Бухгалтерский учет в интернет-магазине

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Попробовать бесплатно

Какую систему налогообложения выбрать для интернет-магазина 

Прежде чем заняться организацией магазина и выбрать налоговый режим, нужно ответить себе на несколько вопросов.

• Магазин принадлежит ИП или ООО? А может быть, и вовсе самозанятому? Предприниматели обычно ведут небольшую по объему деятельность, а еще они не обязаны вести бухгалтерский учет. Организациям проще сотрудничать с крупными контрагентами, вести более масштабную деятельность. Самозанятые могут продавать только товары собственного производства или оказывать услуги лично, предлагая все это в интернете, а вести учет им не нужно.
• Какие ожидаются обороты, доходы и расходы? Это поможет понять, придется ли работать на ОСНО или бизнес «помещается» в лимиты УСН — а тогда нужно будет выбирать объект налогообложения: «доходы» или «доходы минус расходы».
• Будут ли в магазине работники и сколько? Если ИП или директор организации справляется с работой сам, например, передав доставку в фулфиллмент, то учет будет проще. А если в магазине работают сотрудники, учет становится сложнее, к тому же при 130+ сотрудниках применять УСН уже тоже не получится.
• Продажи идут только через интернет-магазин или дополнительно через маркетплейсы? При работе с маркетплейсами можно принимать к вычету НДС за услуги площадки.
• Будет ли у интернет-магазина офлайновая торговая точка? В этом случае можно организовать работу даже на патенте.

ОСНО

Основная система, или «классика» подходит крупным интернет-площадкам со штатом более 130 сотрудников и годовыми доходами от 250 млн рублей. А еще если магазин торгует подакцизными товарами: табак, алкоголь, моторные масла, автомобили. Но и более скромный бизнес может применять ОСНО, чтобы сотрудничать с контрагентами на этой же системе и работать с НДС.

На этом режиме самая высокая налоговая нагрузка, больше налогов и более сложная отчетность. Для ведения учета точно понадобится опытный бухгалтер. Чтобы работать на основной системе, не нужно ничего предпринимать: ИП или организация после регистрации автоматически «подключаются» к ОСНО, если не подадут уведомление о работе на другом налоговом режиме.

Подробнее об ОСНО читайте в нашей статье.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Попробовать бесплатно

УСН

Налоговый режим подойдет магазинам, которые продают товары в розницу, не торгуют подакцизными товарами, их годовой доход не должен превышать 251,4 млн рублей, а число сотрудников — 130 человек. Есть и другие ограничения: не должно быть филиалов, вкладов других компаний в уставном капитале более 25%. А еще ИП или организация не должна параллельно вести виды деятельности, которые перечислены в ст. 346.12 НК РФ: страхование, инвестиции, банковская деятельность, азартные игры и пр.

Налоговая нагрузка на УСН ниже, чем на ОСНО, расчет налогов и отчетность проще. Для работы нужно выбрать один из объектов налогообложения:

• доходы — с них платится налог 6-8%, обычно такой объект выгоден, если расходы магазина составляют не более 70% от доходов;
• доходы минус расходы — с них платится налог 8-20%, а если у магазина был убыточный год, все равно нужно заплатить 1% с доходов; объект выгоден, если расходы составляют более 70% от доходов.

Чтобы перейти на УСН, предприниматель или организация подают уведомление об этом в течение 30 дней после регистрации. А еще перейти на упрощенку можно с начала календарного года — для этого уведомление нужно подать не позднее 31 декабря предыдущего года. Если магазин нарушит лимиты, установленные для УСН, он «слетает» на ОСНО с начала того квартала, в котором было нарушение.

Узнайте больше про УСН в нашей статье.

ПСН

Патентная система доступна только предпринимателям, и только если этот вид деятельности подходит для патента по региональным законам. В большинстве регионов это розничная продажа товаров в торговых точках площадью до 50 кв. м. Онлайн-торговля на патенте запрещена, но держать онлайн-витрину с выдачей товаров в торговой точке вполне допустимо. Главное — не ставить на сайт кнопку «оформить доставку» или «купить». Отдавать товар и получать за него деньги патентщик может только в торговой точке.

Ограничения по патенту не меняются уже несколько лет: 60 млн рублей в год по выручке и 15 сотрудников, считая штатных работников на трудовых договорах и подрядчиков на договорах ГПХ, за которых вы платите страховые взносы. То есть если вы сотрудничаете с самозанятыми, то их считать не нужно.

