплаты — 5 апреля 2022, но работодатель задержал деньги до 13 апреля. Первый день просрочки — 6 апреля, а последний — 13 апреля, полный срок просрочки — 8 дней.
Сумма зарплаты вместе с НДФЛ — 25 000 рублей, без НДФЛ работник получает на руки 21 750 рублей. Удержаний нет.
С 6 по 7 апреля включительно (два дня) действовала ключевая ставка 20 %, а с 8 по 13 (шесть дней) — 17 %. Расчет будет таким:
- 21 750 * 2 * 1/150 * 0.2 = 58 рублей;
- 21 750 * 6 * 1/150 * 0,17 = 147,9 рублей;
- 58 + 147,9 = 205,9 рублей.
Компенсация за просрочку составит 205 рублей 90 копеек.
Надо ли удерживать НДФЛ с компенсации
Минимальная компенсация, которая рассчитывается из 1/150 ключевой ставки, не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Также не облагается НДФЛ повышенная компенсация, которая прописана во внутренних документах компании и трудовом договоре (п. 2 письма Минфина № 03-04-05-01/450).
Если же работодатель платит повышенную компенсацию, которая не закреплена в документах, придется заплатить налог. Для этого из повышенной компенсации вычитают необлагаемую часть по 1/150 ключевой ставки и с этого остатка платят НДФЛ (письмо Минфина № 03-04-05-01/261).
Учет, зарплата, налоги и взносы, отчетность
Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы, выберет проводки, заполнит и проверит отчеты для отправки через интернет.
Надо ли платить страховые взносы с компенсации
Это вопрос спорный, и споры по нему длятся годами. Налоговая и Минфин считают, что взносы платить нужно, ведь ими облагаются все перечисления работнику по трудовым отношениям (письмо Минфина № 03-15-05/14477, п. 1 ст. 420 НК РФ).
Но суды придерживаются другой позиции. В их логике взносы платятся с оплаты труда, а компенсация за просрочку зарплаты — не оплата труда, а матответственность руководителя (постановление президиума ВАС РФ № 11031/13). Кроме того такая ответственность в виде компенсации есть в списке сумм, которые не облагаются взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ — суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).
Поэтому налоговая штрафует за отсутствие взносов, а суды отменяют эти штрафы. Выбор за вами: если есть время на суд, можно не платить взносы. А если эти суммы кажутся копеечными, то проще их заплатить.
Учитывают ли компенсацию при расчете налога на прибыль или УСН
Компенсацию часто включают в состав таких расходов:
- внереализационные — штрафы, пени и другие проценты за нарушения (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ);
- на оплату труда (ст. 255 НК РФ).
Но Минфин считает, что компенсация не относится к расходам на оплату труда (не связана с режимом работы) или внереализационным расходам (не связана с гражданско-правовыми отношениями). А значит компенсацию нельзя учитывать в расходах при расчете налога на прибыль (письмо Минфина № 03-03-06/2/164). И если пойти против воли Минфина, это может закончиться судом с ФНС. Правда суд может принять сторону работодателя (постановление ФАС ПО по делу № А55-35672/2009), но чтобы не рисковать, можно не учитывать компенсацию при расчете налогооблагаемой базы.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Начисляйте зарплату, взаимодействуйте с налоговой и фондами через Контур.Бухгалтерию! Учет, отчетность, налоги и взносы.
Как выплачивать компенсацию
Компенсацию выплачивают одновременно с задержанной зарплатой. В расчетном листке прописывают сумму зарплаты и размер компенсации, чтобы работник понимал, какие деньги он получил и за что.
В бухгалтерском учете компенсацию отражают на 73 счете как прочие расходы такими проводками:
- Дт 91.2 Кт 73 — начисление компенсации;
- Дт 73 Кт 50 — при выплате через кассу;
- Дт 73 Кт 51 — при выплате на карту.
Санкции для работодателя за просрочку зарплаты
При задержке зарплаты работодатель не только выплачивает компенсацию — ему грозит еще и административная или уголовная ответственность.
В рамках административной ответственности применяют такие санкции (чч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ), их может выписать Трудовая инспекция по итогам плановой или внеплановой проверки:
- для ИП — штраф до 5 тыс. рублей;
- для организации — до 50 тыс. рублей;
- для должностных лиц в организации — до 20 тыс. рублей
При повторной задержке штрафы увеличиваются (чч. 2, 3 ст. 2.1 КоАП РФ):
- для ИП — до 30 тыс. рублей;
- для организации — до 100 тыс. рублей.
К уголовной ответственности могут привлечь, если сотрудники остаются без зарплаты больше 2 месяцев или получают меньше половины от установленной суммы больше 3 месяцев (ст. 145.1 УК РФ). Руководителю грозит в таких случаях лишение свободы на срок до 3 лет, а если лишение зарплаты привело к тяжким последствиям для здоровья или жизни работника — на срок до 5 лет. Но при этом в действиях руководства должна быть корысть: например, у компании есть деньги, но их пускают на обновление основных средств, а не зарплату.
Итак, даже за 1-дневную просрочку зарплаты нужно платить компенсацию по 1/150 ключевой ставки или выше, даже если в задержке нет вины работодателя. Компенсацию рассчитывают от суммы, которую сотрудник должен получить на руки, и выплачивают вместе с зарплатой, с компенсации не удерживают НДФЛ, а страховые взносы лучше заплатить, чтобы не спорить с налоговой в суде. Учесть компенсацию при расчете налога не получится — это может привести к суду с ФНС.
Кадровые документы, зарплата, отчетность
Справки о доходах и другие документы в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит справку и выведет на печать.