Облачная бухгалтерия — это бухгалтерская программа, которая расположена на удаленном сервере. Пользователь работает в системе через интернет, и ему не нужно устанавливать программу на свой компьютер.
Технический прогресс почти не оставляет выбора современному бухгалтеру. Счетоводы Шумера и Месопотамии вели учет расходов палочками на глиняных табличках, а сегодня бухгалтерия фирмы может размещаться на удаленном сервере в зашифрованном виде. Доступ к сервису получают бухгалтер, директор и менеджеры компании. Таким образом, потребитель не покупает, а арендует бухгалтерскую программу и работает в ней удаленно. У этого подхода есть и приятные, и сомнительные стороны.
Плюсы облачной бухгалтерии
- Вы можете работать из любого места с доступом в интернет.
- Работа возможна с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона — разработчики выпускают мобильные приложения для различных платформ.
- Бухгалтерия доступна днем и ночью, в любой день недели.
- Вы экономите на оборудовании и услугах: не нужно покупать и настраивать сервер, оплачивать услуги системного администратора, снижаются затраты на организацию и поддержку локальной сети.
- Разные пользователи могут одновременно работать с бухгалтерией, даже если они находятся в разных местах.
- Интеграция с другими сервисами: вы можете заполнять и отправлять декларации и отчеты, проверять контрагентов на надежность, обмениваться данными со своим интернет-банком.
- В стоимость аренды входит обслуживание, а значит потребителю не нужно заниматься обновлениями программы и “лечить баги”, это задача создателей сервиса.
- Техподдержка: как правило, сервис сопровождает группа техподдержки. Она оперативно помогает пользователям решать их затруднения — в онлайн-чате или по телефону.
- Бухгалтерия защищена: все данные хранятся в зашифрованном виде в охраняемом датацентре. Это дает защиту от вирусов, шпионских программ и утечки данных. Проводится резервное копирование данных. Вы не потеряете свою бухгалтерию из-за вируса-шифровальщика или происков конкурентов.
- Данные всегда актуальны: ведутся постоянные обновления системы в связи с изменениями законодательства. Оперативно появляются новые формы документов, происходит оповещение пользователей об изменении сроков отчетности и т. д.
В некоторых случаях облачная бухгалтерия становится панацеей для компании и решает целый ряд задач.
- Если сотрудник должен иметь быстрый доступ к актуальной информации фирмы, но он часто находится в разъездах или работает из дома.
- Если вы хотите вести бухгалтерию и дома, и на работе, и в командировке, с любого устройства.
- Если вы — бухгалтер и ведете бухгалтерию нескольких фирм, а вашим клиентам нужна программа для занесения первички.
- Если у вас бухгалтер на аутсорсе, и он должен иметь доступ к вашей бухгалтерии.
- И, наконец, если у вашей компании нет офиса.
Сложности облачного сервиса
- Важно обеспечить постоянное подключение к интернету
- Вы вряд ли сможете вести бухгалтерию на лоне дикой природы или во время сильной грозы, но в остальных случаях проблем с интернет-соединением обычно не возникает. Конечно, есть ситуации, когда перебои в сети мешали предприятиям вовремя сдать отчетность. Но чаще всего это случалось в региональном масштабе, и контролирующие органы продлевали срок сдачи отчетности, либо оператор обращался в ИФНС и защищал своих клиентов. Для работы с облачной бухгалтерией не нужна высокая скорость интернета, вполне хватит популярного сегодня беспроводного 3G.
- Программы не всегда корректно работают в браузерах
- Это касается непопулярных или недавно обновленных решений при конфликте версий. Разработчики облачных сервисов регулярно тестируют свои продукты на совместимость с популярными браузерами. Так что вопрос снимается установкой качественной программы: Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox.
- Выгрузка данных
- Иногда пользователь решает отказаться от работы в облачной бухгалтерии и хочет забрать свои данные. Некоторые системы позволяют выгрузить часть данных, но порой сделать это невозможно. Сегодня облачные сервисы имеют разные стандарты выгрузки данных, но ситуация развивается, и вопрос о стандартизации выгружаемой информации будет решаться в ближайшем будущем.
