Кассовая дисциплина — это ряд правил, которые контролируют движение и учет наличных денег в бизнесе. Законодательство устанавливает эти правила для малого, среднего бизнеса и крупных коммерческих предприятий.
Отличия кассы от ККМ
Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги.
В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.
Важно, что для соблюдения требований Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ» необходимо применять кассы, которые входят в специальный реестр ККТ. Их называют онлайн-кассы. Особенность таких аппаратов в том, что они:
- обеспечивают запись и хранение данных о расчетах на фискальном накопителе;
- формируют фискальные документы;
- передают фискальные документы в налоговую через оператора (ОФД);
- печатают фискальные документы на бумаге по правилам, установленным 54-ФЗ.
За неприменение ККТ в установленных законом случаях предусмотрена ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Неприменение подразумевает не только отказ от использования ККТ, но и использование касс, не зарегистрированных в налоговой или не включенных в государственный реестр.
Оформление кассовых документов
Ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У. Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный. Упрощенный могут использовать ИП и малые организации, его мы рассмотрим ниже.
В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:
- приходный кассовый ордер (ПКО) — формируется при поступлении наличных в кассу;
- расходный кассовый ордер (РКО) — формируется при выдаче наличных из кассы;
- кассовая книга (по форме КО-4) — в ней ведется учет поступлений и расходов наличных на основании всех приходных и расходных ордеров.
Формы ПКО, РКО и кассовой книги утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88 и обязательны к применению.
Кроме ПКО и РКО есть и другие документы по учету кассовых операций:
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — необязательная форма, которую можно использовать для обеспечения внутреннего контроля за кассовыми операциями;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — обязательная форма;
- объявление на взнос наличными — для сдачи наличных в банк;
- препроводительная ведомость — если деньги забирают инкассаторы;
- расчетно-платежная форма (по форме № Т-49) и платежная ведомость (по форме № Т-53) — документы для расчета и выплаты заработной платы и других выплат персоналу;
Кассовая книга, журнал регистрации кассовых документов и книга учета не являются кассовыми документами, поэтому в них можно вносить исправления. Корректировки в ПКО и РКО не допускаются (пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).
К кассовой дисциплине никак не относятся КУДиР, книга учета БСО, справка-отчет (по форме КМ-6) и журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4).
Проще говоря, кассовая дисциплина подразумевает ведение кассовой книги и отражение наличных операций, составление кассовых документов (приходные ордера, расходные ордера, авансовые расчеты).
Кассовые документы можно вести в электронном виде и на бумаге. Бумажные документы заполняются от руки или на компьютере, затем распечатываются и заверяются подписью. В электронном виде документы оформляются в специальной программе или бухгалтерском сервисе и подписываются электронными подписями.
Порядок ведения кассовых операций
Кассовая дисциплина — это порядок ведения кассовых операций и правила расчетов наличными, установленные указаниями Банка России. Есть четыре основных правила:
1. Для расчетов наличными с контрагентами юрлицами и ИП (не физлицами и не сотрудниками) установлен лимит. По одному договору сумма расчетов не должна превышать 100 000 рублей наличкой (п. п. 1, 4 Указаний Банка России от 09.12.2019 N 5348-У).
2. Расходовать наличные можно строго на определенные цели: выплаты работникам, которые входят в фонд зарплаты; выплаты социального характера; оплату товаров, работ, услуг; подотчетные работникам; возврат денег за возвращенные покупателями товары и пр (п. 1 Указания N 5348-У).
3. Хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк (п. 2 Указания N 3210-У).
4. Приходовать в кассу поступление наличных на основании ПКО с внесением записи в кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Упрощенный порядок ведения кассы для малого бизнеса
С 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели не обязаны соблюдать кассовую дисциплину. ИП вправе:
- отказаться от оформления приходного и расходного ордера, а также не вести кассовую книгу; в их обязанности вменяется лишь оформление расчетно-платежных и платежных ведомостей при выплатах зарплаты физлицам или иных вознаграждений в наличной форме;
- не устанавливать лимит остатка наличных в кассе;
- расходовать выручку из кассы на личные нужды.
Субъекты малого предпринимательства кассовую дисциплину соблюдать должны, но получили «поблажки». Они доступны юридическим лицам с численностью сотрудников до 100 человек и выручкой до 800 млн рублей в год. Упрощение кассовой дисциплины дает возможность не соблюдать лимит остатка денег в кассе.
Проверки и штрафы
Проверку ведения кассы осуществляет налоговая инспекция. За нарушение кассовой дисциплины, в том числе неоприходование выручки, превышение лимита наличных расчетов с контрагентами, несоблюдение лимита остатка наличных в кассе, предусмотрены административные штрафы (ст. 15.1 КоАП РФ):
- для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей;
- для ООО — от 40 000 до 50 000 рублей.
Организациям и предпринимателям из реестра МСП штраф могут заменить на предупреждение, если нарушение допущено впервые, нет материального ущерба, угрозы чрезвычайных ситуаций.
Ведите кассу в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: у нас есть касса и необходимые кассовые документы. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, отправляйте отчетность и сверяйтесь с контролирующими органами с помощью Контур.Бухгалтерии.