На ПСН не нужно платить отдельный налог, но нужно «покупать патент» на деятельность. Стоимость патента зависит от вида деятельности, сроков патента (месяц, квартал, год), региона, числа сотрудников и других характеристик.

Узнать больше о работе на патенте можно в нашей статье.

НПД

Налог на профессиональный доход платят самозанятые. Это ИП или физлица, которые оформили самозанятость через приложение ФНС «Мой налог» и через него же оформляют чеки и платят налог. Самозанятый может продавать товары собственного производства через интернет-магазин: скажем, дизайнерские шапки, мастер-классы, онлайн-уроки, тортики. Годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей, у него не должно быть работников.

Налог платят ежемесячно: 4% с продаж физлицам и 6% с продаж юрлицам, ФНС сама рассчитывает сумму и сообщает о расчете, отчетности нет.

Узнайте больше об НПД в нашей статье.

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Какие документы придется оформлять

При продажах через интернет-магазин нужно выдавать подтверждающие документы: у клиента должны быть сведения о товаре и условия возврата (Закон о защите прав потребителей). Если покупатель оплачивает товар при доставке или в точке выдачи, документы можно выдать в бумажном виде. Если покупка оформляется через сайт безналичным платежом, нужно отправить документы в электронном виде.

Вот список документов для покупателя:

• Кассовый чек со всеми положенными сведениями. Чек выдается и в случае предоплаты. Если клиент оплачивает покупку через банковский терминал, в дополнение к кассовому чеку выдается слип — банковский чек, подтверждающий перевод денег.
• Накладная со сведениями о товаре и продавце: стоимости, количестве товара, название и контакты продавца. При физической передаче товара накладную обычно вкладывают в пакет с вещью. Если это нематериальный объект: онлайн-курс, игра — то сведения о товаре вместе с чеком можно отправить по e-mail или предложить покупателю скачать сведения о товаре на сайте.
• Счет-фактура — если интернет-магазин применяет ОСНО и работает с НДС.

Эти документы важны также для налогового и бухгалтерского учета: чеки из онлайн-касс отправляются в ФНС, они же попадают в z-отчет из касс и отчеты о безналичной рознице, необходимые бухгалтеру. Накладная подтверждает передачу товара и тоже нужна для учета, а счет-фактура показывает НДС в составе платежа.

Если товары доставляют покупателям с помощью сторонних курьеров, понадобится договор с курьерской службой, транспортная накладная и акты о выполненных работах.

Если магазин продает товары не только через свою площадку, но и через маркетплейсы, документов становится больше. Зато чеки клиентам онлайн-площадки выдают сами, и беспокоиться об этом не нужно. Маркетплейсы работают через систему электронного документооборота или отправляют документы в личный кабинет продавца:

• отчет агента о реализации товаров — здесь указаны суммы и даты продаж;
• накладная или УПД с указанием комиссии агента, в том числе НДС, который можно принять к вычету;
• акт выполненных работ — здесь перечисляют затраты по транспортировке, хранению, упаковке товара.

Также при отправке товаров на склад маркетплейса продавец оформляет транспортную накладную, накладную или УПД по передаче товаров, акт приемки о передаче товаров, отраженных в накладной или УПД.

Нужна ли интернет-магазину онлайн-касса

Все зависит от того, как организованы продажи и доставка.

• Магазин может принимать оплату только на сайте безналичным расчетом, тогда не придется покупать технику, но нужно будет подключить виртуальную кассу — программу для приема платежей и оформления чеков.
• При дополнительных продажах через маркетплейсы чеки выдают сами маркетплейсы, в этом случае касса тоже не нужна.
• Доставку и прием оплат можно отдать на аутсорс курьерской службе, которая и будет выдавать клиентам чеки. Тогда кассу тоже покупать не нужно.
• А вот если у магазина есть собственная служба доставки или точка выдачи с приемом оплат на месте, то касса и банковские терминалы понадобятся, в этом случае будет сложно обойтись виртуальной кассой.

О приеме платежей в интернет-магазинах читайте в нашей статье.

