Принять затраты в расходы на УСН можно только при определенных условиях. Из-за необходимости соблюдать эти условия упрощенку иногда называют «усложненкой». Эксперт Контур.Бухгалтерии Татьяна Евдокимова перечисляет критерии списания затрат и рассказывает о самых распространенных ошибках.
Общие требования признания расходов
Базовые требования списания затрат в расходы перечислены в гл. 26.2 НК РФ. Расходы должны одновременно соответствовать трем критериям:
- обоснованность — расходы должны быть экономически оправданными и выраженными в денежной форме;
- направленность на получение дохода — расходы совершены по направлению деятельности, которой организация или ИП занимаются для получения прибыли, тогда они признаются, даже если не удалось получить доход;
- подтверждение документами — речь идет о договоре, накладных, платежных документах, первичных учетных документах.
Дополнительное требование для УСН: в расходах можно признавать только затраты, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ.
Еще одно условие — расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Налогоплательщики, применяющие УСН, используют в учете кассовый метод, а значит расходы тоже признают с учетом дня оплаты. Но у этого правила есть нюансы, на которых остановимся подробнее.
Момент признания расходов при поставке
При покупке товаров, услуг или работ для своей деятельности организация должна не только оплатить их. Поставку нужно также получить вместе с подтверждающими документами. Далее для списания расходов важно различать, с какой поставкой мы имеем дело.
- Если речь идет о товарах для перепродажи, расходы списывают только после выполнения всех условий: товар получен, оплачен поставщику и передан покупателю. Например, вы сначала покупаете товар, а потом перепродаете, тогда датой учета расхода будет дата реализации товара покупателю. Если же вы расплачиваетесь с поставщиком за товар с отсрочкой платежа, после того как сами реализовали товар, тогда датой признания расхода будет дата погашения задолженности перед поставщиком по реализованному товару.
- Если речь идет о материалах для производства, расходы списывают в тот момент, когда материалы получены и оплачены. Дожидаться списания материалов на производственные цели организации не нужно (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Таким образом, чтобы признать расходы и зафиксировать их в КУДиР, должны выполниться все следующие условия, и датой признания расходов будет дата последнего из событий:
- оплата поставщику;
- получение от поставщика товаров, материалов, работ или услуг вместе с подтверждающими документами;
- реализация товаров покупателю, если это товары для перепродажи.
Поэтому, например, на упрощенке нельзя списать в расходы авансы поставщикам, так как товары или услуги еще не переданы покупателю. Если аванс сделан разово на длящуюся услугу или поставку, расходы списывайте постепенно по мере фактического получения поставки или услуги. Например, при аренде офиса или склада упрощенец сделал аванс на квартал, а в расходы списывает сумму частями на последний день каждого месяца (письмо Минфина от 30.03.2012 №03-11-06/2/49).
Отдельно учитывают расходы, которые связаны с приобретением товаров или материалов: доставку, хранение, обслуживание. Их признают на дату фактической оплаты, не дожидаясь реализации товаров (абз. 6 пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Расходы при выплате зарплаты и уплате налогов
Расход при выплате заработной платы сотрудникам и гонораров подрядчикам признается на дату, когда организация перечислила деньги на карту или выдала их в наличной форме. При этом неважно, перечисляет налогоплательщик, применяющий УСН, собственные деньги или заемные (письмо Минфина от 06.08.2019 №03-11-11/59075).
То же самое касается уплаты налогов, сборов и взносов. Но и здесь есть нюанс. Если за предпринимателя или организацию налог перечислило третье лицо со своего счета, то признать расход на дату такого платежа нельзя. Это можно сделать только в момент, когда налогоплательщик, применяющий УСН, погасит свой долг перед этим кредитором (подп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Расходы при покупке имущества
Если налогоплательщик, применяющий УСН, покупает основное средство, признать расходы можно в течение этого же налогового периода при соблюдении следующих условий:
- имущество должно быть оплачено и оформлено в учете;
- оно должно быть также использовано для получения дохода;
- при необходимости имущество должно пройти государственную регистрацию.
Стоимость имущества списывают в расходы равными долями в течение календарного года, в который оно куплено на последний день каждого квартала.
Если имущество купили в рассрочку, при этом приняли к учету, ввели в эксплуатацию и зарегистрировали при необходимости, то расходы можно признавать по мере фактической оплаты задолженности.
Если имущество получено в лизинг с постепенным выкупом, то лизинговые платежи списывают в расходы по мере их совершения. Эти платежи не учитывают в расходах — вместо этого в год перехода права собственности имущества списывают его выкупную стоимость в расходы равными долями до конца календарного года.
Расходы по кредитам и банковским услугам
В расходах не учитывают сумму выданного кредита или займа и сумму возврата, а только проценты по кредиту, оплату банковских услуг, исключая комиссию банка за досрочное погашение кредита (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Дата признания расходов — день оплаты банковских услуг.
Некоторые затраты можно учесть в составе расходов при УСН, даже если фактически они не будут перечислены на расчетный счет. Например, расходы на услуги банка-эквайера по приему безналичных платежей от физических лиц через эквайринговый терминал. В этой ситуации банк сам удерживает свою комиссию из принимаемых денежных средств. Доходом будет считаться вся сумма, которую заплатил покупатель. Но если компания применяет УСН «доходы минус расходы», то удержанную комиссию банка можно смело принимать в расходы.
Учитывайте доходы и расходы на УСН правильно, а чтобы вовремя завершить все задачи 2022 года, скачайте чек-лист «Успеть до Нового года» для тех, кто работает на УСН и патенте.
