Закон не устанавливает четких требований к содержанию и форме Положения об оплате труда. В статье разберемся, обязателен ли этот документ, как его составить, утвердить и изменить. А еще дадим образец Положения.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.
Для чего составлять Положение об оплате труда работников
Положение об оплате труда — внутренний нормативный акт, в котором фиксируют все системы оплаты труда, которые действуют в компании, доплаты, надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты, алгоритм их расчета и выплаты (ст. 135 ТК РФ).
Согласно Трудовому кодексу, работодатель не обязан утверждать Положение. ТК РФ обязывает прописывать порядок оплаты сотрудникам в двух других документах: Правилах внутреннего трудового распорядка и в каждом трудовом договоре (ст. 57 и 189 ТК РФ). Для чего же тогда компании внедряют дополнительные локальные акты?
Выгода вот в чем. Если в компании меняются правила оплаты труда или размер зарплаты, это нужно отражать в трудовом договоре: составлять допсоглашение к договорам со всеми сотрудниками, которых коснулись изменения. И если в компании сотни сотрудников и сложная система оплаты труда, это большая нагрузка на кадровиков. Так что средним и крупным компаниям удобнее завести такой документ: в нем прописаны все сложные системы выплат, данные о структуре выплат, порядке выдачи зарплат и датах. Иногда компании выносят в отдельное Положение все, что касается премирования, хотя тоже не обязаны этого делать.
Если в организации есть документ по правилам оплаты, то в трудовом договоре прописывают только оклад, а по поводу премий дают ссылку на Положение об оплате труда. Тогда не придется заключать допсоглашения, если в выплатах премий произошли изменения — вместо этого просто издается новая редакция Положения. Да и сам трудовой договор не нужно будет утяжелять подробным описанием схемы оплаты труда.
Так что Положение об оплате имеет смысл составлять в компаниях, где работники получают не только оклад, но и другие виды выплат: премии, компенсации — или если в компании трудятся разные категории сотрудников с разными системами оплаты. Работать без такого Положения можно, если все сотрудники работают в условиях, которые никак не отличаются от обычных: без сверхурочных часов, совмещения или работы в праздники.
Еще один плюс Положения: оно закрепляет отнесение разных видов выплат к фонду оплаты труда и объясняет правомерность признания расходов, которые уменьшают налог на прибыль или налог УСН. Это предупреждает вопросы налоговиков, которые могут оспорить суммы, уменьшающие налоговую базу, если те не внесены в Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка или трудовые договоры и допсоглашения к ним.
И еще одно полезное действие Положения: при выплате зарплаты раз в месяц работодатель должен вручать работнику листок с описанием всех составляющих его доходов — оклада, премий, других начислений, удержаний, районного коэффициента и пр. (ст. 136 ТК РФ). Форму такого листка компания разрабатывает самостоятельно и закрепляет ее в Положении об оплате труда.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Как составить Положение об оплате труда работников
Положение не должно ущемлять права работника и ухудшать его условия труда и вознаграждения по сравнению с базовыми нормами трудового права. Эти нормы отражены в Трудовом кодексе, региональных и отраслевых соглашениях по надбавкам и доплатам. Другие важные документы — постановления и правила, которые фиксируют районные коэффициенты и северные надбавки, которые работодатель должен прописать во внутренних актах.
В законе нет требований к структуре и содержанию Положения, поэтому при составлении документа важно придерживаться общих юридических требований: закрепить в документе основные понятия, дать каждому ясное определение, пояснить цели и задачи документа, а затем прописывать его положения. Это можно делать в текстовой или табличной форме. На практике в Положение включают такие разделы:
Общий раздел — о сторонах трудовых отношения, содержит основные понятия. Здесь обозначают цели и порядок применения документа, ссылаются на законы, подзаконные акты или внутренние документы компании, на основании которых решаются вопросы оплаты труда. Здесь же можно указать сотрудника, ответственного за расчет зарплаты.
Вознаграждение за работу — ключевой раздел о системах оплаты труда в компании, размерах окладов и тарифных ставок для разных категорий работников и должностей, порядке выплаты зарплаты — все это должно совпадать со сведениями из Правил внутреннего трудового распорядка. Одну из систем оплаты труда можно закрепить в качестве основной, а для отдельных категорий сотрудников ввести исключения. Можно прописать все вплоть до формы выдачи зарплаты — наличными или переводом на карту, часть вознаграждения в натуральной форме, а еще сроки выплат и сроки передачи расчетных листков каждому сотруднику (ст. 131, 136 ТК РФ).
Стимулирующие выплаты — раздел о премиях и надбавках, иногда его выносят в отдельное Положение, так как он очень подробный. Здесь раскрываются правила назначения премий:
- Виды премирования — обычно они зависят от обстоятельств назначения и характера выплат. Скажем, премии могут быть периодическими — раз в месяц, квартал, год, а могут быть текущими и выплачиваться по случаю. Могут быть привязаны к производственным показателям — за перевыполнение плана, к конкретным датам и срокам — за выслугу лет, к юбилею. Назначать их можно за индивидуальные достижения или за заслуги всего отдела. Закон не дает четких требований и ограничений по этой части, так что работодатель может самостоятельно проработать виды премий.