Какой софт пригодится интернет-магазину

Программы для онлайн-продаж можно разделить на четыре направления, хотя иногда они сочетаются в одной программе или сервисе:

• бухгалтерский сервис — для ведения налогового и бухгалтерского учета, расчета зарплаты, отправки отчетности;
• складская программа — чтобы контролировать остатки товаров и знать, когда пора закупать новую партию;
• управленческая программа — чтобы видеть аналитику по продажам, ассортименту, популярности товаров и делать выводы о том, что лучше продается;
• CRM и CMS программы — для автоматизации рутинных действий и связи магазина с бухгалтерией и складом: учета клиентов, сделок, создания документов, постановки задач менеджерам, отправки сообщений клиентам о статусе заказа и пр.

Выбрать CRM и CMS поможет IT-специалист еще на этапе разработки сайта. Для складского, бухгалтерского и управленческого учета подойдут облачные сервисы: с ними можно работать с любого устройства, лишь бы был интернет.

Ведите учет продаж на маркетплейсах

Скоро в Контур.Бухгалтерии: автоматизация работы на маркетплейсах и оформление необходимых документов. Сервис предложит корректные проводки, рассчитает доходы, расходы и налог.

Попробовать бесплатно

Как организовать налоговый и бухгалтерский учет в интернет-магазине

Прежде всего нужно трезво оценить объем работ бухгалтерии и свои силы, возможно, получить консультацию бухгалтера и решить, кто будет вести учет в магазине.

• Штатный бухгалтер, а может быть, и не один нужен крупным магазинам с большим объемом продаж.
• Небольшие магазины могут передать бухгалтерию на аутсорс или нанять приходящего бухгалтера. В этом случае стоит обратить внимание на облачные бухгалтерские сервисы, которые дают доступ и бухгалтеру для его прямой работы, и руководителю — для контроля за бухгалтером. Как правило, в таких сервисах есть список задач бухгалтера, и директор сможет видеть, нет ли просроченных задач, вовремя ли платятся налоги и сдаются отчеты, нет ли требований от налоговой.
• Владелец небольшого интернет-магазина может вести учет самостоятельно, если он работает на УСН, патенте или НПД. В этом случае тоже важно выбрать простую и понятную бухгалтерскую программу, которая автоматизирует рутину, выстроит план работ, будет автоматически учитывать доходы, расходы и подбирать проводки.

ИП не обязаны вести бухгалтерский учет и разбираться в проводках, им достаточно организовать налоговый учет. Организации должны вести и налоговый, и бухгалтерский учет. При розничной торговле принципы бухучета едины для оффлайн- и онлайн-торговли.

Учет в магазине связан с такими операциями: создание сайта, закупка товаров и их продажа, доставка покупателю, при работе с маркетплейсами — доставка на склад площадки, действия при возврате товаров и прочие расходы.

Доходы магазина

Доходы магазин получает от реализации товаров в розницу. При УСН применяют кассовый метод: доход признается в момент поступления денег от покупателя. Если оплаты принимаются через эквайринговый терминал или с помощью платежной системы, продавец получает на счет не всю стоимость товара, а сумму за вычетом комиссии банка или платежного сервиса. В доходах важно учитывать всю сумму продажи, которую отражают в накладной, а не на сведения из банковской выписки. А вот комиссию можно будет принять в расходы.

При ОСНО доход признается в момент отгрузки товара. На этой системе нужно начислять НДС на стоимость товара, после продажи ее можно будет принять к вычету. Эту задачу лучше передать профессионалу: основная система требует уверенных бухгалтерских знаний и навыков.

Расходы магазина

Перед началом работы магазина появляется расход на создание сайта: такие затраты считаются вложением во внеоборотные активы, которые затем относят на нематериальные активы и регулярно списывают часть стоимости, в зависимости от системы налогообложения. К регулярным расходам относят затраты на хостинг и поддержку сайта.

Основные расходы магазина — закупка товара у поставщиков, его доставка, аренда склада, аренда или покупка онлайн-кассы (реальной или виртуальной), складского и бухгалтерского софта. Также это расходы на рекламу, маркетинговые исследования, зарплата сотрудников, услуги курьерской службы или маркетплейса — в зависимости от того, как организован бизнес.

Итак, перед началом работы нужно понять масштаб будущей деятельности, получить предметные консультации специалистов, выбрать подходящий налоговый режим и способ ведения бухгалтерии: с помощью штатного или приходящего бухгалтера, аутсорсинговой компании или самостоятельно в бухгалтерском сервисе.

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Попробовать бесплатно