Счет-фактура — один из ключевых документов для бухгалтерского учета. На его основании покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный продавцом. Последние значительные изменения в форме счета-фактуры произошли в 2021 году, когда была введена в действие система прослеживаемости. В 2023 году эта форма по-прежнему обязательна к использованию, поэтому расскажем: что изменилось в составе документа, какие новые поля добавились и как теперь заполнять счет-фактуру.
Для чего нужен счет-фактура?
Счет-фактура — это документ, подтверждающий, что покупатель товаров, работ или услуг может принять к вычету НДС, который выставлен продавцом в стоимости приобретенной продукции (ст. 169 НК РФ). Это причина внимательно следить за правильностью оформления документа: из-за ошибок в счете-фактуре могут отказать в вычете.
Кроме того, на базе данных из счетов-фактур, зарегистрированных в книгах покупок и продаж, формируются показатели декларации по НДС и определяется сумма налога к уплате.
Что изменилось в новом счете-фактуре?
Изменения с 1 июля 2021 года коснулись бланка счета-фактуры, а также связанных с ним бухгалтерских документов: книги покупок и продаж, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, универсальных передаточных документов, корректировочного счета-фактуры.
Форма счета-фактуры и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в приложении 1. Последняя редакция введена правительственным постановлением от 02.04.2021 № 534.
Основные изменения касаются организаций и предпринимателей, которые работают с прослеживаемыми товарами. Но есть и новшества, актуальные для всех налогоплательщиков.
Общие изменения
Новая строка 5а. В этой строке указываются реквизиты документа на отгрузку товаров. Вписывать в строку нужно данные того документа, на основании которого составлен счет-фактура. Это может быть акт выполненных работ, УПД, ТТН и другие. В строке можно указать сразу несколько документов через знак «;».
Важно! В строке 5а должен быть указан порядковый номер записи и закрепленный за соответствующим товаром отгрузочный документ. Например, если счет-фактура сводный, то в графе 5а будет несколько порядковых номеров из счета-фактуры и одна накладная. Пример записи: «№ п/п 1-3 N 35 от 23.03.2022».
В табличной части новая графа 1 предназначена для отражения порядкового номера записи об отгруженных товарах, переданных имущественных правах, выполненных работах, оказанных услугах.
Графу 1б заполняют кодом товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Данные в ней указываются в отношении товаров, вывезенных из РФ на территорию государств-членов ЕАЭС. В иных случаях в строке проставляется прочерк. Кроме того, Минфин пояснял, что код можно не указывать, если товар отгружен в ЕАЭС, но реализован российскому покупателю (письмо от 24.11.2017 N 03-07-13/1/77927).
Изменения для системы прослеживаемости
Для участников системы прослеживаемости в табличной части добавилось сразу четыре новые графы.
Графа 11 «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости». Для операций с прослеживаемыми товарами нужно указать регистрационный номер партии прослеживаемого товара (РНПТ). В других случаях — регистрационный номер декларации.
Графы 12 и 12а «Количественная единица измерения товара, используемая в целях прослеживаемости». В графе 12 нужно указать код по ОКЕИ, а в графе 12а — условное обозначение, например, код 796 для штук (шт).
Графа 13 «Количество товара, подлежащего прослеживаемости». Оно указывается в единицах измерения из графы 12 а.
Похожие графы уже были в счете-фактуре — это 2, 2а и 3. Но в них, в отличие от новых граф, может быть указана любая используемая продавцом единица измерения, а не та, которая требуется в рамках прослеживаемости. При этом чаще всего графы 2 и 12, 2а и 12а, 3 и 13 будут одинаковы.
Если товары, работы или услуги не подлежат прослеживаемости, то вы можете выбрать — формировать ли графы 12, 12а и 13. Если товар не прослеживается, а графы сформированы, не заполняйте их.
Подстроки к графам 11-13. В новой форме предусмотрены подстроки для граф 11-13. Это значит, что на товары с одним наименованием, одинаковой единицей измерения и ценой можно заполнить одну строку, даже если они относятся к разным партиям и получила отличающиеся РНПТ. При этом будет составлено несколько подстрок 11-13.
Важно! Новые графы и строки — графу 1 и строку 5а, а также графы 12, 12а и 13 в счете-фактуре на аванс заполнять не надо.
Изменения в правилах оформления счетов-фактур
Счета-фактуры должны быть составлены в электронном виде, если они оформлены на продажу прослеживаемых товаров или их покупку для перепродажи. Обмениваться ими тоже нужно через операторов электронного документооборота.
Исключением будут ситуации:
- продажа товаров физлицам для личного использования;
- передача товаров на экспорт или реэкспорт;
- продажа и экспорт товаров в государства ЕАЭС.
С 1 января 2023 года оператор ЭДО, с которым у продавца заключен договор, передает счета-фактуры (УПД) по прослеживаемым товарам в электронном виде в автоматизированную информационную систему ФНС (п. 2 постановления Правительства России от 01.07.2021 № 1108). Порядок такой передачи утвержден приказом ФНС России от 08.07.2022 № ЕД-7-15/636@.
Корректировочный счет-фактура
Изменения в форме корректировочного счета-фактуры повторяют изменения в форме основного счета. Во-первых, в форму корректировочного счета добавлены графы 11-13. Они заполняются аналогично первичному счету, однако в графе 13 указывается разница между количеством отгруженных товаров до и после корректировки.
Во-вторых, добавили графы 10 и 10а с кодом и названием страны, из которой произошли товары. Они не заполняются, если были оставлены пустыми в исходном счете-фактуре.
Правила хранения счетов-фактур
Закон предписывает хранить счета-фактуры в бухгалтерии по мере выставления или получения в хронологическом порядке. Те же правила действуют и для электронного документооборота счетами-фактурами: здесь важны даты подтверждения оператора ЭДО о выставлении счетов-фактур и извещения покупателей. Печатать электронные счета-фактуры не нужно.
Срок хранения счетов-фактур всех видов — 5 лет. Он исчисляется с 1 января года, следующего за тем, в котором окончено делопроизводство со счетом-фактурой, то есть он в последний раз был использован для расчета налога или составления отчетности.
Копии бумажных счетов-фактур от посредников должны быть заверены их подписями.
Ведите учет счетов-фактур в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Легко формируйте счета-фактуры, отправляйте их контрагентам и получайте через электронный документооборот. Ведите бухучет в нашем сервисе, платите налоги и сдавайте отчеты онлайн.