- Защита информации
- Некоторые пользователи боятся, что кто-то может увидеть их бухгалтерию — конкуренты, налоговая, мошенники. Однако информация находится в защищенном дата-центре в зашифрованном виде. Данные обезличены и представлены в виде цифр, которые разбросаны по разным таблицам.Чтобы избежать потери или повреждения, производится многократное резервное копирование, копии хранятся на разнесенных серверах. Кроме того, сведения никуда не передаются — ни в контролирующие, ни в другие государственные органы, для этого нет законных оснований.
Подробнее о возможностях “облаков”
Онлайн-бухгалтерия не может быть универсальным инструментом. Все бухгалтеры и предприниматели имеют разные наборы задач, и каждому из них нужен свой список возможностей в сервисе. Поэтому создатели облачных бухгалтерий оттачивают различные решения под разные целевые аудитории: обслуживающих бухгалтеров, ИП, директоров малых предприятий, торговые компании.
Многие сервисы построены по типу конструктора: они предлагают набор отдельных модулей, которые можно задействовать вместе и по-отдельности. В таком случае клиент составляет собственный рабочий инструмент или выбирает его из числа предложенных. Важно понять, подходят ли решения конкретного сервиса для нужд вашего предприятия.
Бухучет
Большинство сервисов позволяют вести бухучет в разном объеме: учитывать основные средства, вносить данные в книги покупок и продаж, журнал учета счетов-фактур, книгу доходов и расходов для УСН-щиков. Пользователи отслеживают оплаты и отгрузки, заполняют журнал проводок. В части сервисов реализованы документы по главным разделам бухгалтерского учета: касса и банк, поступление, продажа, товаров и материалов, взаиморасчеты. В Контур.Бухгалтерии есть все эти инструменты, а еще: автоматическое формирование накладных, оборотно-сальдовая ведомость, возможность загрузить данные из 1С при начале работы и др.
Система налогообложения
Онлайн-бухгалтерии предлагают решения для работы по разным системам налогообложения и на смешанных режимах. ОСНО, УСН, патенте, реже — другие варианты. Необходимо уточнять ограничения сервиса. Например, система может не поддерживать режим УСН+патент. В Контур.Бухгалтерии работают ООО на УСН, и ОСНО, а также ИП на УСН, патенте, и УСН+патент, без тяжелых или вредных условий труда.
Налоговый учет
Обычно в сервисах присутствует налоговый календарь с персональным графиком уплаты налогов и сдачи отчетности. Он составлется автоматически на основании данных регистрации. Пользователь получает напоминания о предстоящих платежах, которые рассчитываются в сервисе, он может формировать платежные поручения и направлять их в свой интернет-банк. Система помогает сформировать отчетность на актуальных бланках, автоматически заполняет большинство полей на основе внесенных документов. В Контур.Бухгалтерии этот модуль хорошо проработан, есть подсказки и напоминания об уплате налогов, возможна сверка с контролирующими органами и выяснение задолженности по налогам.
Отправка отчетности через интернет
В большинстве онлайн-бухгалтерий есть модуль отправки отчетов и писем в контролирующие органы через интернет. Также можно провести сверку с контролирующими органами. Отчетность по сотрудникам в разные фонды, декларации в ИФНС по разным системам налогообложения, бухгалтерская отчетность и сведения в РОССТАТ, — сервис напоминает пользователю о сроках и отчетах, которые должен отправить именно он. Контур.Бухгалтерия позволяет отправлять отчетность по сотрудникам, подавать декларации, сведения и отчетности в налоговую, Фонды и Росстат, проводить корректировки бухгалтерских и налоговых форм, контролировать статус отчетности. Сервис отправляет СМС-сообщения о поступивших протоколах.
