Если компания покупает товары для своего пользования или перепродажи, то ей необходимо вести складской учет. Не имеет значения, хранятся товары в специально оборудованном помещении или находятся в офисе. Расскажем, как вести складской учет, если продажи ведутся на маркетплейсах.
Ведите учет продаж на маркетплейсах
Скоро в Контур.Бухгалтерии: автоматизация работы на маркетплейсах и оформление необходимых документов. Сервис предложит корректные проводки, рассчитает доходы, расходы и налог.
Важность складского учета при торговле на маркетплейсах
Складской учет — это информация о имеющихся товарах, данные об их получении (приход), перемещении, отгрузке. За хранение складских запасов отвечает специально назначенный сотрудник, который ведет учет в специальной программе, интегрированной с CRM и бухгалтерией или в электронных таблицах.
Компания или индивидуальный предприниматель, который реализует товары через маркетплейсы, особое внимание должны уделять складскому учету и правильной записи всех перемещений товаров.
При торговле на маркетплейсах часто возникает ситуация, когда товар отгружается на склад маркетплейса, доставляется до пункта выдачи, но возвращается обратно на склад или продавцу из-за отказа покупателя или обнаруженного брака. Поэтому у селлера, работающего через маркетплейсы, достаточно много различных транзакций, требующих постоянного учета и контроля.
Кроме того, продавец должен поддерживать складские запасы, прогнозировать закупки товаров у поставщика, отгрузки товаров. Бесперебойная работа склада помогает быстро и без просрочек оформлять заказы для отгрузки, чтобы не допустить штрафных санкций со стороны маркетплейса за нарушение сроков доставки.
Ведение складского учета
Организации или ИП, реализующие небольшие партии товаров могут вести склад в обычной таблице. Компании, у которой в продаже сразу несколько десятков позиций с разными SCU (артикулами), автоматизация складского учета просто необходима.
Какие есть операции складского учета:
- Поступление товара от контрагентов
- Внесение информации в систему учета или учетные документы
- Комплектация товаров в один заказ (отгрузку)
- Отгрузка продукции на склад продавца
- Перемещение (выполняется между складами)
- Регулярная инвентаризация
- Списание бракованных товаров
- Списание товаров на нужды компании
- Корректировка информации о товарах в учетных системах
- Оформление отчетных документов
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Документы для поставок на маркетплейс
При отгрузке товаров на склад маркетплейса нужны не только документы складского учета — накладная, товарно-транспортная накладная, но и документы, подтверждающие качество товара: сертификат соответствия или декларации о соответствии. Эти документы предоставляют поставщики.
Продавец, который отгружает товары своего производства, должен сначала оформить все документы, чтобы его товар приняли на маркетплейсе.
Важно отслеживать маркировку «Честный знак», которая обязательна для некоторых товарных категорий: обуви, одежды, молочной продукции, упакованной воды, парфюмерии, лекарств, шин и покрышек, фотоаппаратов и вспышек
Расскажем об основных документах, с которыми работают сотрудники склада.
- Накладная поставщика — документ, который приходит вместе с поставкой товара от контрагента.
- Приходная накладная фиксирует фактически доставленные товары.
- Форм 1-Т или ТТН (товарно-транспортная накладная), в ней в том числе прописываются расходы на перевозку товара.
- Если в течение дня поступала продукция, то в конце смены ответственный за склад сотрудник оформляет ордер М-4 о приходе товаров.
- Товары, которые поступили без документов, не в полном объеме фиксируются в Акте М-7 (о приемке материалов).
- После приемки товар хранится на складе и ему нужно присвоить товарный ярлык по форме ТОРГ 11 и заполнить на него карточку учета М-17
- При перемещении товаров оформляется требование М-11 и накладная на внутреннее перемещение ТОРГ-13
- При отгрузке товаров с целью продажи нужно заполнить накладную ТОРГ-12. Бракованные или испорченные товары списываются и составляется акт о списании ТОРГ-16
Все эти первичные документы необходимо сразу заполнять и хранить, чтобы бухгалтер на их основании сделал все необходимые проводки.
Схема работы: FBO или FBS
Сотрудничая с маркетплейсами, селлер может выбрать схему работы — FBO или FBS.
