Бухгалтериям компаний время от времени нужно проверять наличие у каждого сотрудника детей на обеспечении, положен ли на них стандартный вычет и каков его размер, не получает ли вычет за работника его супруг или другое лицо. Для этого целесообразно предлагать принятому работнику определенную форму заявления и требовать у него необходимые документы. Такое же заявление в начале каждого года должны заполнять все работники.
У кого есть право на выплаты
Вычет при удержании НДФЛ компания может предоставить тем сотрудникам, которые:
- Являются резидентами России, то есть за последние 12 месяцев отсутствовали в России менее 183 дней.
- Имеют доходы, с которых НДФЛ уплачивается по ставке 13% в пределах установленного лимита — 350 000 рублей в год.
- Содержат, лечат своих детей и оплачивают их образование или алименты — родители, приемные родители, их супруги, усыновители, попечители и опекуны.
- Предоставили заявление о необходимости детского вычета, а также оригиналы или копии подтверждающих этот факт документов (свидетельство о рождении, договор о приемной семье, договор об опеке и попечительстве, выписки из решений органов опеки и попечительства и т.п). Подробный список документов есть в письме Минфина от 21.02.12 № 03-04-05/8-209.
Вычет предусмотрен в отношении сыновей и дочерей до 18 лет. Предельный возраст для вычета повышается до 24 лет, если сын или дочь учится очно, является студентом, аспирантом, ординатором, интерном или курсантом. При этом наличие у детей собственных источников дохода на вычет не влияют. Однако, если ребенок состоит в браке, то вычет в отношении таких взрослых, очно обучающихся детей уже не положен.
Сотрудник имеет право получить стандартный вычет, даже если он развелся с супругом и не живет с ребенком. Но в этом случае потребуются дополнительные документы, которые подтвердят, что он тратится на его обеспечение. Например, справка с места учебы ребенка о том, что плательщиком выступает отец. Еще один вариант — письменное заявление от матери о необходимости финансовой поддержки (письмо Минфина от 17.04.2020 № 03-04-05/30919).
Какие доходы уменьшаются на вычет
Стандартные вычеты ежемесячно в течение налогового периода (календарного года) уменьшают лишь те доходы физического лица — резидента, к которым применяется ставка НДФЛ 13%, за исключением доходов от долевого участия (дивидендов).
Вычеты прекращаются с месяца, в котором общая сумма таких доходов с начала года стала больше 350 000 руб. Мы рекомендуем проверять права на детские вычеты каждый месяц.
Если доход освобожден от НДФЛ частично, в расчет предельной величины следует включать только облагаемую часть. Например, если сотрудник за год получил матпомощь 10 000 рублей — 4 000 освобождены от НДФЛ, 6 000 учитываются при расчёте предельной базы.
Не забывайте учитывать доходы с прошлого места работы сотрудника. Если сотрудник пришел к вам в июне, а до этого работал в другой компании, учтите его доходы у предыдущего работодателя. Попросите работника предоставить справку о доходах и суммах налога с прошлого рабочего места.
Если в отдельные месяцы года работнику не платили зарплату, стандартные (в т. ч. детские) вычеты не пропадают. Их нужно накапливать и при выплате дохода (пусть даже один раз в декабре) применять, в том числе за те месяцы, когда не выплачивался доход.
Размеры вычетов по НДФЛ
Сейчас существуют следующие стандартные ежемесячные вычеты на ребенка моложе 18 лет или студентов-очников моложе 24 лет:
- По 1 400 рублей - на первого и второго ребенка;
- По 3 000 рублей - на третьего ребенка и каждого следующего.
Считайте даже тех детей, на которых вычет не положен. У сотрудника может быть трое детей, но если двое старших уже выросли, вычет на них не полагается. Важна лишь последовательность рождения, а не соответствие ребенка условиям. Поэтому на третьего малыша вычет предоставляется в сумме 3 000 рублей.
Если ребенок инвалид и при этом моложе 18 лет или студент-очник моложе 24 лет и он инвалид I или II группы, вычеты увеличиваются:
— По 12 000 рублей на каждого родного ребенка-инвалида;
— По 6 000 рублей на каждого приемного ребенка-инвалида.
В удвоенном размере стандартные вычеты положены:
- Единственному родителю (в т. ч. приемному), усыновителю, опекуну, попечителю. Если родитель вступит в брак, то со следующего месяца потеряет право на удвоение (не касается усыновителя, опекуна или попечителя). После развода право на вычет вновь появится, если бывший супруг не стал усыновителем;
- Одному из родителей (в т. ч. приемных), если второй отказался от вычета.
Отметим, что при удвоении вычетов лимит доходов не удваивается, он остается равным 350 000 руб.
Суммируются ли вычеты в отношении ребенка-инвалида с обычными вычетами на детей? С недавних пор позиция однозначная: должны применяться сразу два вычета (Письмо Минфина РФ № 03-04-05/85821 от 07.11.2019, п. 14 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015). К примеру, на первого ребенка-инвалида вычет составит 13 400 рублей.
Пример
У сотрудника Гришина трое сыновей. Он как вдовец получает за них вычеты в удвоенном размере. Двое из сыновей — 1-й по счету и 3-й по счету — в 2021 г. попали в автокатастрофу. После лечения их признали инвалидами. Гришину на троих детей положен ежемесячный вычет:
2 × ((1 400 + 12 000) + 1 400 + (3 000 + 12 000)) = 59 600 руб.
Попробуйте поработать в Контур.Бухгалтерии - удобном онлайн-сервисе для ведения бухучета и отправки отчетности через интернет.