Начисление зарплаты
Модуль расчета зарплаты подразумевает начисление зарплаты с автоматическим отображением в бухучете и расчетом сопутствующих налогов. НДФЛ, взносы, больничные, отпуска, алименты, пособия, автоматизированный кадровый учет — объем опций зависит от проработки модуля в разных сервисах. В Контур.Бухгалтерии зарплатный модуль автоматически рассчитывает зарплату, больничные, алименты и все нюансы вплоть до компенсации за неиспользованный отпуск.
Совместная работа с документами
Некоторые сервисы имеют многопользовательский режим: к бухгалтерии подключаются директор компании, бухгалтер, менеджеры, контрагенты, и каждый из них получает разные права в системе. Директор и менеджеры могут загружать первичку, бухгалтер — выполнять свои профессиональные функции. Некоторые решения позволяют гибко настраивать доступ, давать разные права и безопасно распределять работу между сотрудниками. В Контур.Бухгалтерии многопользовательский режим включает четыре роли: директор, главный бухгалтер, бухгалтер по первичке и оператор. Бухгалтер проверяет черновики документов, которые создали менеджер и директор. И в бухучете порядок!
Интеграция с банками
Онлайн-бухгалтерии стараются обеспечить интеграцию с крупными популярными банками, чтобы облегчить работу своим пользователям и привлечь дополнительных клиентов. Это позволяет автоматически загружать всю информацию из банка и отправлять платежи прямо из сервиса. Контур.Бухгалтерия интегрирована с Альфа-Банком, Тинькофф Банком, Банком Нейва, УБРиР, Точкой.
Проверка контрагентов
Сервис может предложить доступ к информации из госреестра. Так вы быстро найдете контакты и реквизиты, проверите контрагентов на надежность. Контур.Бухгалтерия позволяет быстро выявить неблагонадежных контрагентов при выставлении счетов.
Ведение нескольких организаций
Некоторые сервисы предлагают пользователям вести неограниченное число организаций внутри одного аккаунта. Другие решения предлагают на каждую фирму заводить отдельный аккаунт. В Контур.Бухгалтерии все организации пользователя находятся в одном аккаунте, переключение между ними осуществляется одним кликом.
Автоматизация работы
Многие онлайн-бухгалтерии оснащены инструментами, которые автоматизируют и упрощают работу. Например, распознавание сканов накладных: бухгалтеру не нужно вручную вводить строки накладных. Документы автоматически передаются между бухгалтерией и банком. В Контур.Бухгалтерии есть эта возможность, а еще автозаполнение реквизитов контрагентов по ИНН, импорт банковской выписки, экспорт платежек, подпись, печать и логотип в документах.
Справка, консультации, обучение
Некоторые сервисы оснащены справочно-правовым модулем с актуальной законодательной базой, аналитическими материалами, судебной и арбитражной практикой. Пользователь может запрашивать консультации экспертов и участвовать в обучающих программах. Возможен и финансовый анализ специалиста на основе бухгалтерской отчетности. Контур.Бухгалтерия предлагает справочно-правовой сервис, вопросы эксперту и финансовый анализ.
Гостевой режим
Большинство онлайн-бухгалтерий позволяет новым пользователям знакомиться с сервисом и пользоваться им бесплатно в течение 1-3 месяцев. В Контур.Бухгалтерии вы можете бесплатно вести бухгалтерию в течение первых двух недель после регистрации в сервисе.
Облачные бухгалтерии имеют приятные и полезные дополнения: форум для общения пользователей сервиса, несколько рабочих столов внутри бухгалтерии для удобства работы с разными задачами и многое другое. Потенциал “облаков” огромен, они постоянно развиваются и предлагают все новые удобные решения и опции для разных задач. Необходимо лишь рассмотреть функционал конкретного сервиса и понять, подходит ли он для вашей работы.
Мобильность — требование 21 века. Поэтому облачные сервисы активно развиваются, а стационарные бухгалтерские программы разрабатывают свои облачные решения. Потребители тем временем привыкают к мысли, что размещать бухгалтерию можно не только в собственном кабинете, но и на защищенном удаленном сервере. И тогда отправлять отчеты в налоговую или заносить первичку можно будет даже с планшета или смартфона, из любой точки мира.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Сервис подходит для совместной работы бухгалтера и директора.
