Среди задач специалистов по кадрам есть одна очень важная — это сведение, систематизация и аккуратное содержание личных данных сотрудников предприятия. Сведения о специалистах, в том числе и персональные данные, не подлежащие разглашению, обычно хранятся в личных делах, в бумажном или электронном виде. Название «личное дело», конечно, немного напоминает лучшие традиции НКВД, но тем не менее его своевременное корректирование и изменение очень важно.
Личное дело сотрудника (ЛДС) — это обычно папка с документами, которая содержит максимально полную информацию о сотруднике, о его личных качествах, деятельности и рабочих навыках.
Оформление и состав личного дела сотрудника не являются формализованными, так как кадровый учет регламентируется на уровне компаний, а не государственных законов. Кадровики сами могут выбирать правила и порядок ведения документации по сотрудникам, исходя из задач и требований руководства. Например, можно в ЛДС учитывать не всех сотрудников, не записывать личную информацию о сотрудниках или собирать только определенные, самые важные данные. Образец личного дела можно легко найти, примеров в сети предостаточно.
Документы, которые формируют личное дело сотрудника
Часть документов сотрудник представляет при приеме на работу. Они в большинстве случаев являются обязательными:
- копия паспорта РФ или другого документа, который подтверждает личность сотрудника;
- копия диплома и других документов о высшем и ином образовании: сотрудник должен подтвердить квалификацию;
- копия СНИЛС;
- копия военного билета (для военнообязанных, которые подпадают под армейский призыв);
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговую;
- копия трудовой книжки;
- медсправка, если суть работы предполагает определенные физические ограничения и требования;
- документы о наличии/отсутствии судимости или уголовного преследования.
Часть документов появляется уже в процессе работы:
- подписанный договор о неразглашении коммерческой тайны или договор о материальной ответственности;
- документы о вступлении в брак или о разводе;
- свидетельство о рождении ребенка/детей;
- копия водительских прав;
- подписанные должностные инструкции;
- различные дополнения к рабочему договору, справки, награды и штрафы;
- итоги медицинских осмотров, проводимых уже после трудоустройства;
- приказы по сотруднику;
- заявления на отпуска и т.п.
После того как сотрудник увольняется, его личное дело обычно сохраняется, но к нему добавляются заявление работника об увольнении и копия приказа о том, что должность освобождена.
Поговорим о заполнении личной карточки сотрудника
Оформляется карточка в отделе кадров в момент приема на работу по форме Т-2 и соединяет в себе все собранные документы и данные. Карточка корректируется, пока работник является сотрудником. Заполняется вручную под роспись. Опишем внутреннюю структуру документа.
Первый раздел
В нем хранится общая информация о сотруднике (паспортные данные, копии дипломов об образовании и т.п.) и о его трудовом договоре. Ведется учет рабочего стажа из трудовой книжки. Нужно высчитать и записать сумму — количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.
Второй раздел
Здесь хранится информация о воинской обязанности, и заполняется она на основании данных из военного билета.
Третий раздел
Это раздел для внесения данных аттестаций сотрудников, например, при приеме на работу, или результатов тестов по определению их профпригодности.
Четвертый, пятый и шестой разделы
Эта часть содержит информацию по заполнению карточки Т-2 при повышении квалификации сотрудника.
Седьмой раздел
Наградная страничка: здесь фиксируются все разовые премии работника, которые он получил в процессе работы, кроме стандартных ежемесячных.
Восьмой раздел
Здесь содержится информация об отпусках сотрудника, которая заполняется по мере необходимости.
Кроме того, в личной карточке есть разделы, содержащие информацию о льготах сотрудника или другие данные, которые не попадают в предыдущие разделы. Когда сотрудник увольняется, кадровику нужно внести последнюю запись о работе. Уволившийся работник должен ознакомиться с информацией и расписаться.
Ведите учет по сотрудникам в облачном веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату, отчитывайтесь онлайн и работайте в сервисе вместе с коллегами.