Как писать цифры в документах — Контур.Бухгалтерия

Как писать цифры в документах

В бухгалтерских, налоговых, финансовых документах многие показатели пишутся цифрами, а затем дублируются прописью — записываются словами. Расскажем, в каких документах и зачем нужно это делать и как правильно писать цифры.

bk

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Зачем писать цифры прописью 

В большинстве документов денежный или количественный показатель дублируется прописью. Это делается для того, чтобы избежать ошибки или подделки.

Расшифровка числа помогает избежать разных проблем. Некоторые из них возникают из-за невнимательности исполнителя. Например, работник склада увидел в накладной по товарам число 3000,00 штук, сбился и отгрузил перевозчику 30000,00 штук. Или бухгалтер ошибся в одной цифре и перевел поставщику неверную сумму. Если число записано прописью, такие нестыковки сводятся к минимуму.

Другой риск — подделки. Изменить число в договоре или первичном документе несложно, если оно записано цифрами. Но при словесной записи уже никто ничего не сможет приписать.

Как писать цифры в документах

В каких документах нужно писать цифры прописью

Суммы и другие числа писать словами можно практически в любых документах, но особо рассмотрим бухгалтерские бумаги.

Правила работы с первичкой регламентируются п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2022 года дополнительные требования по части документооборота есть в новом ФСБУ 27/2021.

В законе «О бухучете» приводятся семь обязательных реквизитов для первичного документа, среди них — измеритель операции в деньгах и в количестве (штуках, килограммах, литрах). Многие унифицированные формы первички, утвержденные Госкомстатом, содержат поля для суммы и одновременно другие поля для расшифровки этих сумм прописью. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя, поэтому строки для расшифровки обычно сохраняются, даже если компания разрабатывает собственные формы учетных документов.

В законах нет точных руководств о том, как надо писать цифры в документах: в каком случае прописывать их словами, когда этого можно не делать, какой падеж применять. Но в бухгалтерии и бизнесе сложилась практика писать число цифрами и прописью. Поэтому обычно не стоит вопрос, надо ли это делать. Остается разобраться, как именно писать суммы.

Как писать цифры прописью

Для записи чисел прописью сформировался общий для всех документов принцип.

  1. Сначала указывают сумму или количество цифрами.

  2. Затем расшифровывают запись словами: число пишут в именительном падеже, начинают текст с заглавной буквы, чтобы предотвратить приписки перед ним.

Базовый способ — сначала писать сумму в рублях и копейках цифрами, затем расшифровывать словами рублевую часть, а копейки по-прежнему писать в виде цифр, отделяя их от рублевого значения только пробелом без запятой:

31 450,80 рублей (Тридцать одна тысяча четыреста пятьдесят рублей 80 коп.)

Встречается и другой способ записи: сперва пишут сумму в рублях цифрами, затем расшифровывают ее словами и в конце один раз добавляют копейки цифрами:

29 500 (Двадцать девять тысяч пятьсот) руб. 50 коп.

Как прописывать название валюты, не имеет значения. Можно писать полное слово или сокращать его: «долларов», «долл.» или значок «$» — кстати, сам значок рекомендуется ставить после суммы, хотя традиционно его писали перед суммой цифрами, чтобы предотвратить приписки, а справа от приписок защищали значения центов: $ 100.00. Это относится и к знакам других валют. То же самое касается «рублей» и «копеек», или «руб.» и «коп.» или даже «р.» и «к.». 

bk

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Еще один вопрос: в каком падеже писать сумму прописью. В большинстве документов используется именительный падеж, потому что числа даются вне контекста: «456 (Четыреста пятьдесят шесть) штук», «50 670,67 руб. (Пятьдесят тысяч шестьсот семьдесят рублей 67 копеек».

В некоторых случаях числа стоят внутри предложения и подчиняются правилам склонения, тогда расшифровку нужно писать в подходящем падеже. Например, в доверенности прописывают сумму, в пределах которой доверенное лицо может заключать контракты. Здесь сумма стоит после слов «не более» в предложении и при расшифровке требует родительного падежа: «…имеет право заключать договоры на сумму не более 1 000 000 (Одного миллиона) рублей». Или в договоре обозначают срок отгрузки: «Поставщик отгружает товар в пределах 5 (Пяти) рабочих дней с момента поступления оплаты на расчетный счет».  

Но все же главное требование — чтобы сумма прописью точно соответствовала сумме цифрами. А еще стоит избегать ошибок в правописании числительных. Это не самое прозрачное правило в русском языке, и многие делают ошибки при записи чисел словами. 

Сервис для перевода числе в прописное значение

Чтобы переводить числовые значения в словесные без ошибок, используйте наш бесплатный сервис. Он поможет перевести число в сумму прописью по всем правилам орфографии, с использованием нужных падежей.

Сервис выдает прописную расшифровку тем способом, которым чаще всего пользуются бухгалтеры: рубли указывает прописью, первое слово с заглавной буквы, а копейки пишет цифрами.

Впишите сумму в поле, копейки отделите от рублей точкой или запятой. После запятой или точки можно заполнить только один или два знака, например: «4565,65 = Четыре тысячи пятьсот шестьдесят пять рублей 65 копеек» или «567,5 = Пятьсот шестьдесят семь рублей 50 копеек». Если сумма без копеек, просто пишите число без запятой и нулей после нее, тогда сервис в прописной форме дополнит сумму значением «00 копеек». Но и нули после запятой он поймет правильно. 

Надо ли вводить правила в компании

Соблюдать единообразие при расшифровке сумм необязательно. Но если компания хочет закрепить единый порядок, это можно сделать в Инструкции по делопроизводству. Обычно в ней прописывают правила написания даты, номера или шапки документа.

Но инструкция действует только для сотрудников компании, а контрагенты по-прежнему смогут писать суммы в договоре по своему выбору. Главное, чтобы они делали это правильно.

Итак, правила перевода цифровой записи в прописную не урегулированы законом, но в практике делопроизводства закрепились свои рабочие варианты. Самое главное — сумма прописью должна совпадать с суммой в цифровом виде.

bk

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.


Сомнительные долги в бухгалтерском и налоговом учете

Если есть риск, что покупатель не оплатит счет за поставку или поставщик не отгрузит товар, компания создает резерв по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете. Это помогает заранее учесть убытки и снизить налог. Расскажем, как создать и отразить в учете такой резерв.

Документы по учету основных средств

Расскажем, какие документы надо оформлять на всех стадиях работы с основными средствами (ОС): при получении, вводе в эксплуатацию, ремонте, продаже, выбытии.

Классификация основных средств

Чтобы рассчитывать амортизацию имущества в налоговом учете, нужно определить амортизационную группу с помощью специальной классификации основных средств. А срок полезного использования в бухгалтерском учете компании определяют сами. Расскажем, как определить срок полезного использования и сгруппировать имущество для учета.

Вы всё ещё думаете? Просто попробуйте