Нормы по ГСМ и документальное подтверждение расходов на топливо в командировке


В п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье, а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.

Отметим, что в документе — рекомендованные формы, а с 2013 года организация может сама разработать форму первички.

2. Чеки

Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Подробнее об этом можно прочитать в Приказе Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 14.07.2015) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства, если не найдет свой автомобиль в списке этого распоряжения и проведет заранее эксперимент по расходу топлива.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах.

Пример. Сотрудник ездил в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном заправленном компанией автомобиле. После предоставления чеков на бензин и путевых листов выяснилось, что часть времени сотрудник потратил на поездку по своим личным делам. Был пересчитан километраж, а деньги за перерасход затраченного бензина (ГСМ) сотрудник вернул в бухгалтерию. В бухгалтерских проводках это было отражено как доход. Затраты на содержание машины и потраченное топливо организация списала на расходы.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.

Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.

Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Торговая поездка

ГСМ заносим в транспортные расходы.

Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. 320 НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.

Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.

Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.

Автор статьи: Борис Юзефпольский 

Ведите учет по транспорту в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно на 14 дней

Вам будут интересны статьи по теме «Бизнес-будни»
Отчетность ООО без работников

Может ли ООО не иметь работников? Если компания начинает или завершает деятельность или временно приостановила работу, должен быть тот, кто готовит и подписывает отчетность. Даже по «пустой» фирме нужно отчитываться, и для этого нужен руководитель. Так бывает ли ООО без работников и какую отчетность должны сдавать такие компании? 

Номер в ПФР по ИНН

Все организации и ИП-работодатели должны уплачивать взносы на пенсионное страхование в Пенсионный фонд России по месту нахождения или жительства. Территориальный отдел ПФР получает от ФНС информацию о государственной регистрации компании и в течение пяти дней ставит ее на учет. ИП регистрируются в фонде сами после найма первого сотрудника. При этом каждому лицу присваивается регистрационный номер ПФР.

Документы для ВЭД

Внешнеэкономическая деятельность — это особое направление бизнеса по ввозу товара на территорию России и вывозу его в другие страны. Документальное оформление таких операций проверяют таможня и налоговая. В статье разберем, с какими документами вы будете работать при ведении ВЭД.

Попробовать бесплатно
Зарегистрироваться
Регистрируясь в сервисе, вы принимаете условия лицензионного договора и соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Что будет доступно
на 14 дней
Бесплатно на 14 дней
Доступно
 Бесплатная техподдержка
 Автоматические обновления сервиса
 Анализ сделок и долгов клиентов
 Проверка контрагентов
 Выставление и отправка счетов онлайн
 Ведение бухгалтерии
 Подготовка отчетности в ПФР, ФСС, ФНС
 Распознавание сканированных товарных накладных (до 5 раз)
 Справочно-правовой модуль
 Финансовый анализ
 Курсы по бухучёту для директоров
Недоступно
Отправка отчетов через интернет
Сверки с ПФР и ФНС
Письма в ПФР и ФНС
По окончании бесплатного периода
возможности будут ограничены, однако данные останутся
и вы сможете продолжить работу после оплаты