В бухгалтерских, налоговых, финансовых документах многие показатели пишутся цифрами, а затем дублируются прописью — записываются словами. Расскажем, в каких документах и зачем нужно это делать и как правильно писать цифры.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Зачем писать цифры прописью
В большинстве документов денежный или количественный показатель дублируется прописью. Это делается для того, чтобы избежать ошибки или подделки.
Расшифровка числа помогает избежать разных проблем. Некоторые из них возникают из-за невнимательности исполнителя. Например, работник склада увидел в накладной по товарам число 3000,00 штук, сбился и отгрузил перевозчику 30000,00 штук. Или бухгалтер ошибся в одной цифре и перевел поставщику неверную сумму. Если число записано прописью, такие нестыковки сводятся к минимуму.
Другой риск — подделки. Изменить число в договоре или первичном документе несложно, если оно записано цифрами. Но при словесной записи уже никто ничего не сможет приписать.
В каких документах нужно писать цифры прописью
Суммы и другие числа писать словами можно практически в любых документах, но особо рассмотрим бухгалтерские бумаги.
Правила работы с первичкой регламентируются п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2022 года дополнительные требования по части документооборота есть в новом ФСБУ 27/2021.
В законе «О бухучете» приводятся семь обязательных реквизитов для первичного документа, среди них — измеритель операции в деньгах и в количестве (штуках, килограммах, литрах). Многие унифицированные формы первички, утвержденные Госкомстатом, содержат поля для суммы и одновременно другие поля для расшифровки этих сумм прописью. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя, поэтому строки для расшифровки обычно сохраняются, даже если компания разрабатывает собственные формы учетных документов.
В законах нет точных руководств о том, как надо писать цифры в документах: в каком случае прописывать их словами, когда этого можно не делать, какой падеж применять. Но в бухгалтерии и бизнесе сложилась практика писать число цифрами и прописью. Поэтому обычно не стоит вопрос, надо ли это делать. Остается разобраться, как именно писать суммы.
Как писать цифры прописью
Для записи чисел прописью сформировался общий для всех документов принцип.
-
Сначала указывают сумму или количество цифрами.
-
Затем расшифровывают запись словами: число пишут в именительном падеже, начинают текст с заглавной буквы, чтобы предотвратить приписки перед ним.
Базовый способ — сначала писать сумму в рублях и копейках цифрами, затем расшифровывать словами рублевую часть, а копейки по-прежнему писать в виде цифр, отделяя их от рублевого значения только пробелом без запятой:
31 450,80 рублей (Тридцать одна тысяча четыреста пятьдесят рублей 80 коп.)
Встречается и другой способ записи: сперва пишут сумму в рублях цифрами, затем расшифровывают ее словами и в конце один раз добавляют копейки цифрами:
29 500 (Двадцать девять тысяч пятьсот) руб. 50 коп.
Как прописывать название валюты, не имеет значения. Можно писать полное слово или сокращать его: «долларов», «долл.» или значок «$» — кстати, сам значок рекомендуется ставить после суммы, хотя традиционно его писали перед суммой цифрами, чтобы предотвратить приписки, а справа от приписок защищали значения центов: $ 100.00. Это относится и к знакам других валют. То же самое касается «рублей» и «копеек», или «руб.» и «коп.» или даже «р.» и «к.».
Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса
Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.
Еще один вопрос: в каком падеже писать сумму прописью. В большинстве документов используется именительный падеж, потому что числа даются вне контекста: «456 (Четыреста пятьдесят шесть) штук», «50 670,67 руб. (Пятьдесят тысяч шестьсот семьдесят рублей 67 копеек».
В некоторых случаях числа стоят внутри предложения и подчиняются правилам склонения, тогда расшифровку нужно писать в подходящем падеже. Например, в доверенности прописывают сумму, в пределах которой доверенное лицо может заключать контракты. Здесь сумма стоит после слов «не более» в предложении и при расшифровке требует родительного падежа: «…имеет право заключать договоры на сумму не более 1 000 000 (Одного миллиона) рублей». Или в договоре обозначают срок отгрузки: «Поставщик отгружает товар в пределах 5 (Пяти) рабочих дней с момента поступления оплаты на расчетный счет».
Но все же главное требование — чтобы сумма прописью точно соответствовала сумме цифрами. А еще стоит избегать ошибок в правописании числительных. Это не самое прозрачное правило в русском языке, и многие делают ошибки при записи чисел словами.
Сервис для перевода числе в прописное значение
Чтобы переводить числовые значения в словесные без ошибок, используйте наш бесплатный сервис. Он поможет перевести число в сумму прописью по всем правилам орфографии, с использованием нужных падежей.
Сервис выдает прописную расшифровку тем способом, которым чаще всего пользуются бухгалтеры: рубли указывает прописью, первое слово с заглавной буквы, а копейки пишет цифрами.
Впишите сумму в поле, копейки отделите от рублей точкой или запятой. После запятой или точки можно заполнить только один или два знака, например: «4565,65 = Четыре тысячи пятьсот шестьдесят пять рублей 65 копеек» или «567,5 = Пятьсот шестьдесят семь рублей 50 копеек». Если сумма без копеек, просто пишите число без запятой и нулей после нее, тогда сервис в прописной форме дополнит сумму значением «00 копеек». Но и нули после запятой он поймет правильно.
Надо ли вводить правила в компании
Соблюдать единообразие при расшифровке сумм необязательно. Но если компания хочет закрепить единый порядок, это можно сделать в Инструкции по делопроизводству. Обычно в ней прописывают правила написания даты, номера или шапки документа.
Но инструкция действует только для сотрудников компании, а контрагенты по-прежнему смогут писать суммы в договоре по своему выбору. Главное, чтобы они делали это правильно.
Итак, правила перевода цифровой записи в прописную не урегулированы законом, но в практике делопроизводства закрепились свои рабочие варианты. Самое главное — сумма прописью должна совпадать с суммой в цифровом виде.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.