Нормы по ГСМ и документальное подтверждение расходов на топливо в командировке

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Дружелюбный, простой и функциональный онлайн-сервис для малого предприятия. Понятно директору, удобно бухгалтеру!

Попробовать

В п. 1 ст. 252 НК РФ сказано, что любая компания обязана подтверждать свои расходы в командировках. Подробно о самих командировках мы рассказывали в этой статье, а сейчас поговорим об учете ГСМ в деловых поездках.

Расход бензина

1. Путевые листы

Чтобы доказать деловую составляющую поездки и правильно учесть расход ГСМ, оформляют путевые листы. В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 можно увидеть все рекомендованные формы путевых листов в зависимости от типа транспорта. В этом же постановлении регламентируется содержание путевого листа.

Отметим, что в документе — рекомендованные формы, а с 2013 года организация может сама разработать форму первички.

2. Чеки

Помимо путевых листов, сотрудник после командировки должен предоставить чеки об оплате топлива или отчеты АЗС по количеству топлива, которое он залил в поездке. Также подойдут талоны на бензин, слипы по топливной карте.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства. Собственные нормативы можно в полном объеме учитывать в прочих расходах — как часть затрат на содержание служебного автотранспорта.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Решение о том, будете вы применять собственные нормы или нормы Минтранса, можно указать в учетной политике. Собственные нормы или нормы Минтранса с корректировками (надбавки, разные нормы по сезонам) утвердите в приказе руководителя.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах. Однако можно обосновать превышение документами, например, при росте расхода ГСМ зимой можно оформить приказ о сезонном увеличении нормативов и новый акт контрольного заезда.

Пример. Сотрудник ездил в командировку из Москвы в Санкт-Петербург на служебном заправленном компанией автомобиле. После предоставления чеков на бензин и путевых листов выяснилось, что часть времени сотрудник потратил на поездку по своим личным делам. Был пересчитан километраж, а деньги за перерасход затраченного бензина (ГСМ) сотрудник вернул в бухгалтерию. В бухгалтерских проводках это было отражено как доход. Затраты на содержание машины и потраченное топливо организация списала на расходы.

Налоговый учет ГСМ в командировках

Учет горюче-смазочных материалов при командировках зависит в основном от целей поездки и вида деятельности организации.

1. Грузовые и пассажирские перевозки

ГСМ заносим в прямые расходы. Они заносятся в учет как расходы на приобретение сырья.

Если это перевозки по заказу, тогда покупка ГСМ является материальным расходом, а поездку нельзя оформить как командировку.

Если это, к примеру, деловая поездка управляющего транспортной компанией, тогда поездка считается командировкой. ГСМ относятся в этом случае на прочие расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Торговая поездка

ГСМ заносим в транспортные расходы.

Если топливо затрачено на доставку приобретенных товаров до покупателя, тогда эти расходы считаются прямыми (ст. 320 НК РФ) и распределяются на товарные остатки на складах и на стоимость реализованной продукции.

Если это поездка директора с целью доставки готового товара или покупки продукции, такая поездка не является командировкой, а ГСМ относят на прямые затраты в транспортных расходах.

Если в поездке не было приобретений/продажи товаров, то эта поездка считается командировкой, и списание затрат на ГСМ происходит по стандартной схеме.

Автор статьи: Борис Юзефпольский