Расчет зарплаты — это просто!
Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.
- Показатели премирования — описание того, при каких условиях назначается премия. Их прописывают предельно четко и понятно, чтобы облегчить расчет премий и исключить споры. Скажем, показатели могут быть количественными — зависеть от объема продаж, роста производства, чистой прибыли. Могут быть количественными — недопущение брака, соблюдение технических условий, бесперебойной работы. Если начисляются коллективные премии, стоит ввести коэффициент трудового участия и способ определения этого показателя. Важно назначить ответственное лицо, которое оценивает трудовой результат каждого сотрудника и отдела в целом, прописать, как фиксируется этот результат и кто выносит решение о размере премии.
- Размеры премий — закон не ограничивает эту величину, все зависит от возможностей и желаний работодателя. Премия может быть фиксированной — например 10 000 рублей или дифференцированной — в виде процента от оклада или ставки, с максимальным и минимальным пределами, скажем, ежемесячная премия менеджера — от 5 до 50% его оклада в зависимости от объемов перевыполнения плана.
- Категории работников, которым положены премии — премировать можно всех работников единообразно, если большая часть сотрудников выполняет однотипные работы. Если же задачи работников разные, можно ввести дифференцированный подход для разных категорий сотрудников: выделить эти категории, для каждой ввести свой порядок и механизм поощрения. Категории выделяют в зависимости от типа выполняемых задач (рабочие, специалисты, руководители), от сфер производства (основное, вспомогательное, непроизводственная сфера).
- Сроки премирования — на премии не распространяется ограничение для зарплат, когда деньги нужно выдать не позднее 15 дней после окончания месяца, за которые деньги положены. Работодатель сам определяет сроки выплаты премий, которые начисляются за период (месяц, квартал, год) и фиксирует их в коллективном договоре. Чаще всего премии выплачивают вместе с зарплатой.
Компенсации — здесь перечисляют выплаты, которые сотрудники получают за особые условия работы: доплаты за работу в праздники или ночное время, за совмещение, за вредность, при выполнении задач за отсутствующего коллегу. Обозначают вознаграждение при выполнении работ, которые требуют разной квалификации, при увеличении объема работ, при увеличении рабочего времени. Прописывают и оплату при невыполнении рабочих норм и простое. Также прописывают районный коэффициент и северные надбавки, оплату при переезде для работы в другую местность, при исполнении общественных обязанностей, при совмещении рабочих задач с учебой или повышением квалификации, при использовании личного имущества сотрудника и пр.
Заключительный раздел — здесь прописывают порядок утверждения Положения, внесения изменений, сроки перехода от одной версии документа к следующей. Но все эти данные можно прописать в приказе директора, которым утверждают положение, а финальный раздел исключить.
Иногда работодатели выделяют в отдельный блок сроки и порядок выплаты зарплаты, или схемы оплаты труда, которые приняты в компании, или порядок удержания денег. Особый раздел можно посвятить индексации зарплаты — закрепить порядок и сроки регулярного повышения зарплат, хотя эту тему тоже часто выносят в отдельное Положение. Все зависит от специфики работы компании и размеров штата.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Кто утверждает Положение об оплате труда
Разработать и согласовать Положение могут бухгалтер, кадровик, сотрудники экономического отдела и юристы, документоведы. Руководитель предприятия может назначить конкретного ответственного сотрудника для разработки документа. В крупных организациях с профсоюзом или представительным органом сотрудников перед утверждением Положения его согласуют с ними (ст. 372 ТК РФ). К слову, индивидуальные предприниматели тоже могут разрабатывать локальные нормативные акты, в том числе Положение об оплате труда. После разработки и согласования руководитель утверждает проект приказом.
Но до вступления документа в силу с ним нужно ознакомить работников — это касается и всех новых редакций. Это делается не менее чем за два месяца, поэтому в приказе директора ставят дату вступления в силу — не менее чем через два месяца после утверждения. При нарушении сроков возможны трудовые споры и административная ответственность для компании. Сотрудники расписываются о прочтении Положения в специальных ведомостях или на листках ознакомления.
Положение можно утвердить один раз и не пересматривать его годами — в законе нет требований о регулярной актуализации документа. Но если предприятие расширяет сферу деятельности, осваивает новые направления, привлекает сотрудников разных профессий или меняются условия труда, то Положение нужно пересматривать. Тогда после всех согласований руководитель снова утверждает положение приказом, а работников знакомят с ним под роспись.
Итак, Положение об оплате труда — важный документ, который помогает бухгалтеру при начислении зарплаты, надбавок, премий, компенсаций и доплат. Трудовая инспекция может запросить его при проверках, а ФНС будет опираться на него при подозрениях на некорректный расчет налога на прибыль или УСН. Но Положение можно не составлять, если все его существенные пункты прописаны в трудовых договорах или Правилах внутреннего трудового распорядка.
Автоматизируйте работу с сотрудниками
Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.