Российские компании обмениваются электронными документами уже почти пять лет. Новая организация может вовсе не иметь бумажного архива и создавать первичные документы сразу в электронном виде. Даже при налоговых проверках документы не нужно распечатывать, достаточно показать их инспекторам в системе оператора ЭДО.
Число отправителей электронных документов в России ежегодно увеличивается в два раза. Системы ЭДО внедрены в том или ином виде в 90% крупных российских компаний. Малый и средний бизнес тоже постепенно отказывается от бумаги. В этой статье мы рассмотрим основные выгоды, которые получает компания при переходе на ЭДО.
ЭДО позволяет в несколько раз снизить расходы на документооборот, благодаря экономии на бумаге, конвертах, доставке и обслуживании оргтехники:
Хранение документов тоже требует вложений, тем более что бухгалтерские документы должны храниться пять лет. Для содержания бумажного архива организации придется выделить площадь в офисе, купить стеллажи и папки для хранения. Электронные документы не занимают места и хранятся на серверах оператора ЭДО.
ЭДО повышает скорость подписания и обмена документами и помогает избежать потерь документов при пересылке. Вам не нужно заниматься рутинными операциями: распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы по e-mail или другим способом, а затем неделями ждать свои экземпляры. Вы отправляете контрагенту файл и можете получить его заверенным электронной подписью в тот же день.
Электронный документооборот предполагает хранение цифровых документов в облаке и доступ к хранилищу через веб-приложения с разных устройств. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать с документами удаленно. Неважно, где вы находитесь: в командировке, дома или на рабочем месте, — у вас есть доступ к документам, вы можете получать их, отправлять, подписывать или пересылать по требованию контролирующих органов.
Также ЭДО упрощает поиск нужных актов, накладных, счетов-фактур. Чтобы найти бумажные документы, вам нужно встать на стул перед стеллажом, достать папки, найти документы, скопировать и заверить их, убрать на место. Электронный документ любой давности можно найти за несколько секунд, не поднимая рук от клавиатуры ноутбука. Операторы ЭДО предлагают удобные фильтры поиска, также вы можете создать структуру для распределения входящих документов.
Серьезный вопрос для безбумажных офисов — конфиденциальность информации при ее передаче и хранении. Операторы ЭДО работают над этим: документы передаются по зашифрованным каналам, что исключает подмену или перехват данных. Документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах в надежных дата-центрах, чтобы избежать потери информации. Бумажный архив может сгореть или потеряться при переезде. Электронный архив почти не подвержен этим рискам.
Для дополнительной защиты ряд операторов ЭДО предлагают усложнить процедуру входа в систему для сотрудников с правами администратора: кроме пароля требуется введение кода из СМС-сообщения. Применяется протокол передачи, в котором отражаются все этапы жизни документа: создание, отправка, получение, подписание контрагентом. Это важно для отслеживания цепочки согласований: вы знаете, кто и когда получил, просмотрел и подписал или отклонил документ.
Быстрое согласование и подписание документов позволяет многим компаниям ускорить оплату и отгрузку продукции. Товары не простаивают на складах, это увеличивает оборачиваемость средств и в конечном итоге — доходы бизнеса.
Своевременное получение счетов-фактур и отсутствие ошибок в них помогает при закупках получить все вычеты по НДС и не нести потерь. Также ЭДО исключает возможные несовпадения в документах при налоговых сверках. Вы избежите претензий от ФНС, налоговых штрафов и доначислений по НДС и налогу на прибыль из-за отсутствия или неверного оформления документов.
Электронный документооборот — это требование современности. Исключая из бизнес-процессов бумажные операции, компания избегает возможных финансовых потерь, экономит деньги и время (а время в бизнесе — тоже деньги). Обменивайтесь документами проще — и увеличьте свой доход!
В бухгалтерском веб-сервисе Контур.Бухгалтерии вы можете не только вести учет, начислять зарплату и отправлять отчетность через интернет, но и обмениваться электронными актами, накладными и счетами-фактурами! Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей.
При создании компании бухгалтер разрабатывает учетную политику, а руководитель ее утверждает. Но в ходе работы часто приходится вносить изменения в УП: например, для упрощения бухучета или раскрытия дополнительной информации. Как это сделать — разберем далее.
Учетная политика — это документ, в котором организация выбирает способы и методы ведения учета. Политик бывает две: одна для бухгалтерского учета, другая — для налогового. Налоговая политика по закону нужна и организациям, и ИП. О составлении политики читайте в статье.
Вести бухгалтерский учет обязана каждая организация. Учетная политика компании (УП) устанавливает порядок ведения бухучета. Этот документ устанавливает методы и правила, по которым будет вестись учет.