FBO (или Fulfillment by Operator — доставка со склада маркетплейса) — это модель, при которой селлер передает сразу партию товара на склад маркетплейса, где он хранится, а уже сами сотрудники склада собирают заказ для конечного покупателя.
Система FBS (Fulfillment by Seller, доставка со склада продавца) — применяется, когда основная масса товаров хранится на складе у самого селлера и он собирает и отгружает каждый заказ сам.
Для потребителя разницы никакой нет, он платит одинаково. А вот для самого селлера комиссия при работе через FBO будет выше.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Простой и удобный расчет страховых взносов в Контур.Бухгалтерии! Учет, налоги, зарплата, отчетность в одном сервисе.
Программы для складского учета
Хорошо настроенная система учета поможет бизнесу корректировать планы по закупкам и отгрузкам товаров. В складском учете, интегрированным с маркетплейсами, можно увидеть, заканчиваются запасы или нет, будет ли дефицит товара. А также система складского учета позволяет быстро анализировать остатки, убытки и совершать следующие шаги. Все это повышает рентабельность бизнеса и позволяет так планировать закупки и продажи, чтобы имеющегося помещения склада хватило.
Для небольших бизнесов или индивидуальных предпринимателей и самозанятых можно начать вести учет в электронных таблицах.
В таблице должны быть отражены параметры:
- принятый товар (количество);
- остатки;
- продажи (отгрузки);
- возвраты и списания.
Также следует внести данные о товаре, где будут отдельные столбцы с указанием наименования товара, артикул, веса, типа упаковки.
Крупным компаниям необходимо внедрить складской учет с помощью сервисов: Мой кассир, Мой склад, 1:С, ЕКАМ, Контур.Маркет и другие.
У каждой системы есть свой набор функционала и инструментов. Тут нужно выбирать то приложение или сервис, которое будет максимально удобным по тарифу, необходимым инструментам, возможностью интеграции в существующую систему.
Удобно то, что почти все системы позволяют импортировать табличный файл. Так что если предприниматель ранее вел складской учет в Excel, то он может легко перенести данные в уже автоматизированную систему. Специалисты по складскому учету на маркетплейсах предлагают в программе сразу же завести отдельно слоты для собственного склада и торговой точки (склада маркетплейса). Так будет удобнее отслеживать движение товаров.
Система складского учета дополнительно должна быть укомплектована ручным сканером штрихкодов или терминалом сбора данных. Эти периферийные устройства подключаются к компьютеру и кладовщик может легко найти по штрихкоду нужный товар или оформить его перемещение и отгрузку.
Инвентаризация
Чтобы информация о складских остатках и отгруженных товарах был актуальной, придется регулярно проводить инвентаризацию. Эта процедура описи и сверки наличия товаров с записями о них в системе. Инвентаризация — трудоемкая процедура, может занять достаточно много времени, ведь необходимо каждую единицу пересчитать и сверить с данными в системе складского учета.
Если в процессе инвентаризации обнаружена недостача, пересорт, брак, то по факту составляются акты, на основании которых потом бухгалтер делает проводки.
Инвентаризация нужна также для корректного формирования отчетности. Если придет налоговая проверка и обнаружит расхождения в данных учета, повлекших неуплату налогов, то предприниматель может быть оштрафован на сумму от 40 000 рублей.
Коротко о главном
Итак, для эффективной и продуктивной работы склада и взаимодействия с маркетплейсами, необходимо:
Определиться с системой работы — FBO или FBS. Если есть свой склад и уже готовая система складского учета, то преимущество у FBS/
При работе по системе FBO необходимо отслеживать остатки на складах маркетплейса и контролировать оборачиваемость, чтобы не переплачивать за хранение.
Обязательно нужно наладить складской учет и документооборот. Для этого необходимо проконсультироваться у бухгалтера, чтобы избежать ошибок в оформлении документов и проведении операций.
Регулярно необходимо проводить инвентаризацию. Это поможет минимизировать пересорт и недостачу.
Ведите учет продаж на маркетплейсах
Скоро в Контур.Бухгалтерии: автоматизация работы на маркетплейсах и оформление необходимых документов. Сервис предложит корректные проводки, рассчитает доходы, расходы и налог.