Электронный больничный

С 1 июля 2017 года начал действовать обновлённый электронный лист нетрудоспособности. С этого момента электронные больничные можно оформлять во всех регионах и городах России. Многие компании покаотказываются опасаются сложностей и отказываются переходить на виртуальные бланки. Расскажем далее, что нужно учитывать работодателям при работе с больничными в 2019 году.

Зачем ввели электронный больничный?

Изначально документ вводили, чтобы сократить количество бумажной волокиты и утомительных походов за подписями и печатями. А еще уменьшить число ошибок при заполнении и сложности с закрытием больничного. Ну и чтобы избавиться от бланков-подделок, которые иногда было довольно сложно выявлять. Согласно статистике, от 3 до 5 % больничных ежегодно сдаются в испорченном виде, поэтому с 2016 года началось внедрение электронного больничного.

Электронные больничные начали действовать после официальной публикации ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ, который добавлял к бумажному электронный формат больничного. Если застрахованное физлицо даст свое согласие, то в автоматизированной информационной системе, контролируемой ФСС, сформируется электронный листок нетрудоспособности.

Важно! Чтобы начать использование электронных больничных, вам нужно внести изменения в учетную политику и добавить учет таких больничных по аналогии с бумажными.

В чем профит электронных больничных:

прозрачность и доступность для отслеживания статуса сотрудника;
защита от кражи и подделок;
профилактика штрафов работодателям со стороны ФСС за ошибки;
отсутствие необходимости в хранении бланков строгой отчётности.

Ок, мы хотим подключить электронный больничный. Как это сделать?

Вам нужно на сайте ФСС создать личный кабинет. Вы также подписываете с фондом документ о том, что у вас будет некое единое информационное пространство по больничным листам. Этот документ можно посмотреть и скачать на сайте налоговой в разделе с типовыми формами.

Работодатель не обязательно должен пользоваться новым видом больничных и регистрировать личный кабинет, он вправе принимать и бумажные бланки. Но когда обмен клиника-работодатель уже настроен, право на выбор вида больничного переходит к сотруднику.

Кстати, медицинские организации тоже имеют право выбора — электронный или бумажный листок.

Бывают нестандартные ситуации. Допустим, клиника работает с электронными больничными. Врач спрашивает у больного, какой лист нетрудоспособности ему нужен. Пациент говорит: электронный. Но его работодатель ещё не внедрил такие больничные. Значит, нужен бумажный листок. Поэтому кадровик должен заранее предупреждать сотрудников о том, какой вид больничного брать.

Алгоритм действия электронного больничного

Что должен делать работодатель при заполнении больничного? Соблюдайте следующий порядок действий:

получаете от работника его номер электронного листка нетрудоспособности;
запрашиваете в ФСС данные согласно СНИЛС и номеру электронного больничного листа;
заполняете больничный данными из ФСС;
подписываете документ электронной подписью;
посылаете обновленный больничный обратно в ФСС;
делаете расчет и производите уплату пособий (если у вас зачетная система оплаты больничных);
вносите данные в реестр по выплате пособий;
подписываете реестр электронной подписью и передаете его в ФСС (если у вас прямые выплаты).

Важно! Не каждая больница может выписать электронный больничный. Нужно подключение к медицинской инфосистеме, а это сделали еще не все больницы.

Допустим, больница подключена. После того как в медучреждении закроют больничный, информация автоматически поступит в соцстрах по месту работы сотрудника. Пациент при выписке получит свой номер электронного листка нетрудоспособности. Этот номер надо отнести в бухгалтерию. А бухгалтер всю информацию по больничному увидит в системе.

Личные кабинеты для электронного больничного

Их всего три — кабинет застрахованного (больного), кабинет страхователя (сам работодатель) и кабинет МСЭ. На сайте ФСС подробно описано, для чего они нужны и что в них можно делать.

Кабинет страхователя дает возможность:

брать данные из электронного больничного, если медорганизация его закрыла;
печатать их;
вносить данные в больничные.
cохранять больничные в формате xml-файл — это нужно для выгрузки файла в ЕРП-систему или бухгалтерскую программу для формирования и подписи реестров с последующей отправкой в ФСС;
просматривать поданные в ФСС реестры;
находить пособия в ФСС по прямым выплатам;
смотреть журнал данных, переданных работодателем в соцстрах;
сохранять у себя xml-файл с ошибками в реестре и пособиях, которые были обнаружены после проверки.

Кабинет застрахованного дает возможность:

искать и просматривать электронные листки нетрудоспособности;
печатать их;
смотреть, какая сумма по пособиям вам начислена.

Кабинет для медико-социальной защиты дает право:

просматривать данные электронных листков нетрудоспособности специалистами бюро;
вводить и корректировать данные бюро МСЭ, которыми можно дополнить сведения электронных листков нетрудоспособности.

Формирование, отправка реестра по выплате пособий и удобная работа с сотрудниками доступна в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями бесплатно в течение 14 дней: ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе совместно с коллегами.

Попробовать бесплатно